Главная › Возврат билетов › Учет электронных билетов – такие хлопотные новшества. Все, что бухгалтеру надо знать про учет электронных билетов на поезд и самолет

Учет электронных билетов – такие хлопотные новшества. Все, что бухгалтеру надо знать про учет электронных билетов на поезд и самолет

Билет, по сути, выполняет функцию договора перевозки между пассажиром и перевозчиком (п. 2 ст. 786 ГК РФ). Это в равной степени справедливо в отношении как бумажного, так и электронного документа. Преимущества электронных билетов по достоинству оценили большинство пассажиров. Ведь не нужно выстаивать очереди в железнодорожные или авиакассы, достаточно зайти на сайт (они сейчас есть и практически у всех авиакомпаний, и у РЖД) и приобрести билет, оплатив его банковской картой. Бумажный билет в таком случае не оформляется, при входе в вагон или во время регистрации на самолет надо только предъявить паспорт, данные которого представитель перевозчика сверяет с данными, содержащимися в списке пассажиров. Между тем для учета налоговых последствий приобретения электронных проездных документов бухгалтеру необходимо знать некоторые нюансы. О них мы поговорим в рамках этой статьи.

Электронные билеты

Электронные билеты имеют особую структуру и форму, которые утверждены ведомственными нормативными актами. Так, форма электронных проездных железнодорожных документов утверждена Приказом Минтранса России от 21.08.2012 № 322 (далее - Приказ № 322 ), а электронного авиабилета - Приказом Минтранса России от 08.11.2006 № 134 (далее - Приказ № 134 ).

При покупке электронного железнодорожного билета пассажиру выдается контрольный купон , являющийся выпиской из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте. Этот купон (подчеркнем, именно купон, являющийся частью электронного билета) в соответствии с п. 2 Приказа № 322 признается документом строгой отчетности, то есть БСО.

При приобретении электронного авиабилета оформляется и выдается пассажиру маршрутная квитанция - выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок, признаваемая документом строгой отчетности в силу п. 2 Приказа № 134 . А при регистрации на рейс пассажир получает еще посадочный талон , который подтверждает сам факт перевозки. В нем указываются инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, дата отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна (п. 84 Приказа Минтранса России от 28.06.2007 № 82 ).

В связи с тем, что оба документа - и контрольный купон, и маршрутная квитанция - признаются БСО, в каждом из них должна содержаться обязательная информация. Какая именно - показано на схеме.

Чтобы правильно отразить стоимость электронных билетов в налоговом учете, бухгалтеру необходимо знать некоторые нюансы, связанные с данными проездными документами. Начнем с признания затрат на их покупку в составе налоговых расходов.

Налог на прибыль

Поскольку речь в данном случае идет о проездных документах, которые, как правило, используются командированными сотрудниками, напомним, что затраты на приобретение указанных проездных (как, впрочем, и другие командировочные расходы) относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ ). Разумеется, расходы должны быть экономически обоснованы, подтверждены надлежаще оформленными документами и направлены на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ ). Документальным подтверждением командировочных расходов в целях налогообложения прибыли является авансовый отчет сотрудника с приложенными оправдательными документами, в частности, авиа- или железнодорожными билетами (маршрутными квитанциями или контрольными купонами).

Но достаточно ли указанных документов для обоснования расходов на проезд? Для ответа на этот вопрос обратимся к разъяснениям официального органа. В Письме от 06.06.2017 № 03‑03‑06/1/35214 чиновники Минфина пояснили, что для подтверждения расходов на покупку авиабилета в электронной форме необходимы и маршрутная квитанция, и посадочный талон . Причем посадочный талон (в том числе полученный при регистрации на рейс через Интернет) должен содержать реквизиты, подтверждающие факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки. Таким подтверждением, как правило, является штамп о досмотре .

Иными словами, даже если сотрудник купил билет и зарегистрировался на рейс через Интернет, на распечатанном посадочном талоне должен стоять штамп «Досмотрено».

Если же штампа о досмотре на распечатанном электронном посадочном талоне нет, то факт осуществления перелета подотчетным лицом, по мнению финансистов, можно подтвердить иным способом, например, справкой о перелете, выданной авиаперевозчиком или его представителем (см. также письма от 09.01.2017 № 03‑03‑06/1/80056 , от 19.06.2015 № 03‑03‑07/35548 ). Указанная справка для обоснования расходов понадобится и в том случае, если командированное лицо утратит посадочный талон (см. 03‑03‑07/21187 , от 18.05.2015 № 03‑03‑06/2/28296 ).

Разумеется, в маршрутной квитанции тоже должны быть все обязательные реквизиты. Если в ней, к примеру, не указана стоимость перевозки, такая квитанция не может являться основанием для признания расходов (см. Письмо Минфина России от 26.09.2012 № 03‑07‑11/398 ).

Обратите внимание . Если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, по мнению Минфина, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрутная квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, и посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

Важный нюанс : для подтверждения расходов обязательные реквизиты электронных билетов, оформленных на иностранном языке, безопаснее перевести на русский язык (см. Письмо Минфина России от 22.03.2010 № 03‑03‑05/57 ). Перевод не потребуется, если агентство по продаже билетов выдаст справку на русском языке, в которой содержатся все необходимые сведения (см. письма Минфина России от 24.03.2010 № 03‑03‑07/6 , от 22.03.2010 № 03‑03‑06/1/168 ). Впрочем, ФНС считает, что перевод электронного авиабилета для подтверждения расходов делать не нужно, поскольку большинство его реквизитов заполняются в соответствии с Единым международным кодификатором (то есть с замещением кириллических символов на латинские) (см. Письмо от 26.04.2010 № ШС-37-3/656@ ).

