Кто изменил справочник или документ в базе? История данных Настройка версионирования объектов

В типовых конфигурациях 1С:Предприятие 8.3 появилась новая возможность - Версионирование объектов , которая во-первых, позволяет просмотреть все изменения, сделанные по выбранному объекту информационной базы (документ или справочник) и во-вторых, позволяет вернуться к любой из предыдущих версий данного объекта. Для этого система при изменении объектов записывает изменения не только в самом объекте, но и создает отдельную сущность - версия объекта информационной базы. В каждой версии есть информация кто ее создал и когда. Сравнив версию с предыдущей, получим перечень сделанных в версии изменений

Прежде всего необходимо включить в программе данную опцию и сделать нужные настройки:

В открывшемся списке устанавливаем признак использования опции и заходим в настройки хранения :

В открывшемся списке необходимо выбрать список объектов, которые мы хотим версионировать (т.е. записывать все варианты этих объектов при их изменении). Для примера установим версионирование справочника Номенклатура и документа Поступление товаров и услуг .

Для справочников новая версия документа сохраняется в момент записи элемента справочника, а вот для документов появляется возможность сохранения новых версий только при проведении:

В таком случае система будет сохранять новые версии документа только в случае его перепроведения, при этом запись документа будет происходить без создания версии объекта. Помимо вариант создания версий нам необходимо выбрать период хранения версий:

Здесь выбирайте на свое усмотрение, однако помните о том, что хранение версий объектов увеличивает размер информационной базы и уменьшает ее производительность, поэтому по возможности старайтесь старые ненужные версии объектов периодически удалять. Для этого можно настроить расписание в нижней части формы:

Помимо номенклатуры, выберем версионирование документов поступления:

Теперь откроем любой элемент справочника Номенклатура и произвольно изменим реквизиты, к примеру Артикул, ставку НДС и комментарий:

в результате появились изменения:

Теперь открываем кнопку просмотра версий в верхней командной панели:

В открывшемся списке видим список всех сохраненных версий объекта. Любую версию можем открыть для просмотра, сравнить выборочно между собой или перейти на любую сохраненную версию (допустим если последние изменения справочника/документа не нужны).

Зажав клавищу Ctrl , выделим две версии справочника и нажмем Сравнить версии :

Сформировался отчет по изменениям версий, в котором можно увидеть все произведененные в справочнике изменения:

При необходимости можем точечно выбрать реквизиты для сравнения, отчет будет сравнивать только эти реквизиты в двух версиях:

Теперь проведем аналогичные манипуляции с документом поступления.

Для примера изменим сумму в табличной части и заполним номер и дату первичного документа

Нажав на кнопку просмотра версий, откроется соответствующее окно:

Здесь все также как и для справочников: можно посмотреть конкретную версию, сравнить две версии между собой или вернуть документ к какой-либо сохраненной версии. Выделим две строчки списка и нажмем Сравнить версии :

В других типовых конфигурациях 1С:Предприятие 8.3 настройка версионирования происходит аналогично.

Версионирование объектов стало доступным, начиная с редакции «3.0.35» в программе «1С Бухгалтерия 8». Новая функция позволяет отслеживать все изменения в документах и справочниках. Версионирование не просто хранит информацию об истории изменений, как это было в журнале регистрации, а позволяет бухгалтеру на правах администратора пересмотреть внесенные изменения, увидеть все версии объекта, сделать сравнительную характеристику версий между собой, а также вернуться к предыдущей версии.

Как настроить версионирование объектов в бухгалтерской программе?

Для того чтобы включить механизм версионирования объектов в программе, перейдите на закладку под названием «Администрирование», затем выберите раздел «Поддержка и обслуживание» и возле «Версионирование объектов» поставьте галочку.

Программа дает возможность установить следующие варианты:

«Не версионировать» - в этом случае история версий объекта вестись не будет;

«Версионировать при записи» - в случае создания или изменения нового документа или справочника новую запись будет занесено в историю версий;

«Версионировать при проведении» - следует отметить, что данный вариант можно использовать для документов, которым вы разрешили проведение. После первого проведения первоначальная версия будет сохранена в истории;
«Версионировать при старте» - данный вариант предназначен только для бизнес-процессов. Только после старта бизнес процесса будет записана его первая версия.

«По умолчанию» - в этом случае для справочников и документов устанавливаются рекомендованные настройки - «Не версионировать» и «Версионировать при проведении» соответственно.

