Правила формирования и оформления дел. Основные требования к формированию дел. В распорядительных документах указание на наличие приложения дается в тексте

Делом является совокупность документов (в отдельных случаях - документ), сформированных по какому-либо признаку, помещенных в твердую обложку, оформленную по определенным правилам.

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела.

Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в документном массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в делопроизводстве.

Формирование дел руководства предприятия проводит, как правило, секретарь-референт или другой специально назначенный работник службы делопроизводства под непосредственным контролем руководи­теля предприятия.

Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре предприятия.

Заголовки дел должны быть краткими и соответствовать смысловому содержанию документов, находящихся в данном деле.

В большинстве фирм формирование дел проводится по названиям видов документов, например, акты, приказы, контракты.

При большом объеме документов необходимо для оперативного поиска вводить другие признаки классификации, например, контракты разде­лить на дела, содержащие контракты о поставке стекла, контракты о поставке леса и т. д.

Основные документы предприятия

Устав и др. учр.

Рис. Примерное разделение документов коммерческого предприятия на группы дел

При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел:

номинальный признак - название разновидности дел. Например : приказы, протоколы, указания, акты, справки и т.д.

При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание. Например : “Документы по вопросам текучести кадров (сводки, аналитические справки, докладные записки)”.

Для группировки переписки используетсякорреспондентский признак . При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса. Например : “Переписка с органами социальной защиты граждан по вопросам назначения пенсий”.

Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляетсяпо географическому признаку . Например: “Переписка с учебными центрами Москвы по вопросам переподготовки кадров”.

Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется похронологическому признаку . Например : “Квартальные отчеты о работе с кадрами за 1998 год”.

Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

в дело помещаются документы, работа по которым проведена;

Документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;

документы разных сроков хранения формируются в разные дела;

документы, касающиеся одного вопроса, помешаются в одно дело;

в дело включается один экземпляр документа;

в дело формируются, как правило, документы одного года;

документы внутри дела чаще всего располагаются в обратной хроно­логической (02.01.98, 01.01.98 и т. д.) последовательности (для документов временного хранения - до 10 лет включительно – допускается обратный хронологический порядок расположения документов в деле).

устав предприятия и другие учредительные документы формируются в са­мостоятельное дело.

протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от протоколов заседаний Совета директоров.

Приложения и другие допол­нительные документы подшиваются к тем протоколам, к которым они относятся.

Контракты предприятия делятся на две группы, хранящиеся в раз­ных делах. Первую группу составляют коммерческие контракты между предприятиями, вторую - трудовые контракты (договоры) с работника­ми.

Приказы по основной (производственной) деятельности формируют­ся отдельно от приказов по личному составу.

Документы по личному составу предприятия (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников.

Документы ограниченного доступа с грифом "КТ" или "Конфиден­циально" формируют отдельно от остальных документов предприятия.

При формировании дал с перепиской одним из решающих факторов является ее объем.

При небольшом объеме переписки заводится одно дело, содержащее входящие и исходящие письма и факсы.

Прогнозируя рост переписки с деловыми партнерами, целесообразно завести отдельные дела для входящих и исходящих документов.

При дальнейшем возрастании объема можно входящую и исходящую переписку разделить по видам документов, на письма и факсы.

В ряде фирм при формировании дал с перепиской используется подшивка "письма-ответа"" рядом с "письмом-запросом".

Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относят­ся по содержанию, независимо от времени их составления или утвер­ждения.

Бизнес-планы, рассчитанные на несколько лет, подшиваются в дело первого года, например, бизнес-план на 1995 - 2000 гг. будет нахо­диться в деле 1995 г.

Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы в одном деле, если они касаются одного и того же вопроса.

Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 сантиметров.

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.

Документы, помещенные в дело, должны иметь подписи, дату, индекс, копии-заверительную надпись, отметку “В дело.”

Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса.

Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы.

Если число предприятий-контрагентов достаточно стабильно , то в этом случае можно применить объектовый признак формирования до­кументов, т. е. в одном деле будут находиться разные виды документов (контракты, факсы, телефонограммы и т. п.), относящиеся к одной организации, например: "Документы (контракты, акты, переписка) о сотрудничестве с предприятием "Крисс" за 1998 г.".