Аналогичный подход применяется для обоснования расходов на покупку электронных железнодорожных билетов. В частности, документом, подтверждающим для целей налогообложения прибыли расходы на их приобретение, является контрольный купон (см. письма Минфина России от 07.06.2013 № 03‑03‑07/21187 , от 14.04.2014 № 03‑03‑07/16777 ). Дополнительных документов, подтверждающих оплату билета, в том числе выписки, подтверждающей оплату банковской картой, не требуется (см. письма Минфина России от 15.10.2014 № 03‑03‑07/51936 , от 25.08.2014 № 03‑03‑07/42273 ). Помимо контрольного купона, транспортные расходы можно подтвердить (при необходимости) посадочным талоном. В нем содержится необходимая информация о состоявшейся поездке (время отправления, стоимость проезда и др.). Следовательно, при помощи этого талона организация может обосновать расходы на проезд командированного работника в поезде (Письмо Минфина России от 14.04.2014 № 03‑03‑07/1677 7).

Вычет НДС

В соответствии с п. 7 ст. 171 НК РФ НДС по расходам на проезд к месту служебной командировки и обратно подлежит вычету. По общему правилу вычет сумм «входного» НДС производится (п. 1 ст. 172 НК РФ ):

- на основании счетов-фактур , выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг), имущественных прав;

- либо на основании иных документов в случаях, предусмотренных п. 3 , 6 - 8 ст. 171 НК РФ .

Словом, наличие счета-фактуры не является обязательным условием для принятия к вычету НДС по расходам на проезд. Вместе с тем в налоговых нормах прямо не назван иной документ (альтернатива счету-фактуре), который может стать основанием для применения налогового вычета.

Однако в сказано, что при приобретении услуг по перевозке командированных работников в книге покупок регистрируются либо счета-фактуры, либо заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (их копии). При этом НДС в документе должен быть показан отдельной строкой. А раз так, оформленный на командированного сотрудника бланк строгой отчетности (например, маршрутная квитанция или контрольный купон), в котором выделена сумма НДС, является основанием для применения вычета по данному налогу. Это следует из Письма ФНС России от 09.01.2017 № СД-4-3/2@ .

Таким образом, «входной» НДС может быть принят к вычету, если в маршрутной квитанции авиабилета или в контрольном купоне электронного железнодорожного билета сумма налога будет выделена (см. также письма Минфина России от 26.02.2016 № 03‑07‑11/11033 , от 30.01.2015 № 03‑07‑11/3522 , от 30.07.2014 № 03‑07‑11/37594 ).

Обратите внимание . Указание в маршрут/квитанции электронного авиа-билета и в контрольном купоне электронного железнодорожного билета идентификационного номера перевозчика или агентства, оформившего этот билет, не предусмотрено. Поэтому при регистрации электронных билетов в книгу покупок вместо ИНН/КПП продавца нужно ставить прочерк (см. Письмо Минфина России от 28.05.2015 № 03-07-11/30876).

К сожалению, так бывает не всегда. Некоторые перевозчики не указывают в проездных документах налог в отдельной строке. По данному вопросу тоже есть официальные разъяснения. В частности, в Письме от 10.01.2013 № 03‑07‑11/01 Минфин сообщил, что вычет налога по таким проездным документам не может быть предоставлен. Поэтому сумма, отраженная в них, в соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

Но если к проездному документу был выставлен счет-фактура (пусть даже агентом перевозчика или субагентом), то налогоплательщик вправе на его основании принять к вычету НДС, хотя сумма налога в электронном билете не показана отдельной строкой (см. Постановление ФАС ВСО от 27.11.2012 по делу № А19-5831/2012 ). И это справедливо, поскольку в силу п. 18 Правил ведения книги покупок основанием для налогового вычета в равной степени могут служить и счет-фактура, и бланк строгой отчетности. Одновременное указание налога в обоих документах не требуется.

Командировочные билеты куплены через агента: смотрим, что с НДС и прибылью

Иногда при покупке железнодорожных и авиабилетов компании пользуются услугами посредников (агентств), которые реализуют билеты от имени и по поручению компаний-перевозчиков. Посмотрим, с какими сложностями сталкиваются бухгалтеры.

Агентство выставляет счет-фактуру только на свои услуги

Компания для направления работников в командировки приобретает железнодорожные и авиабилеты через агентство. Как принять к вычету НДС по транспортным расходам? Обязано ли агентство, реализующее билеты от имени перевозчика, выставить компании счет-фактуру на стоимость приобретенных через него билетов?

: Агентство продает вам билет не от своего имени, а от имени перевозчиков. Поэтому оно обязано выставлять счета-фактуры только на сумму своих услуг по оформлению билето вп. 1 ст. 156 , п. 3 ст. 168 , п. 1 ст. 169 НК РФ ; Письмо Минфина от 12.10.2010 № 03-07-09/45 .

Входной НДС со стоимости билета ваша организация может принять к вычету на основании самого билета, если сумма налога выделена в нем отдельной строкой. Счет-фактура для этого не обязателе нп. 1 ст. 172 , пп. 2 , 7 ст. 171 НК РФ ; Письма Минфина от 10.01.2013 № 03-07-11/01 , от 21.09.2012 № 03-07-11/393 . Если приобретался электронный билет с выделенным НДС, то достаточно распечатки этого билета и посадочного талон аПисьма Минфина от 29.08.2013 № 03-03-07/35554 , от 19.08.2013 № 03-03-07/33656 , от 12.01.2011 № 03-07-11/07 .

