Образец заполнения формы оп 5. Как правильно оформить закупочный акт. Разделены на несколько основных разделов

Большинство предприятий, вне зависимости от своей организационной формы, занимающихся переработкой или перепродажей натуральной продукции, закупают ее для своей деятельности у населения. И в этом случае унифицированная накладная ТОРГ-12 не подходит, ведь она предназначена для сделок между организациями. При необходимости приобретения товара у частных лиц в качестве первичной документации составляют документ под названием закупочный акт (форма ОП 5).

Общие понятия

Оформлением этого документа сопровождаются все сделки, связанные с приобретением широкого перечня продуктов питания у населения. Это необходимо для того, чтобы зафиксировать факт осуществления покупки-продажи во избежания спорных моментов и претензий. Бланк акта имеет свой унифицированный код по классификатору ОКУД - 0330505, который можно скачать на сайте Госкомстата России.

Несмотря на это, не существует строгих правил и требований к его применению. Каждое предприятие вправе разрабатывать и составлять свои собственные варианты документа. Однако ориентиром для их составления должна быть форма ОП 5.

Закупочный акт должен быть составлен с предельной внимательностью и содержать все обязательные данные о частном лице, у которого приобретается продукция. Бланк должен содержать:

• Фамилия, имя и отчество продавца;
• Паспортные данные полностью;
• Номер ИНН;
• Код налоговой инспекции.

Кроме этого, форма акта ОП 5 должна нести информацию о наименовании хозяйственных операций и их измерителях.

Закупочный бланк составляется и заполняется представителем организации, выступающей в роли продавца, с согласия человека, продающего продукцию. Документ должен быть написан в двух экземплярах, один из которых остается у юридического лица, второй - у физического.

Форма ОП 5 в обязательном порядке должна быть подписана обеими сторонами, а со стороны предприятия еще проставлена печать. В противном случае она не будет считаться юридически состоятельной.

Образец документа вы можете скачать на нашем сайте.

Форма заполнения

Закупочный акт - бланк первичной документации. Он должен содержать следующие пункты:

• Шапка документа. Наименование, дата, населенный пункт;
• Наименование предприятия, от имени которого совершается сделка по приобретению продукции у населения, а также его реквизиты;
• Информация о контрагенте: ФИО, паспортные данные, номер ИНН и регистрация.
• Регистрация факта совершаемой операции, подробности и особенности сделки;
• Наименование товара, его величина в денежном и натуральном измерении (с обязательным указанием единиц измерения, количества по каждой позиции);
• ФИО и должность лица, совершившего закупку продукции;
• Подписи сторон, печать юридического лица.

Если у вас нет технической возможности скачать готовую форму закупочного акта, то используя план, описанный выше, можно самостоятельно его составить и заполнить. Это возможно согласно изменений, вступивших в "Закон о бухгалтерском учете" в 2013 году, где сказано, что индивидуальные предприниматели и другие организации имеют право разрабатывать свою первичную документацию.

Примерный вариант самостоятельного составления

Закупочный акт

14.08.2014. с. Колояр Вольского р-на Саратовской области

ООО "Заря" (ИНН, КПП, юридический адрес) в лице Сергеева Т.Т. приобрело у Катюковой Т.П. сельскохозяйственную продукцию.

Продавец является физическим лицом без оформления предпринимательской деятельности.

Предприятием была приобретена следующая продукция:

• Картофель - 10 кг по 15 рублей. Стоимость за партию - 150 руб.;
• Морковь - 15 кг по 25 рублей. Стоимость за партию - 375 руб.;
• Лук репчатый - 10 кг по 20 рублей. Стоимость за партию - 200 руб.

Итого: общая сумма покупки составила 725 рублей.

ООО "Заря" (дата, подпись представителя, печать)

Катюкова Т.П. (дата, подпись)

Если у предприятия нет возможности или желания разрабатывать документ самостоятельно, готовый вариант всегда можно скачать здесь.

Оформление закупочного акта происходит в тех случаях, когда осуществляется покупка предприятием определенных продуктов (как правило, продуктов питания) у физического лица. Составляет документ покупатель. Помимо закупочного акта между сторонами должен заключаться и договор купли-продажи по тем же правилам, что при сделках между организациями. Чаще всего данный документ применяется в сфере общественного питания, когда рестораны, кафе, столовые и пр. заведения общепита покупают сельскохозяйственную продукцию у населения.

ФАЙЛЫ

Оформление закупочного акта

Как правило, подготовка акта лежит на стороне закупщика. Обязательной формы его нет, но есть унифицированная.

Закупочный акт относится к первичной документации и оформлять его можно как по унифицированной форме, утвержденной законодательством РФ, так и в свободном виде или же по разработанному внутри предприятия шаблону, в том числе допускается символика предприятия на бумаге.

Печатается он на обычном листе А4 формата непосредственно в момент осуществления сделки в двух экземплярах, один из которых остается у покупателя, второй передается продавцу.

В документе в обязательном порядке должны быть указаны подробные сведения об организации, закупающей продукцию и физическом лице, продающем ее. Информация, касающаяся гражданина, должна включать его паспортные данные и адрес места жительства. В специальную таблицу должен быть внесен полный перечень закупаемого продовольствия, а также данные о его количестве и стоимости. Документ необходимо заверить обеими сторонами.

Если покупка товара происходит у индивидуального предпринимателя без образования юр.лица, то в акте надо указать данные о налоговой инспекции, выдавшей свидетельство ИНН и ИП.