При формировании дел используются отечественные скоросшиватели , рассчитанные в среднем на 200 листов, и папки-файлы, позволяющие подшивать в 2-3 раза больше.

Папки-файлы импортного производства (типа "Leitz", "Grand", "Bantex" и т. п.) могут вестись на протяжении нескольких лет. Поэтому для оперативного поиска документов внутри дела необходимо исполь­зовать разделители с указанием года.

Исполненные документы помещаются в папки (скоросшиватели, регистраторы), т.е. формируются в дела. Формирование дел - это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела 1 .

Дело - совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку .

В организации работы с документами формированию дел должно уделяться самое пристальное внимание и службой ДОУ (ответственным должностным лицом за работу с документами), и руководителями структурных подразделений. От того, насколько соблюдаются правила распределения документов, с которыми закончена работа, в дела, зависит не только поиск нужных для работы документов, но и их сохранность.

В начале календарного года на каждое дело, внесенное в номенклатуру дел, заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор), на корешке которой помещается индекс дела по номенклатуре. Папки устанавливаются на стеллажах (или в шкафах) в соответствии с порядком систематизации дел в номенклатуре. Работа по формированию дел ведется в течение всего календарного года, по мере окончания работы с тем или иным документом он помещается в соответствующую папку. Дело считается заведенным с момента появления в папке первого исполненного документа.

Формирование дел поручается обычно тем же работникам, которые отвечают за хранение дел. При централизованном ведении делопроизводства дела формируются и хранятся в службе документационного обеспечения управления. Это характерно для небольших организаций, в которых за делопроизводство отвечает, как правило, один работник, например секретарь руководителя. В крупных организациях (при децентрализованном ведении делопроизводства) дела формируются и в службе ДОУ, и в структурных подразделениях по месту создания или исполнения документов. Важные внутренние документы (уставы, положения и др.), приказы, распоряжения, переписка руководителей всегда формируются и хранятся в службе ДОУ (секретариате руководства, канцелярии).

Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения 2 .

При формировании дел, в которые входят различные документы, должны соблюдаться установленные правила :

• в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела;
• документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;
• в дело включается по одному экземпляру каждого документа. При этом запрещается группировать в дела черновики и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату;
• приложения и дополнительные материалы, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Однако приложения, имеющие большой объем, группируются в самостоятельное дело, о чем в документе делается отметка;
• в дело группируются документы одного календарного года. Исключение составляют:
• - переходящие дела (содержат документы по вопросам, решение которых переносится на следующий календарный год);
• - личные дела (формируются в течение всего периода работы работника в организации);
• - дела с документами выборных органов и их постоянных комиссий (формируются за период их созыва);
• - дела с документами учебных заведений (формируются за учебный год);
• - дела с документами театров, характеризующими сценическую деятельность (формируются за театральный сезон), и др.

В дела должны помещаться только исполненные документы, неисполненные запрещается подшивать в папку. Контроль за своевременным исполнением документов осуществляют обычно руководители структурных подразделений. Они принимают от исполнителей документы, проставляют на них отметку об исполнении и передают секретарю подразделения для подшивки. В некоторых организациях инструкцией по делопроизводству право списания документов в дело закреплено за самими исполнителями.

Дела, по которым распределяются документы, должны точно соответствовать номенклатуре дел. Если в течение года появляются новые документы, не предусмотренные номенклатурой дел, из них формируют самостоятельное дело. Заголовок нового дела вносят в номенклатуру под резервным номером.

Быстрота поиска необходимой документной информации зависит и от правильной систематизации документов.

Документы внутри дела должны располагаться в определенном порядке так, чтобы по своему содержанию они последовательно освещали те или иные вопросы.

Для разных видов документов установлены свои правила систематизации.

Распорядительные документы (приказы, распоряжения и т.п.) формируют в дела по видам и по хронологии с относящимися к ним приложениями. Так, уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если они утверждаются в качестве самостоятельных документов, то их помещают в отдельные дела.