Агентский сбор - сразу на расходы, а НДС по нему - к вычету

Селенко Ирина, г. Москва

При покупке билетов через агентство компания получила счет-фактуру на сумму сервисного сбора за оформление билетов. Нужно ли дожидаться окончания командировки, чтобы принять к вычету НДС по агентскому сбору и списать стоимость самого сбора в расходы?

: Нет, ждать завершения командировки не нужно. Ведь сервисный сбор - это вознаграждение посреднику за его услуги, а они уже оказаны. Этот сбор можно сразу списать как прочие расход ыподп. 3 п. 1 ст. 264 НК РФ ; Письмо УФНС по г. Москве от 01.07.2010 № 16-15/069225@ . Ждать окончания командировки и утверждения авансового отчета (как это требуется для признания в «прибыльном» учете командировочных расходов) не нужн оп. 7 ст. 272 НК РФ . А НДС в части сервисного сбора можно сразу принять к вычету на основании счета-фактуры агентства.

Возвращаем билет: внимание на сборы

М. Вартанян, г. Тула

При покупке билетов через агентство компания получила счет-фактуру на сумму сервисного сбора за оформление билетов. Мы учли сбор в расходах и приняли НДС к вычету. В следующем квартале компания возвратила агентству часть билетов. При возврате денег перевозчик удержал с нас какие-то суммы (мы получили не полную стоимость возвращенных билетов). От агентства получили корректировочный счет-фактуру. Но в нем - только суммы, связанные с уменьшением сервисного сбора самого агентства. Правильно ли поступило агентство и как нам принять к вычету НДС с возвращенных билетов?

: Если ваши работники не воспользовались билетами и их стоимость была возвращена вам, то принять к вычету НДС со стоимости таких билетов нельзя. У вас нет ни документов, подтверждающих вычет, ни самих расходов, ведь вы получили деньги назад.

Если при возврате неиспользованных билетов стоимость услуг агентства меняется, то агентство абсолютно правильно выставило вам корректировочный счет-фактур уп. 3 ст. 168 НК РФ . В нем должна быть указана только разница между суммой вознаграждения, исчисленной первоначально, и скорректированной суммой агентского вознаграждения после возврата части билетов. Стоимость возвращенных билетов там указываться не должна. В периоде получения корректировочного счета-фактуры или первичных документов на изменение стоимости сервисного сбора вам нужно восстановить часть ранее принятого к вычету НДС по агентскому сбору в бухучете и зарегистрировать корректировочный счет-фактуру в книге прода жподп. 4 п. 3 ст. 170 НК РФ ; п. 14 Правил ведения книги продаж, утв. Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137 . Излишне признанную в расходах сумму сбора вы признаете в доходах.

Сбор, который перевозчик удержал при возврате денег за сданные билеты, вы можете учесть в качестве прочих расходов в бухучете и внереализационных расходов в налоговом учет еподп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ ; Письма Минфина от 29.11.2011 № 03-03-06/1/786 , от 25.09.2009 № 03-03-06/1/616 .

Корректировка НДС при облагаемых и необлагаемых операциях имеет особенности

Галина Е.

Командировки работников нашей компании относятся как к облагаемой, так и к не облагаемой НДС деятельности. Мы ведем раздельный учет входного НДС.
Купили билеты для командированных работников, НДС с услуг агентства принимаем к вычету не сразу - учитываем его на счете 19, субсчет «НДС, подлежащий распределению». В конце квартала (с учетом установленной на данный квартал пропорции облагаемых и необлагаемых операций) часть НДС принимаем к вычету (относим на счет 68-НДС), другую часть - списываем на общехозяйственные расходы (на счет 26).
Часть билетов возвратили агентству, оно выставило корректировочный счет-фактуру, уменьшив стоимость своих услуг. Как нам скорректировать НДС?

: Корректировка НДС зависит от того, в каком периоде вы возвратили билеты и получили от агентства корректировочный счет-фактуру.

СИТУАЦИЯ 1. Это произошло до завершения квартала. В таком случае надо сторнировать часть суммы входного НДС на счете 19 (в корреспонденции со счетом 60). Восстанавливать НДС нет необходимости, ведь он еще не был принят к вычету.

СИТУАЦИЯ 2. Корректировочный счет-фактура получен в следующем квартале, когда входной НДС по сервисному сбору уже был распределен между облагаемой и не облагаемой НДС деятельность юп. 4 ст. 170 НК РФ .

В такой ситуации нужно восстановить часть принятого к вычету НДС.

(1) При восстановлении НДС не нужно ориентироваться на соотношение облагаемых и необлагаемых операций квартала, в котором получен корректировочный счет-фактура.

Рассмотрим это на примере.

Пример. Восстановление НДС, предъявленного агентом, при корректировке стоимости его услуг в следующем квартале

/ условие / Организация ведет деятельность как облагаемую НДС, так и не облагаемую этим налогом. В январе 2014 г. через агентство куплены три авиабилета. Сумма сервисного сбора за их оформление составила 2250 руб. (1906,78 руб. - сумма без НДС, 343,22 руб. - НДС). В апреле 2014 г. компания вернула 1 неиспользованный билет агентству. Вознаграждение агентства уменьшено на 750 руб. (635,59 руб. - сумма без НДС, 114,41 руб. - НДС). Агентство выписало корректировочный счет-фактуру.

В I квартале 2014 г. доля не облагаемых НДС операций в общем объеме доходов составила 0,2, облагаемых - 0,8, во II квартале - 0,15 и 0,85 соответственно.

/ решение / В бухгалтерском учете операции по покупке билетов и их частичному возврату оформляются следующим образом.