Для чего нужен закупочный акт

Закупочный акт нужен для того, чтобы зафиксировать факт совершения сделки и во избежание возможных претензий как со стороны покупателя, так и со стороны продавца. В случае, если разногласия все же появятся и наступит необходимость их решения в судебном порядке, данный документ будет обладать доказательной силой.

Инструкция по заполнению закупочного акта

В шапке документа следует указать сведения об организации, осуществляющей покупку продукции: ее полное наименование с указанием организационно-правового статуса, а также структурное подразделение , к которому относится сотрудник, совершающий сделку. Здесь же нужно внести ИНН предприятия и прочие данные , в соответствии с учредительными документами. Следует отметить, что чем выше сумма купли-продажи, тем тщательнее стоит относиться к заполнению документа.

Вторая часть документа (слева) включает в себя номер документа по внутреннему документообороту предприятия, а также дату его составления . Чуть ниже вписывается населенный пункт, в котором производится сделка, а также подробная информация о сотруднике, производящем закупку (должность, фамилия, имя, отчество полностью) и продавце (фамилия, имя, отчество гражданина полностью).

В основную часть документа включена таблица, в которую вносится полный подробный перечень закупаемой продукции. Здесь в соответствующие столбцы необходимо вписать наименование продукции, количество, стоимость за единицу измерения (обычно здесь считаются килограммы или штуки), а также общую стоимость. Под таблицей в графе «Итого» нужно указать полную цену закупленных товаров по данному закупочному акту (цифрами). Под таблицей полная стоимость указывается прописью.

В четвертый раздел вписывается:

• все, что касается продавца: его паспортные данные (серия, номер, когда, где и кем выдан), адрес регистрации места жительства (по паспорту), номер свидетельства о государственной регистрации предпринимателя (когда и кем выдано), фамилия, имя, отчество, номер ИНН (включая код налоговой службы, выдавшей ИНН);
• сведения по справке о наличии личного подсобного хозяйства;

  Если данной справки нет, то это необходимо обязательно отметить.

• информацию об удержанном подоходном налоге.

  Следует иметь ввиду, что по закону доходы от выращенных в личных подсобных хозяйствах сельскохозяйственных продуктов, налогом не облагаются.

Заключительная часть акта включает в себя расписку о получении денег продавцом от покупателя. Обе стороны должны заверить оформленный по всем правилам закупочный акт своими подписями. Печать организации на документе ставить необязательно.

После подписания акта представитель организации-покупателя, непосредственно производящий закупку, должен передать данный документ на подпись руководителю компании для утверждения. Затем документ следует передать в отдел бухгалтерии, где он будет включен в бухгалтерский учет.

В случае приобретения любых товаров у физических лиц, для организации требуется документальное подтверждение стоимости этой покупки.

Общие сведения, содержащиеся в Акте

В подобных случаях составляется закупочный акт, в котором должны быть отображены следующие реквизиты:

• полные ФИО продавца товара;
• его индивидуальный налоговый номер;
• купленные ТМЦ (читайте здесь Как заполнить доверенность на получение ТМЦ);
• подписи сторон (продавца и покупателя).

После этого акт заверяется печатью рынка как торгующей организации.

Закупочным актом именуется документ, который составляет при закупке определенной продукции у населения.

Законодательством РФ была утверждена специальная форма ОП-5, которой классификатором ОКУД присвоен код 0330505.

Составляют этот акт в 2-х идентичных экземплярах в момент произведения закупки. Ее осуществляет представитель организации. После подписания акта двумя сторонами сделки, каждой из них остается собственный экземпляр документа.

Акт ОП-5 обязан составляться для того, чтобы зафиксировать момент совершения закупки и избежать возможных будущих претензий с каждой стороны.

Способы выдачи закупочной документации и необходимые реквизиты

Для создания данного документа можно прибегнуть к одному из 2-х способов:

1. Использовать разработанный шаблон согласно формы ОП-5, о котором шла речь выше. Его же образец утверждался формой ГоскомСтата РФ № 132, от 25.12.1998г. Чаще всего она применяется по своему непосредственному назначению - закупке организациями общепита сельскохозяйственной продукции у населения.
2. Предприятие может воспользоваться инициативой Закона «О бухгалтерском учете» от 2013-го года, согласно которого могут разрабатывать формы первичных документов своими силами. Таким образом, бухгалтерия или делопроизводство устанавливают свою внутреннюю форму Акта, при условии, что он будет содержать реквизиты, указанные в Законе № 129-ФЗ от 21.11.1996.

К обязательным реквизитам любой первичной документации относят:

• наименование документа и дата его составления;
• название организации, составившей хозяйственный или иной документ;
• смысл произведенной операции;
• ее мера измерения (единицы);
• ответственные за проведение операции должностные лица;
• подписи ответственных.

Также читайте статью «Применение и образцы формы бланков акта приема-передачи.»

Как усовершенствовать форму документа

Если организация не принадлежит к сфере общепита, то может доработать типовую форму акта ОП-5 и применять ее в своем документообороте.

Исключите графы, которые кажутся неактуальными и добавьте необходимые.

В итоге, Акт закупки у физического лица будет включать в себя:

• номер и наименование документа, дата выдачи. Например, «Закупочный Акт №___, от __.__.____года»;
• наименования предприятия (ИП), которое совершает покупку товара, уполномоченный представитель и данные о нем;
• ФИО продавца-физлица и его полные данные паспорта;
• описание приобретаемых товарных позиций, их единицы измерения, количество;
• итоговая стоимость закупки в денежном исчислении;
• расписки продавца и покупателя о получении денежных средств и товара, соответственно;
• подписи уполномоченных представителей, место для печати.