В отдельные дела формируют приказы по основной деятельности и по личному составу.

В свою очередь, приказы по личному составу формируют в дела в соответствии с установленными сроками хранения. При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон трудовых отношений (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), подшивают в отдельные дела.

Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются по направлениям деятельности организации.

Протоколы подшивают в дела в хронологическом порядке и по номерам.

Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. По хронологии располагают инициативные документы. Переписка может группироваться также за учебный год, период созыва выборных органов и т.д. в зависимости от специфики деятельности организации.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие группируются отдельно от их проектов. Годовые планы и отчеты отделяют от квартальных и месячных. Плановая и отчетная документация хранится в делах того года, к которому она относится по своему содержанию, независимо от времени составления или даты поступления. Например, план на 2006 год, составленный в 2005 году, должен быть помещен в дело 2006 года.

В отдельные дела помещают обращения граждан, располагая их в алфавитном порядке. Предложения и заявления граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению группируют отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются по алфавиту фамилий.

В личных делах документы располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Соблюдение правил формирования и оформления дел в делопроизводстве позволяет осуществлять оперативный поиск документов, облегчают экспертизу их ценности и подготовку к последующему архивному хранению.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

• 1. Дайте определение номенклатуры дел. Какие задачи решает номенклатура дел в делопроизводстве организации?
• 2. Назовите общие правила составления номенклатуры дел.
• 3. Каков порядок заполнения граф номенклатуры дел?
• 4. Какие требования предъявляются к заголовкам дел, содержащих разные виды документов?
• 5. В каком порядке систематизируют заголовки дел в номенклатуре?
• 6. Каковы правила оформления и удостоверения номенклатуры дел?
• 7. Что понимается под «формированием дел»?
• 8. Каков порядок систематизации документов внутри дела, которое содержит распорядительные документы? Протоколы? Переписку?
• 9. Как определяются сроки хранения дел?
• 10. Какие требования должны учитываться при хранении дел и их использовании?

• См.: ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998. С. 7.
• См.: Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002. М.: Росархив, 2002; Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 // СЗ РФ. 2009. № 25. Ст. 3060.

3.5.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

3.5.2. Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизводства - службой ДОУ организации, при децентрализованном - как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так и службой ДОУ организации.

Формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством архива организации, а при необходимости - и соответствующего государственного архива.

3.5.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;

дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

3.5.4. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

3.5.5. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:

уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;

приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела;

поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации;

утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;

В небольших организациях дела формируются централизованно в службе документационного обеспечения управления или у секретаря. Если организация крупная, документы руководства формируются и хранятся в службе документационного обеспечения управления, а остальные документы группируются в дела и хранятся в структурных подразделениях, в которых с ними работали.

Правила и порядок формирования дел

Формирование дел проводится по правилам, которые содержатся в Основных правилах работы архивов организации, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

К началу календарного года на все дела, перечисленные в номенклатуре дел, готовятся папки.

На обложках указываются:

• наименование организации (полное и краткое);
• наименование структурного подразделения;
• индекс дела по номенклатуре дел;
• заголовок дела в полном соответствии с номенклатурой дел;
• срок хранения дела.

При формировании дел следует соблюдать ряд правил. Их выполнение всегда поможет правильно определить место хранения любого документа.

В дело помещают только исполненные и правильно оформленные документы , которые соответствуют по виду и содержанию его заголовку. Запрещается включать в дело черновые и дублетные экземпляры документов.

Необходимо запомнить, что документы постоянного и временного сроков хранения не группируют в одно дело.

Существует правило, по которому в дело не помещают более 250 листов при его толщине не более 4 см . Это условие обеспечивает оптимальные условия для поиска информации и наименьшие трудозатраты при подготовке дел к архивному хранению. Если создается больше документов, относящихся к этому делу, заводится новый том с тем же заголовком.

Дела формируются в течение одного календарного года . В учебных заведениях обычно документы группируются в течение учебного года (т.е. с сентября по август). Однако существует определенная специфика в формировании ряда категорий дел. К ним относятся судебные дела, дела, решения по которым выходят за рамки календарного (учебного) года. В течение всего периода работы формируются дела выборных органов комиссий, творческих групп.