Содержание операции	Дт	Кт	Сумма, руб.
При покупке билетов (в январе)
Отражены затраты на сервисный сбор			1906,78
Отражен НДС, предъявленный контрагентом		60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»	343,22
Сервисный сбор оплачен	60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»	51 «Расчетные счета»	2250,00
На конец квартала (31 марта)
Часть предъявленного НДС принята к вычету пропорционально доле облагаемых НДС операций (343,22 руб. х 0,8)	68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «НДС»	19 «НДС, подлежащий распределению»	274,58
Часть входного НДС учтена в расходах пропорционально доле не облагаемых НДС операций (343,22 руб. х 0,2)	26 «Общехозяйственные расходы»	19 «НДС, подлежащий распределению»	68,64
В периоде корректировки суммы сервисного сбора (в апреле)
СТОРНО Отражена разница в стоимости сервисного сбора при корректировке	26 «Общехозяйственные расходы»	60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»	635,59
СТОРНО Отражена разница в предъявленном НДС при корректировке	19 «НДС, подлежащий распределению»	60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»	114,41
Восстановлен принятый к вычету НДС с суммы уменьшения сервисного сбора (114,41 руб. х 0,8)	19 «НДС, подлежащий распределению»	68-«НДС»	91,53
В книге продаж надо отразить именно эту сумму восстановленного НДС - 91,53 руб.
СТОРНО Восстановлена часть входного НДС, учтенного ранее в составе расходов (114,41 руб. х 0,2)	26 «Общехозяйственные расходы»	19 «НДС, подлежащий распределению»	22,88

Сотруднику была отменена командировка в день отъезда в связи с направлением в другую. Организацией ранее была забронирована гостиница и приобретен авиабилет по невозвратному тарифу.
Как отразить в налоговом и бухгалтерском учете невозвратный авиабилет и штраф за незаезд в гостиницу? Как учитывать НДС с невозвратного авиабилета и штрафа за незаезд в гостиницу?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
НДС по неиспользованному билету и предъявленный гостиницей к вычету не принимается.
Для целей налогообложения прибыли расходы на приобретение билета и на уплату штрафа гостинице учитываются в составе внереализационных расходов без учета сумм предъявленного НДС.
В бухгалтерском учете затраты на приобретение билета и уплату штрафа гостинице учитываются в составе прочих расходов.

Обоснование позиции:
На основании ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется возмещение связанных с ней расходов. В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. При этом порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации-работодателя ( ТК РФ).

НДС предъявленный гостиницей

Налог на прибыль

Согласно НК РФ в целях НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в НК РФ). Расходами признаются обоснованные (экономически оправданные) и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. При этом расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Расходы в зависимости от их характера, а также условий осуществления и направлений деятельности налогоплательщика подразделяются на расходы, связанные с производством и реализацией, и внереализационные расходы ( НК РФ).
Расходы на командировки, в частности на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, могут быть учтены налогоплательщиками в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании НК РФ. Как отмечается в Минфина России от 21.12.2007 N 03-03-06/1/884, перечень командировочных расходов, предусмотренный указанной нормой, является закрытым.
Нормы НК РФ не уточняют, могут ли на основании НК РФ учитываться расходы, связанные с приобретением не использованного и не возвращенного командированным работником проездного билета.
Из Минфина России от 14.04.2006 N 03-03-04/1/338 следует, что организация вправе учесть при определении налоговой базы расходы на приобретение не использованного в связи с изменением срока возвращения из командировки и не подлежащего возврату командированным работником билета (дополнительно смотрите Минфина России от 02.05.2007 N 03-03-06/1/252).
Из ФАС Северо-Западного округа от 09.07.2009 по делу N А21-6746/2008, ФАС Волго-Вятского округа от 24.03.2006 N , на наш взгляд, также прослеживается возможность квалификации расходов на возмещение командированному работнику затрат на неиспользованный проездной билет в качестве расходов на командировку и их учет при формировании налогооблагаемой прибыли на основании НК РФ.
Наряду с этим следует учитывать, что перечень расходов, которые могут быть учтены для целей налогообложения прибыли, является открытым (смотрите, например, НК РФ), что означает возможность признания в налоговом учете любых затрат, отвечающих требованиям НК РФ и прямо не поименованных в НК РФ.
Нормы НК РФ не содержат прямого запрета на включение в расчет налоговой базы по налогу на прибыль расходов на не использованные командированным сотрудником и не возвращенные им проездные билеты.
В связи с этим и учитывая, что планируемая командировка не состоялась, а также принимая во внимание , НК РФ, считаем, что расходы на приобретение билета могут быть признаны в налоговом учете на основании НК РФ как внереализационные расходы, при условии их соответствия критериям, указанным в НК РФ.
Для оценки выполнения предусмотренных НК РФ критериев целесообразно учитывать позиции, выраженные судьями в КС РФ от 04.06.2007 N 320-О-П и N 366-О-П, постановлении Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 N 53.
Поскольку приобретение билета в рассматриваемой ситуации осуществлялось с целью проезда работника в служебную командировку, считаем, что понесенные организацией расходы следует рассматривать в качестве связанных с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода.
По нашему мнению, в данном случае организации целесообразно документально подтвердить не только сам факт осуществления расходов, но и их обоснованность (экономическую оправданность). Перечень таких документов является открытым.
Для подтверждения обоснованности произведенных расходов организации следует иметь, например, следующие документы:
- решение (приказ) о направлении работника в командировку (п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Правительства РФ от 13.10.2008 N 749);
- внутренние документы, свидетельствующие об отмене и причинах отмены планируемой командировки.
Расходы в виде штрафа за отказ от проживания в гостинице, предусмотренный сторонами договора за невыполнение условий возмездного договора по бронированию мест в гостинице, уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль организаций на основании НК РФ, при условии их соответствия положениям НК РФ ( Минфина России от 29.11.2011 N 03-03-06/1/786, от 25.09.2009 N ). Напомним, сумма штрафа учитывается без НДС.