Программа позволяет установить срок хранения за последнюю неделю, один, три, шесть месяцев, год или вообще бессрочно.

Для каждого вида документа и элемента справочника можно отметить свой срок хранения или вариант версионирования.

При необходимости нажмите на синюю гиперссылку и посмотрите объем и количество необходимых версий объектов, или настройте подробное расписание для ликвидации старых версий. Для этого установите галочку под названием «Автоматически удалять устаревшие версии», а затем, используя синюю гиперссылку «Настроить расписание», создайте нужное расписание. Последнее можно настроить, задав однодневное, недельное или месячное расписание.

Как просмотреть изменения объектов в бухгалтерской программе «1С Бухгалтерия 8»?

Установив галочку в разделе под названием «Версионирование объектов» в справочниках и документах, для которых действует версионирование, вы получите доступ к пиктограмме «История изменений».

Нажав на последнюю, вы получите доступ к версии конкретного объекта, где будет содержаться вся необходимая информация: кто менял объект, когда и какие изменения произошли.

В верхней части окна откроется доступ к таким клавишам:

«Открыть версию» - с помощью этой кнопки в нужный момент времени вы сможете посмотреть отчет о состоянии объекта;

«Сравнить версии» - можете посмотреть отчет по изменению состояния выделенных предварительно 2 или более версий в списке (какие реквизиты отличаются, будет видно в отчете);

«Перейти на версию» - сделает возврат к предварительно выделенной одной из версий объекта. При этом будут отменены изменения, которые были внесены после сохранения данной версии.

Обратите внимание, при изъятии объекта версионирование не поможет, так как после удаления вся история объекта также будет ликвидирована.

В «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0), начиная с версии 3.0.35, реализован механизм версионирования объектов, с помощью которого можно отслеживать историю изменений документов и справочников.

Версионированием называется хранение истории изменений объектов. В отличие от журнала регистрации, который может хранить только историю о том, кто, когда и какой объект изменил, механизм версионирования позволяет пользователю с правами администратора:

• увидеть конкретные изменения, которые внесли те или иные пользователи;
• просматривать любую версию объекта;
• сравнивать любые версии объекта между собой;
• вернуться к какой-либо предыдущей версии объекта, которая была наиболее полной или более правильной в отличие от своего последнего состояния.

Использование версионирования особенно актуально на начальном этапе внедрения программы, когда объемы информации небольшие, а исполнители совершают много ошибок (например, вводят лишнюю информацию или очищают наименование или значение какого-то реквизита внутри объекта).

Сохраненная история изменений объектов позволит привести справочники и документы в порядок, а также поможет пользователям проанализировать последовательность своих действий, чтобы в последующей работе не допускать типичных ошибок.

В дальнейшем, когда объемы информации в программе возрастают, можно постепенно отказываться от версионирования некоторых объектов вообще или применять его только в особенно важные моменты, например, при проведении документов. Можно ограничить срок хранения версий, например годом. После этого версии будут автоматически удаляться регламентным заданием. Настройка запуска регламентного задания осуществляется на странице настроек версионирования.

Объекты версионирования

Возможность хранения версий поддерживаются для справочников и документов, относящихся к следующим разделам учетной системы:

• Банк и касса;
• Продажи;
• Покупки;
• Склад;
• Производство;
• ОС и НМА;
• Зарплата и кадры.

Если для выбранного справочника или документа версионирование включено, в его форме будет доступна команда История изменений (рис. 1).

Рис. 1. Команда История изменений в форме элемента справочника.

По этой команде открывается список версий объекта (рис. 2).

Рис. 2. История изменений объекта.

Список предназначен для просмотра истории изменений объекта и выбора хранимых версий. История версий позволяет быстро ответить на вопросы:

• Кто изменил объект?
• Когда произошли изменения?
• Что было изменено в объекте?

В списке выводится следующая информация:

• № - порядковый номер версии, версии перечисляются по убыванию; номеров, самая первая версия находится внизу списка;
• Автор изменений - пользователь, который редактировал объект;
• Дата - дата и время редактирования;
• Комментарий - в этом поле можно ввести подробную информацию по поводу конкретной версии. Программа автоматически заполняет это поле, например, при переходе на другую версию.

С помощью отбора Изменения в реквизитах можно отражать изменения только определенных реквизитов. Для этого в форме отбора необходимо отметить флагами реквизиты, изменения по которым необходимо отражать в списке версий, и нажать на кнопку Выбрать.