По основной деятельности должны группироваться отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения.

Внутри дела документы также должны систематизироваться . вместе с приложениями формируют в дело по видам документов и хронологии . То есть сначала помещают документ более ранней даты, затем — более поздней. подшивают в хронологическом порядке и по номерам.

Приложения обычно присоединяются к документам, к которым они относятся. Если приложения имеют большой объем, они могут составлять отдельное дело с соответствующим заголовком.

При формировании в дело переписки следует учитывать, что письмо-ответ помещают за письмом-запросом. Это означает, что принцип хронологии соблюдается в отношении инициативных документов.

Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся, независимо от времени их создания. Годовые, квартальные и месячные планы хранятся отдельно.

В отдельные дела помещают обращения граждан , располагая их в алфавитном порядке. При этом предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Электронные документы и базы данных формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел организации, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера. Электронные базы данных формируются в отдельные дела.

Хранение дел

Сформированные и законченные дела хранятся в структурных подразделениях до передачи их в архив организации. Сохранность документов, защиту от негативного воздействия света и пыли обеспечивается хранением в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках .

Дела располагаются на полках вертикально . На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. должна быть прикреплена на внутренней стороне дверцы шкафа. Чтобы найти необходимый документ, в номенклатуре находят номер соответствующего дела и затем папку с тем же номером.

Документы, уже сформированные в дела, могут понадобиться сотрудникам для работы. В этом случае вместо документа, извлеченного из дела, помещается лист-заместитель. В листе-заместителе указывают номер и дату документа, его краткое содержание, когда и кому он выдан. На дело, выданное целиком, заполняется карта-заместитель. В ней указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения дела. Карточка-заместитель помещается в шкафу на месте выданного дела.

В соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. формирование дел

1.1 Признаки формирования дел

1.2 Правила формирования дел

1.3 Принципы расположения документов в деле

1.4 Особенности систематизации в дела отдельных видов документов.

2.1 Оформление реквизита «Заключительная форма вежливости» в письме иностранному корреспонденту

2.2 Оформление реквизита «Подпись» в письме иностранному корреспонденту

2.3 Особенность оформления отметки о наличии приложений для распорядительных документов и протоколов

2.4 Способы изготовления бланков документов

3.1 Виды гражданско-правовых договоров

3.3 Реквизиты, формы и содержание договоров

4. СТУДЕНЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ

5. РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

5.1 Приказ по основной деятельности

5.2 Приказ по личному составу

8. ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО

9. ПЕРЕПИСКА С ИНОСТРАННЫМ КОРРЕСПОНДЕНТОМ

1. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

Формированием дел называется группировка документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри него. Основой формирования дел в делопроизводстве является номенклатура дел.

Делом считается совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку (регистратор или скоросшиватель).

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

v раскладка документов по папкам (делам) и подшивка документов;

v расположение документов внутри дел в определенной последовательности;

v оформление дела.

Все эти операции выполняются повседневно в пределах календарного года. В конце календарного года в структурном подразделении заготавливают столько папок, сколько дел числится в номенклатуре. На обложки папок переносят из номенклатуры дел их заголовки и индексы, на корешки -- только индексы. По мере включения в папки первых документов на обложках проставляют дату начала дела. Дело считается заведенным после подшивки в папку первого исполненного документа. В это же время должна быть оформлена и обложка заведенного дела.

Следует различать понятия «формирование дела» и «оформление дела». Оформление дела -- это определяемая установленными правилами подготовка дела к хранению.

В архив организации документы сдаются в составе оформленных дел.

В зависимости от принятой в учреждении или организации системы делопроизводства формирование дел ведется централизованно или децентрализовано. Как правило, в крупных организациях дела формируются в структурных подразделениях, т.е. там, где созданы документы, отражающие деятельность данного подразделения. В небольших организациях формирование всех дел проводится централизованно службой делопроизводства (канцелярией, общим отделом, секретариатом). В организациях, не имеющих службы делопроизводства, формирование дел поручается секретарю. Но независимо от принципа организации делопроизводства не рекомендуется хранение и формирование дел исполнителями. Периодический контроль за правильностью формирования дел в структурных подразделениях осуществляет канцелярия в форме разъяснений и консультаций. Архив организации оказывает методическую помощь при формировании дел.