Бухгалтерский учет

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утвержден Минфина России от 31.10.2000 N 94н) оплаченные организацией билеты являются денежными документами и учитываются на субсчете 50-3 "Денежные документы" счета 50 "Касса" в сумме фактических затрат на приобретение.
По дебету счета 50 отражается поступление денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 - выдача денежных документов из кассы организации.
Соответственно, операция по приобретению билета и списанию его стоимости в бухгалтерском учете отражается следующими проводками:
Дебет 60 (76) Кредит 51
- перечислены денежные средства на приобретение билета;
Дебет 50, субсчет "Денежные документы" Кредит 60 (76)
- отражено поступление билета в сумме фактических затрат на его приобретение (с учетом НДС).
Полагаем, что билет был выдан сотруднику под отчет, так как командировка отменена в день выезда:
Дебет 71 Кредит 50, субсчет "Денежные документы"
- выдан билет работнику, направленному в командировку.
Поскольку в рассматриваемой ситуации командировка не состоялась и сотрудник не воспользовался приобретенным билетом, то расходы на его приобретение признаются прочими расходами (п.п. 4, 12, 17, 18 "Расходы организации", далее - ).
Дебет 91, субсчет "Прочие расходы" Кредит 71
- списана стоимость неиспользованного билета (без НДС);
Дебет 19 Кредит 71
- учтен НДС, выделенный в неиспользованном билете;

- НДС, выделенный в неиспользованном билете, не подлежащий вычету, отнесен на прочие расходы.
Операции по учету штрафа гостиницы отражаются следующими записями:
Дебет 91, субсчет "Прочие расходы" Кредит 76, субсчет "Расчеты по претензиям"
- отражена сумма признанного организацией штрафа гостиницы (без НДС) (п.п. 12, 14.2 );
Дебет 19 Кредит 76, субсчет "Расчеты по претензиям"
- учтен НДС, предъявленный гостиницей;
Дебет 76, субсчет "Расчеты по претензиям" Кредит 51
- оплачен штраф гостиницы;
Дебет 91, субсчет "Прочие расходы" Кредит 19
- НДС, предъявленный гостиницей, учтен в составе прочих расходов.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Вахромова Наталья

Ответ прошел контроль качества

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

В хозяйственной практике бухгалтерам повсеместно приходится оформлять такие кассовые операции как получение и выдача денежных документов. Автоматизировать процесс учета данных активов помогает программа "1С:Бухгалтерия 8 КОРП" (аналог программы "1С:Бухгалтерия 8", но с расширенными возможностями). Как применять заложенный в программе механизм, рассказывает М.А. Власова, преподаватель-консультант Центра сертифицированного обучения компании "1С:Автоматизация", одна из авторов книги "1С:Бухгалтерия 8 КОРП: учет в головной организации"*.

Примечание:

(меню Касса -> Поступление денежных документов

поступление от поставщика;
прочее поступление.

От кого и Денежные документы От кого выбирается:

контрагент из справочника Контрагенты Прочее
Физические лица ;
Прочее поступление ).

На закладке Денежные документы Денежные документы .

Для документа Поступление денежных документов Приходный ордер .

Выдача денежных документов (меню Касса -> Выдача денежных документов

Возврат поставщику;
Выдача подотчетному лицу;
Прочая выдача.

На закладке Кому могут выбираться:

Контрагенты Счета доходов и расходов ;
Физические лица ;
корреспондирующий счет и субконто к нему (если вид операции - Прочая выдача ).

На закладке Денежные документы

Для документа Выдача денежных документов предусмотрена печатная форма Расходный ордер .

Какие документы считаются "Денежными"?

Примечание:
* Купить книгу можно у партнеров фирмы "1С". Свяжитесь с партнером, который обслуживает вашу организацию, и сделайте заказ, сообщив ему код книги - 4601546070173.

К денежным документам относятся оплаченные железнодорожные, авиа- и прочие перевозочные билеты, талоны на бензин, путевки на лечение и отдых, почтовые марки и иные аналогичные бумаги, имеющие денежную оценку.

Такие активы, находящиеся в кассе организации, в сумме фактических затрат на их приобретение учитываются на счете 50

"Касса", субсчет 50-3 "Денежные документы" (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н). Следует отметить, что Инструкция по применению Плана счетов требует вести аналитический учет денежных документов по их видам. В программе "1С:Бухгалтерия 8 КОРП" для учета данных операций разработаны специальные документы, журналы и отчеты.

Принятие к учету денежных документов отражается документом Поступление денежных документов (меню Касса -> Поступление денежных документов ). В нем предусмотрены следующие виды операций:

поступление от поставщика;
поступление от подотчетного лица;
прочее поступление.

Документ содержит две закладки - От кого и Денежные документы . В зависимости от вида операции на закладке От кого выбирается:

контрагент из справочника Контрагенты , договор с ним (вид договора Прочее ), а также счет учета расчетов с контрагентом;
подотчетное лицо из справочника Физические лица ;
корреспондирующий счет и субконто к нему (если вид операции - Прочее поступление ).

На закладке Денежные документы выбираются один или несколько денежных документов из одноименного справочника и указывается их количество. Стоимость билетов, талонов и др. заполнится на основании данных справочника Денежные документы .

Для документа Поступление денежных документов предусмотрена печатная форма Приходный ордер .

Выбытие денежных документов отражается документом Выдача денежных документов (меню Касса -> Выдача денежных документов ). В документе предусмотрены следующие виды операций:

Возврат поставщику;
Выдача подотчетному лицу;
Прочая выдача.