Используя соответствующие кнопки, в форме списка доступны следующие действия:

• Открыть версию - просмотр отчета о состоянии объекта на интересующий момент времени;
• Сравнить версии - просмотр отчета по изменению состояния двух или более предварительно выделенных версий в списке (отчет покажет, какие именно реквизиты отличаются);
• Перейти на версию - возврат к одной из предыдущих версий объекта, которую необходимо предварительно выделить (изменения, внесенные после сохранения этой версии, будут отменены).

Обращаем ваше внимание, что при удалении объекта его история также удаляется, поэтому в этой ситуации версионирование не поможет.

Настройки хранения версий

Для ведения истории изменений объектов необходимо выбрать команду Поддержка и обслуживание из раздела Администрирование и удостовериться в том, что флаг Версионирование объектов включен (рис. 3).

Рис. 3. Механизм версионирования объектов в составе раздела Администрирование .

Рис. 4. Настройки версионирования объектов.

В форме Версионирование объектов выводится список из следующих реквизитов:

• Объект - список объектов программы в виде дерева с группировкой по типам объектов;
• Вариант версионирования - выбранный вариант версионирования;
• Срок хранения версий - выбранный срок хранения версий.

Для выбора варианта версионирования необходимо выбрать один или несколько объектов, затем нажать на кнопку Установить вариант версионирования. Из выпадающего списка выбирается нужный вариант версионирования для каждого типа документов и справочников:

• Не версионировать - история версий объекта не ведется;
• Версионировать при записи - новая запись заносится в историю версий каждый раз при изменении (или создании нового) справочника или документа;
• - вариант применим только для документов, для которых разрешено проведение. Первая версия документа будет записана в историю только после первого проведения документа, впоследствии версии документа будут записываться при каждой записи проведенного документа. Эта настройка не позволяет создавать версии новых не заполненных окончательно документов, которые приводят к увеличению объема хранимой в программе информации;
• Версионировать при старте - этот вариант применим только для бизнес-процессов. Первая версия бизнес-процесса будет записана только после его старта. Режим позволяет не создавать лишние версии бизнес-процессов в то время, пока их подготавливают к запуску;
• По умолчанию - установить рекомендуемые настройки (для справочников - Не версионировать , для документов - Версионировать при проведении ).

Настройка версионирования возможна сразу для группы объектов программы, например, можно выбрать все документы или все справочники.

Еще раз обращаем ваше внимание, что версионирование большого количества объектов приводит к увеличению объема хранимой в программе информации, что может существенно замедлить работу программы, поэтому рекомендуется использовать эту возможность избирательно.

Для выбора срока хранения версий необходимо нажать на кнопку , а затем из выпадающего списка выбрать нужный срок хранения версий для каждого типа документов и справочников. Версии можно хранить:

• За последнюю неделю;
• За последний месяц;
• За последние три месяца;
• За последние шесть месяцев;
• За последний год;
• Бессрочно.

Команды Установить вариант версионирования и Установить срок хранения версий также можно найти в меню Еще или в контекстном меню, вызываемом правой кнопкой мыши.

В поле Всего устаревших версий выдается информация о количестве и объеме устаревших версий в программе. Чтобы удалить устаревшие версии, необходимо нажать кнопку Очистить.

Для того, чтобы устаревшие версии удалялись автоматически, необходимо включить соответствующий флаг и перейти по гиперссылке Настроить расписание (рис. 5). Настроенное расписание будет выводиться в нижней части окна.

Рис. 5. Настройка регламентного задания по удалению устаревших версий.

В соответствии с выполненными настройками устаревшие версии будут автоматически удаляться регламентным заданием (в нашем примере ежедневно).

Версионирование – это механизм, позволяющий быстро ответить на вопрос какой пользователь и какие изменения внес в конкретный документ, т.е. версионирование хранит историю изменений объектов информационной базы. Подобным функционалом обладает и «Журнал регистрации», но он только показывает когда пользователь начал и закончил работу с информационной базой, дату создания документа, редактирования, проведения. При возникновении же спорных моментов и если с объектом работали несколько пользователей по журналу регистрации невозможно выяснить, кто именно неверно заполнил, например, цену номенклатуры.

На данный момент механизм версионирования реализован в основных прикладных решениях:

1С:Бухгалтерия предприятия ред. 3.0

1С:Управление торговлей ред. 11.2

1С:Управление небольшой фирмой ред. 1.6

1С:Зарплата и управление персоналом 3.0

Внимание! Настройку версионирования выполняет Администратор системы с полными правами.