1.1 Признаки формирования дел

1) Номинальный признак - в дело включают документы, имеющие одно и то же название вида или разновидности (акты списания материальных ценностей, протоколы производственных совещаний).

2) Предметно-вопросный признак - в дело объединяют документы одного содержания, то есть при формировании документов в дело за основу берут их содержание (документы об изменении финансовых планов (справки, поручения, обоснования, ведомости)).

4) Хронологический признак - в деле формируют документы за определенный период (планы капитальных вложений за 2014 год).

5) Корреспондентский признак - в деле объединяют переписку с одним или несколькими корреспондентами (переписка с ПО «Радуга» о поставке продукции; переписка с местными органами государственного управления о порядке осуществления арендных отношений; переписка o кредитных операциях).

6) Географический признак - в одном деле переписки или другой группы документов формируют авторов, корреспондентов, которые связаны с определенной территорией (договоры о долгосрочных финансовых вложениях в местную промышленность Минской области).

7) Смешанный признак - включает в себя два или более из вышеперечисленных признаков (переписка с филиалом производственного объединения в г. Бобруйске об обосновании цен и тарифов).

Формирование дел предполагает соблюдение ряда правил. Каждое дело должно содержать только те документы, которые предусмотрены номенклатурой. Поэтому одним из обязательных условий составления номенклатуры дел является включение в нее всех документов организации (структурного подразделения). Если в течение года в организации возникают документы, не предусмотренные номенклатурой, они формируются в самостоятельные дела, /(ля этого в номенклатуре дел принято оставлять резервные номера, под которыми проводится формирование тех документов, которые не могли быть учтены при ее составлении.

Документы подшиваются в дела только после их исполнения, т.е. окончательного решения затрагиваемых в них вопросов. На документе должна быть отметка об исполнении и направлении документа в дело. Запрещено подшивать в дела неисполненные, ожидающие ответа документы. В процессе формирования документов проверяется правильность их оформления - наличие и подлинность подписей должностных лиц, дата, регистрационные индексы, отметки о контроле и об исполнении.

Переписка подшивается в дела со всеми приложениями и дополнительными материалами, относящимися к решению данного вопроса. Документы, имеющие много приложений, могут формироваться в отдельные дела.

Документы постоянного и временного срока хранения также формируются в отдельные дела. Исходя из этого правила принято формировать в отдельные дела подлинники и копии, годовые и квартальные отчеты, приказы и распоряжения.

Не следует допускать, чтобы в дела подшивались два и более экземпляра (копии) одного и того же документа: это засоряет дела ненужными документами, вызывает дополнительные затраты времени на поиск документов, неоправданно увеличивает объем хранимых материалов. Исключение могут составлять лишь те копии документов, которые имеют какие-либо резолюции, визы, дополняющие содержание первого экземпляра документа.

Каждое дело должно содержать не более 250 листов (30--40 мм), иначе оно будет неудобно в пользовании и возникнет необходимость в делении его на тома (части). Дело, состоящее из нескольких томов, имеет один большой заголовок и указание на номер тома.

Дела формируются за календарный год. Исключение составляют так называемые переходящие дела, которые содержат документы но вопросам, не решенным в течение одного года, а также учебная документация (формируется в пределах учебного года) и личные дела -- в течение всех лет работы.

Внутри каждого дела документы должны быть систематизированы, так как от последовательности расположения документов зависит скорость их поиска во время оперативного хранения, получение информации о порядке решения того или иного вопроса. Кроме того, от соблюдения требований к систематизации документов внутри дела зависит объем информации о ходе и решении отдельных вопросов. Разобщение взаимосвязанных документов по разным делам осложнит поиск необходимой информации.

1.2 П равила формирования дел

1. Следует помещать в дело те документы, которые по своему содержанию соответствуют наименованию дела по номенклатуре.