В зависимости от вида операции документ будет содержать две или три закладки.

На закладке Кому могут выбираться:

контрагент, которому возвращаются денежные документы, из справочника Контрагенты , договор с ним, а также счет учета расчетов с контрагентом. Если между суммой возврата и стоимостью денежных документов возникает разница, то она относится на счет доходов или расходов, который указывается на закладке Счета доходов и расходов ;
подотчетное лицо, которому выдаются документы, из справочника Физические лица ;
корреспондирующий счет и субконто к нему (если вид операции - Прочая выдача ).

На закладке Денежные документы указываются передаваемые документы (путем выбора из одноименного справочника), их количество и сумма возврата.

Для документа Выдача денежных документов предусмотрена печатная форма Расходный ордер . В соответствии с действующими нормативными документами по учету кассовых операций в РФ в программе разработан Отчет по движению денежных документов .

Рассмотрим оформление операций с денежными документами на двух примерах, наиболее часто встречающихся в практике организаций: приобретение и выдача перевозочных билетов работникам, направляемым в командировку; приобретение горюче-смазочных материалов по талонам.

Учет перевозочных билетов, приобретенных для командированных сотрудников

В настоящее время повсеместно распространены случаи, когда билеты приобретает не работник, которому деньги выдаются на командировочные расходы в подотчет, а организация у перевозчика или у агентства, являющегося посредником по распространению билетов перевозчика.

Пример 1

Организация 11.01.2010 перечислила Агентству с расчетного счета предоплату 14 160 руб. (в т. ч. НДС 18 %) за билеты Авиакомпании на перевозку пассажира.
Билеты, приобретенные Агентством, накладную на их передачу и счет-фактуру на ту же сумму 15.01.2010 привез в организацию курьер Агентства. Авиабилеты (2 шт.), на бланке которых указана стоимость перевозки 5 900 руб., в тот же день поступили в кассу организации, а 18.01.2010 были выданы из кассы сотруднику, направленному в командировку. По окончании командировки 25.01.2010 работником был составлен авансовый отчет.

В программе перечисление безналичных денежных средств оформляется документом Платежное поручение . В сумме, перечисляемой Агентству, содержится как стоимость приобретаемых билетов, которые будут оприходованы документом Поступление денежных документов (а, следовательно, на эту сумму договор с агентством должен быть вида Прочее ), так и плата за услуги Агентства, приобретение которой будет отражаться документом Поступление товаров и услуг (а значит, с контрагентом должен быть оформлен договор вида С поставщиком ). Это нужно учитывать, когда на основании платежного поручения будут создаваться документы Списание с расчетного счета . Если из договора с Агентством ясно, какая часть относится к стоимости услуги, а какая - к стоимости билета, то по операции перечисления денег должно быть создано два документа Списание с расчетного счета : один с видом операции Оплата поставщику , другой с видом Прочие расчеты с контрагентами .

Предположим, что из договора нельзя определить указанные доли (именно такой вариант будет рассмотрен в данной статье). Тогда относим всю сумму предоплаты на договор вида С поставщиком (рис. 1).

Рис. 1. Списание денег с расчетного счета

В бухгалтерском учете документ сделает проводку:

Дебет 60.02 Кредит 51 - 14 160 руб. - на сумму предоплаты Агентству.

Принятие перевозочных документов к учету отражается записью по дебету субсчета 50.03 в корреспонденции с кредитом счета 76.09. Оформит операцию документ Поступление денежных документов с видом операции Поступление от поставщика (при этом создается и выбирается договор вида Прочее ). Оценка билетов, находящихся в кассе, должна соответствовать стоимости перевозки, так как именно эту сумму можно будет получить от перевозчика в случае расторжения договора, оформленного билетом.

Организация оплатила не только стоимость перевозки, но и стоимость услуг по приобретению билетов. Агентство завершило оказание своей услуги, доставив билеты, обладающие требуемыми характеристиками, заказчику, и именно в этот момент в конфигурации оформляется документ Приобретение товаров и услуг на стоимость услуги. Так как услуга получена, НДС, входящий в ее стоимость, можно принять к вычету. Для этого нужно ввести сведения о счете-фактуре Агентства (на закладке либо по гиперссылке Счет-фактура ).

Проводки, которые сделает документ в бухгалтерском учете, представлены на рис. 2.

Рис. 2. Бухгалтерские проводки по документу приобретения услуг

После проведенных операций, в учете остаются две задолженности - дебиторская по счету 60.02 (предоплата) и кредиторская по счету 76.09 на сумму полученных авиабилетов.

Эти задолженности относятся к договорам разных видов. Произвести зачет данных задолженностей нужно с помощью документа Корректировка долга .

Перед направлением работника в командировку ему из кассы организации выдается аванс - в данном случае в виде перевозочного билета. Данная операция регистрируется документом Выдача денежных документов (рис. 3).

Рис. 3. Выдача денежных документов в подотчет

По возвращении из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета Директоров ЦБ России 22.09.1993 № 40).

Бухгалтер на основе представленных работником документов составляет авансовый отчет, на закладке Авансы которого указываются подотчетные суммы, а на закладке Прочее - оплата приобретенных работником услуг, к которым относятся и расходы по проезду к месту назначения и обратно.

Указывая суммы, за которые отчитывается работник, на закладке Авансы документа Авансовый отчет нужно выбрать регистратор, которым производилась выдача подотчетных сумм. Среди прочих им может быть документ Выдача денежных документов . Данные об авиабилетах вносятся на закладку Прочее .