Настройка версионирования производится в разделе «Администрирование»-«Поддержка и обслуживание»

После включения механизма появится возможность настройки хранения версий объектов.

Для каждого вида документоа и справочник можно выбрать вариант версионирования:

• Не версионировать -изначально устанавливается всем объектам по умолчанию
• Версионировать при записи - возможно использование со справочниками и документами. Новая версия будет создаваться при нажатии на кнопку «Записать».
• Версионировать при проведении - возможно использование только для документов. Соответственно, версия будет создаваться при проведении документа.

Внимание! Версионирование большого количества объектов может привести к увеличению размера информационной базы. Количество и размер хранимых версий можно проверить, пройдя по ссылке в нижней части формы.

После активации данного механизма в формах выбранных объектов появляется значок «Перейти к отчету по версиям объекта».

В нашем примере мы видим, что номенклатура «Папка-конверт на кнопке А» имеет 4 версии, те после создания объект был изменен 3 раза.

Для того, чтобы понять, что менялось от версии к версии мы можем выделить несколько версий и открыть отчет о сравнении нажатием кнопки «Сравнить версии».

В приведенном примере мы видим, что в версии 2 номенклатуре присвоено новое полное наименование, в версии 3 добавлена статья затрат и в версии 4 она изменена с «Доставки» на «Услуги аренды».

Причем в любой момент вы можете вернуться к выбранной версии объекта по нажатию на кнопку «Перейти на версию». Информация о данном действии также отразится в перечне версий объекта.

Версионирование представляет собой опцию, с помощью которой пользователь может легко установить, кто и когда изменил находящийся в базе документ, а также какие именно изменения имели место. Платформа 1С:Предприятие 8 имеет сходную опцию – журнал регистрации, однако эта опция не позволяет выяснить характер изменений, журнал регистраций позволяет только узнать, когда был изменен документ и какой пользователь внес изменения.
Механизм версионирования позволяет хранить не только даты и автора изменений, но и историю изменений документа, опция позволяет просматривать различные версии состояния одного и того же документа. Чтобы использовать данную опцию, необходимо предварительно провести настройку версионирования объектов. Как настройку, так и просмотр всех состояний документа может проводить администратор системы.
В программе "Управление торговлей 11" присутствует отличная возможность для просмотра истории изменений справочников и документов под названием "Версионирование объектов". Давайте же рассмотрим как она работает.
Для включения использования этого функционала перейдем на закладку программы "Администрирование" пункт "Поддержка и обслуживание" и установим галочку "Версионирование объектов".

В данном окне мы можем установить различные настройки версионирования объектов нашей базы - "Установить вариант версионирования". Их есть три вида:
1) Не версионировать - версии объекта не сохраняются.
2) Версионировать при записи - версии объекта сохраняются при любом изменении.
3) Версионировать при проведении - версии сохраняются только при проведении; настройка применяется только для документов, для которых разрешено проведение.
В этом же окне также можно установить срок хранения версий - "Установить срок хранения версий". Здесь стоит отметить, что если установить флажок "Автоматически удалять устаревшие версии" (расположен внизу списка), то будет выполняться удаление старых версий по расписанию на основании установленных сроков хранения.

Для документа "Списание недостач товаров" установлено вид версионирования "Версионировать при проведении". Давайте перейдем в список списания недостач товаров. В окне нашего документа "Списание недостач товаров" на панели навигации формы нажмем на пункт "История изменений". Перед нами появится окно со списком пользователей, которые редактировали данный документ, а также дата редактирования с точностью до секунды.
Чтобы просмотреть различия в версиях нужно выделить несколько позиций и нажать кнопку "Сравнить версии". Откроется отчет по изменениям версий объекта. В этом отчете можно посмотреть различия выбранных версий объекта.
Функционал УТ 11 позволяет при необходимости даже перейти на нужную (прошлую) версию объекта. Для этого нужно выделить необходимую версию объекта и нажать кнопку "Перейти на версию".

После перехода на новую версию в окне "История изменений" появится третья строчка с комментарием "Выполнен переход к версии №<Номер> <ДатаВремя>», а также сообщение об успешном восстановления объекта.
Функционал по версионированию является очень полезной особенностью УТ 11. Таким образом, используя данный механизм, мы всегда можем быть в курсе того, какие изменения происходили с объектом, а случае необходимо отменить их, откатившись на необходимую версию.