2. В дело должны подшиваться только исполненные документы

3. Переписка подшивается в дела со всеми приложениями и дополнительными материалами, относящимися к решению данного вопроса.

4. Документы постоянного и временного сроков хранения формируются в отдельные дела.

5. В дело помещается только по одному экземпляру каждого документа.

6. В деле должно быть сформировано не более 250 листов. Допустимая толщина дела - 30-40 мм.

7. В дело включаются документы только одного делопроизводственного (календарного) года.

8. Рабочие варианты (проекты) документов формируются в самостоятельные дела отдельно от их подлинников.

9. Документы должны быть оформлены в соответствии с действующими правилами (СТБ 6.38-2004).

1.3 Принципы расположения документов в деле

формирование дело бланк документ

1. Вопросно-логический. Документы в деле располагаются в логической последовательности решения того или иного вопроса.

2. Хронологический. В дело формируют документы, относящиеся к определенному хронологическому периоду (год, квартал, месяц). Как правило, в деле группируют документы одного делопроизводственного (календарного) года, за исключением переходящих дел.

3. Нумерационный. Используется в случае, когда в деле группируются однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (приказы, протоколы, квитанции, накладные и др.).

4. Алфавитный. Документы в деле группируются в алфавитном порядке, по фамилиям авторов документов, организаций-корреспондентов и др.

5. Комбинированный. Включает в себя два или более из вышеперечисленных принципов.

1.4 Особенности систематизации в дела отдельных видов документов

Распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения) группируются в дела по видам в хронологическом порядке. Уставы, положения, инструкции образуют самостоятельные дела, если они не являются приложениями к утвердившим их распорядительным документам.

Приказы по основной деятельности и приказы по личному составу формируются в отдельные дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Приказы по личному составу делятся на две группы:

v о предоставлении отпусков, взысканиях, назначении дежурных, командировках - срок хранения 3 года;

v о приеме, перемещении, увольнении, поощрении, премировании кадров, длительных и зарубежных командировках - срок хранения 75 лет.

Протоколы собраний (конференций), заседаний коллегиальных органов располагаются в деле в хронологическом порядке вместе с приложениями (доклады, проекты решений).

Утвержденные планы, отчеты, сметы, нормативы, титульные списки и другие документы, подготовка которых требует предварительных расчетов, группируются отдельно от расчетов к ним.

Планы (прогнозы) и отчеты независимо от времени их составления группируются в дела того года, к которому они относятся по содержанию. Например, план на 2001 г., составленный в 2000 г., и отчет за 2001 г., составленный в 2002 г., должны быть отнесены к 2001 г.

При формировании дел с перепиской за документом-запросом помещается документ-ответ.

Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий (внутри структурных подразделений). Предложения, заявления, жалобы граждан по вопросам работы организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению хранятся постоянно и группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам, которые хранятся в течение 5 лет.

2. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ

2.1 Оформление реквизита «Заключительная форма вежливости» в письме иностранному корреспонденту

В качестве заключительной формулы вежливости в письмах к организациям используются:

С уважением (Yours faithfully; Faithfully yours);

Искренне Ваш (Yours truly; Truly yours);

Наилучшие пожелания (Yours very truly; Best wishes).

В Англии наиболее распространенными сочетаниями вступительного обращения и заключительной формулы вежливости являются следующие:

Dear Sirs/Sir/Madam Yours faithfully

Dear Mr./Mrs./Miss/Ms Hope Yours sincerely

Dear Mark Best wishes

В данных формулах заключительная фраза соответствует началу письма. Эти же формулы часто используются в письмах российских организаций.

2.2 Оформление реквизита «Подпись» в письме иностранному корреспонденту

В письмах иностранных корреспондентов подпись ставится обычно под заключительной формулой вежливости. Фамилию лица, подписавшего документ, размещают под личной подписью, а затем указывают должность:

Yours sincerely

. . . (signature)

Mr. J. Hill

Manager

Подпись выглядит иначе, если письмо подписывает работник фирмы по поручению руководства:

Yours faithfully

. . . (signature)

For the Manager K. Trapper

Перед подписью может стоять отметка р.р. -- «за» и «от имени» или Per pro -- «по доверенности» (от лат. «per procura»). Сотрудники организации используют эту отметку, когда подписывают письма от имени своих руководителей.