Компания, выполнявшая перевозку, может предъявить покупателю НДС, входящий в цену услуги. Сумма НДС, уплаченная налогоплательщиком по расходам на проезд к месту служебной командировки и обратно, принимаемым при исчислении налога на прибыль организаций, подлежит вычету (п. 7 ст. 171 НК РФ). Право на вычет возникает после утверждения руководителем организации авансового отчета работника.

Если при этом перевозчик предъявил счет-фактуру, то организация может принять НДС к вычету на основе предъявленного счета-фактуры. Для этого нужно поставить флажок (галку) в графе СФ предъявлен авансового отчета, указать дату и номер счета-фактуры, а затем "провести" или "записать" авансовый отчет. Счет-фактура при этом будет создан автоматически. В дальнейшем сведения о предъявленной сумме НДС попадут в документ Формирование записей книги покупок .

Если счета-фактуры нет, то НДС, выделенный отдельной суммой в бланке билета, также можно принять к вычету, так как согласно пункту 10 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914, при приобретении услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно в книге покупок регистрируются заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (или их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке.

Так как в общем случае наличие счета-фактуры - это одно из обязательных условий, которые должны соблюдаться при принятии НДС к вычету, то программа не позволит осуществить вычет, если сведения о счете-фактуре не будут в нее внесены. Однако такого специального документа, как бланк строгой отчетности (БСО) для целей НДС в конфигурации не предусмотрено, поэтому под документом Счет-фактура полученный следует понимать и непосредственно счет-фактуру, и БСО.

Таким образом, если НДС принимается к вычету на основании перевозочного билета (при отсутствии счета-фактуры), нужно поставить в графе СФ предъявлен флажок, свидетельствующий о том, что предъявлен бланк строгой отчетности, указать дату БСО, а в графе Номер СФ можно указать не только номер бланка, но и его наименование (рис. 4).

Рис. 4. Отчет о расходах на проезд. НДС по билетам принимается к вычету

После выполнения этих операций программа в печатной форме книги покупок указывает бланк строгой отчетности, и требование Постановления № 914 будет выполнено.

Учет талонов на бензин

Возможны различные варианты заправки автомобиля ГСМ. На некоторых фирмах топливо для заправки автомобиля приобретается водителями, которым для этого выдаются под отчет денежные средства. Другие организации, осуществив перечисление поставщику, "приобретают" у него специальные талоны на нефтепродукты. Впоследствии водители по этим талонам получают у поставщика ГСМ и заправляют ими транспортные средства.

Пример 2

Для приобретения 100 талонов на бензин организация перечислила 23 600 руб., в том числе НДС - 3 600 руб. Талоны были оприходованы в кассе. Для заправки автотранспортных средств в январе было передано водителю 60 талонов, по каждому из которых можно получить 10 л бензина. По представленному в конце месяца акту АЗС в январе было отпущено 500 л топлива по 50 талонам.

С поставщиком бензина должен быть оформлен договор вида С поставщиком , так как в документе Списание с расчетного счета (вид операции Оплата поставщику ) он будет выбираться в качестве договора, по которому перечисляются денежные средства. Задолженность поставщика, возникшая при этом на счете 60.02 (в корреспонденции со счетом 51), должна числиться в учете организации до момента получения горюче-смазочных материалов.

Оприходование талонов на бензин (денежных документов) в кассу производится документом Поступление денежных документов с видом операции Поступление от поставщика . При этом должен быть выбран договор вида Прочее и может быть указан счет расчетов - 76.09.

Следует отметить, что договоры поставщика можно объединить в группу, под которой будет пониматься реальный подписанный с поставщиком договор.

На закладке Денежные документы документа Поступление денежных документов выбираются приходуемые в кассу организации талоны (рис. 5). При проведении документа возникает кредиторская задолженность перед АЗС по счету 76.09.

Рис. 5. Оприходование в кассу талонов на бензин

Выдача талонов водителям из кассы организации регистрируется документом Выдача денежных документов . При этом выбирается вид операции Выдача подотчетному лицу .

В конце месяца работники организации, которым были выданы талоны, отчитываются об их расходовании. Для этой цели в программе составляется авансовый отчет, на закладке Авансы которого выбирается подотчетная сумма по документу, зарегистрировавшему выдачу талонов (рис. 6).

Рис. 6. Выбор документа, оформившего выдачу денежных документов

Так как с поставщиком бензина составляется общий документ, которым подтверждается купля-продажа ГСМ в целом за месяц, и к нему выдается единый счет-фактура, то по каждому авансовому отчету лучше регистрировать не поступление бензина, а погашение задолженности. Для этого следует заполнить закладку Оплата , выбрав контрагента и договор вида С поставщиком . При проведении авансового отчета задолженность по счету 60.02 увеличится.

Оприходование бензина производится документом Поступление товаров и услуг . С его помощью вводятся также данные о предъявленном организации поставщиком счете-фактуре.

В дальнейшем бухгалтер рассчитывает, сколько бензина израсходовано водителями по нормам и сверх норм. Бензин, использованный в пределах норм, списывается на расходы, принимаемые для целей налогообложения, а израсходованный сверх норм - на расходы, не принимаемые при расчете налога на прибыль. И в том, и в другом случае списание ГСМ на расходы регистрируется документом Требование-накладная .

После проведенных операций в бухгалтерском учете организации останутся числиться задолженности, связанные с приобретением ГСМ, по договорам двух разных видов: дебетовая по счету 60.02 и кредитовая по счету 76.09.

Так как операции по расчетам за бензин закончены, задолженности можно погасить взаимозачетом с помощью документа Корректировка долга .

Если сотрудники организации часто ездят в командировки, то обычно организация заключает договор с агентством, которое оформляет железнодорожные и авиабилеты. Посредник при этом выставляет счет-фактуру с выделенными строками по билетам и сервисному сбору. Облагаться НДС при этом могут как билеты, так и сервисный сбор.

В соответствии с п.7 ст. 171 НК РФ налогоплательщик может принять сумму налога к вычету, если командировочные расходы принимаются к вычету в целях налогообложения прибыли. В том числе необходимо документальное подтверждение расходов, а именно приказ о командировке, подтверждение факта проезда и т.д., что обычно возникает при оформлении авансового отчета. Поэтому НДС к вычету принимают не в периоде поступления билетов и счета-фактуры посредника, а в периоде оформления авансового отчета, т.е. при выполнении всех требований для принятия к вычету.

Если сотрудник по каким-либо причинам не воспользовался билетом, оформляется его возврат. При этом как правило сервисный сбор не возвращается, а также может быть возвращена не полная стоимость билета в качестве штрафа. Этот порядок описан в договоре с агентством, поэтому на основании п.3 ст.168 НК РФ агентство выставляет организации корректировочный счет-фактуру, в котором исключает или уменьшает стоимость билета. По полученному корректировочному счету-фактуре покупатель производит восстановление сумм НДС, ранее принятых к вычету в соответствии с пп. 4 п.3 ст.170 НК РФ

Отражение в 1С

Железнодорожные и авиабилеты являются денежными документами и для них в типовых решениях на платформе 1С:Предприятие 8 предусмотрен особый порядок учета с помощью документов Поступление денежных документов и Списание денежных документов. Т.к. фактически право на вычет НДС по билетам возникает при оформлении авансового отчета, то схема учета в 1С предложена следующая:

оформление документа Поступление денежных документов
оформление документа Поступление товаров и услуг в части сервисного сбора, отражение счета-фактуры в самом документе ПТиУ
выдача билета подотчет Выдачей денежных документов
оформление Авансового отчета с одновременной регистрацией отдельного Счета-фактуры полученного в части документа

Следует отметить, что в учете по счету 50.03 проходит стоимость билета с НДС, потом, уже со счета 71.01 сумма НДС приходуется на счет 19.04. Также договор с агентством в документе "Поступление денежных документов" следует заводить с видом "Прочее", т.к. учет НДС до оформления авансового отчета фактически не ведется. Причем в документе Поступление товаров и услуг договор требуется с видом "С поставщиком". Это приводит к проблемам при оформлении оплаты поставщику. Если требуется создать единый документ оплаты, то приходится создавать документ Корректировка долга и перебрасывать задолженность на единый договор.

Также получается, что один и тот же СФ оформляется дважды, в первый раз при создании документа Поступление товаров и услуг, второй раз - при проведении документа Авансовый отчет. Соответственно, будет сделано две записи в журнал учета счетов-фактур. Этот недостаток исправлен только в 1С:Бухгалтерии 3.0.

Корректировочный счет-фактура

При возврате билета агентство оформляет корректировочный счет-фактуру. По нему покупатель должен восстановить суммы НДС, ранее принятые к вычету. Это отражается в программе документом "Корректировка поступления" с видом операции "Корректировка по согласованию сторон". Этот документ может быть введен на основании Поступления товаров и услуг или на основании Счета-фактуры полученного. Ввода на основании документа "Поступление денежных документов" не предусмотрено.

Если организация в соответствии с п.7 ст.171 НК РФ не принимала к вычету НДС по билетам до проведения Авансового отчета, то оптимальным будет сформировать "Корректировку поступления" на основании документа Поступление товаров и услуг только в части сервисного сбора. Возмещаемую часть стоимости билета с соответствующей суммой НДС списать документом Выдача денежных документов с видом операции "Возврат поставщику", невозмещаемую часть списать тем же документом с видом операции "Прочая выдача".

Если же по некоторым причинам вычет НДС по билетам уже был произведен, то следует ввести документ "Корректировка поступления" на основании документа Счет-фактура полученный, который был сформирован при проведении документом "Авансовый отчет". В этом случае скорее всего потребуется вручную заполнить табличную часть документа и сформировать проводки по регистру бухгалтерии, т.к. документ будет проводиться только по регистру "НДС продажи".

В связи с описанными выше особенностями можно посоветовать придерживаться следующих рекомендаций:

Перед оплатой по договору с агентством перебрасывать суммы долга с договора с видом "Прочее" на договор с видом "С поставщиком" документом "Корректировка долга"
Не принимать к вычету суммы НДС с сервисных сборов до проведения авансового отчета. Проще всего это сделать следующим образом: в документе Поступление товаров и услуг не регистрировать счет-фактуру. Далее, когда при проведении документа Авансовый отчет будет сформировать Счет-фактура полученный, добавить в него в качестве документа-основания документ Поступление товаров и услуг. Это также позволит избежать задвоения записей в журнале учета счетов-фактур.
Не принимать к вычету суммы НДС по билетам до проведения авансового отчета. Если это все же необходимо сделать, то лучше доработать типовую конфигурацию: сделать так, чтобы документ Поступление товаров и услуг мог приходовать денежные документы на счет 50.03 с выделением НДС на счет 19.04. Также потребуется доработать документ Корректировка поступления: чтобы в нем по денежным документам заполнялась табличная часть.

При помощи продукта RG-Soft:Экспресс-проверка ведения учета по НДС компании «RG-Soft» можно легко проверить правильность учета НДС. Наша обработка также указывает на возможные причины ошибок и выдает рекомендации по их устранению

Если после прочтения статьи у Вас остались вопросы, Вы можете задать их в этой форме . Мы постараемся ответить на любой вопросы по отражению в программах на платформе 1С:Предприятие 8 на следующий рабочий день.