2.3 Особенность оформления отметки о наличии приложений для распорядительных документов и протоколов

Данный реквизит обычно дополняет, разъясняет, детализирует отдельные вопросы основного документа.

Слово «Приложение» печатают от нулевого положения табулятора строчными буквами, после него ставится двоеточие. если документ содержит приложения, на которые отсутствуют ссылки в тексте, их названия необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров.

Особенностью протокола является то, что он по своей сути представляет собой распорядительный документ, так как отражает принятые в ходе обсуждения решения или поручения, требующие исполнения.

В распорядительных документах указание на наличие приложения дается в тексте.

2.4 Способы изготовления бланков документов

Бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной.

Во исполнение Указа Президента Республики Беларусь Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2000 г. № 1172утверждено Положение о порядке изготовления и использования бланков документов и изображением Государственного герба Республики Беларусь. В соответствии с данным Положением бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб Республики Беларусь, должны изготавливаться исключительно типографическим способом. Использование ксерокопий таких бланков при создании документов не допускается.

3. ГРАЖДАНСКО-ПРАВОВОЙ ДОГОВОР (В.А.БРАТАШ)

3.1 Виды гражданско-правовых договоров

Гражданско-правовые договоры по критерию "предмет договора" можно разделить на три основные группы:

v договор на выполнение работ;

v договор на оказание услуг;

v договор на создание объектов интеллектуальной собственности.

Рассмотрим, в чем заключается различие между названными группами гражданско-правовых договоров.

Согласно п. 1 и 2 ст. 30 Налогового кодекса Республики Беларусь (далее - НК) работой признается деятельность, результаты которой имеют материальное выражение и могут быть реализованы для удовлетворения потребностей организации и (или) физических лиц, а услугой признается деятельность, результаты которой не имеют материального выражения, реализуются и потребляются в процессе осуществления этой деятельности.

Из приведенных понятий следует, что если гражданин на основании гражданско-правового договора привлекается к деятельности, результаты которой должны реализоваться в материальных объектах, то в данном случае с гражданином должен быть заключен гражданско-правовой договор на выполнение работ, который по своей сущности является договором подряда.

Если же гражданин на основании гражданско-правового договора привлекается к деятельности, результаты которой не имеют материального выражения, то с гражданином заключается гражданско-правовой договор на оказание услуг.

В соответствии со ст. 980 Гражданского кодекса Республики Беларусь (далее - ГК) объектами интеллектуальной собственности являются: произведения науки, литературы и искусства; исполнения, фонограммы и передачи организаций вещания; изобретения, полезные модели, промышленные образцы; селекционные достижения; топологии интегральных микросхем и др. Правоотношения, вытекающие из таких договоров, регулируются, в частности, разделом V ГК.

В соответствии с требованиями Указа Президента Республики Беларусь от 06.07.2005 N 314 "О некоторых мерах по защите прав граждан, выполняющих работу по гражданско-правовым и трудовым договорам" (далее - Указ N 314) гражданско-правовой договор в обязательном порядке должен содержать следующие условия:

§ порядок расчета сторон по гражданско-правовым договорам, включая суммы, подлежащие выплате;

§ обязательство заказчика - юридического лица или индивидуального предпринимателя, предоставляющего работу гражданам по гражданско-правовым договорам, по уплате за них в установленном порядке обязательных страховых взносов на государственное социальное страхование в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь;

§ обязательства сторон по обеспечению безопасных условий работы исходя из обязанностей сторон гражданско-правового договора, перечисленных в подп. 1.3 и 1.4 п. 1 Указа N 314, и ответственность за их невыполнение;

§ основания досрочного расторжения гражданско-правового договора;

§ ответственность за неисполнение заказчиком обязательств по оплате выполненной работы, оказанной услуги либо созданного объекта интеллектуальной собственности в виде неустойки в размере не менее 0,15% невыплаченной суммы за каждый день просрочки.

В соответствии со ст. 9.25 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях нарушение заказчиком указанных требований заключения гражданско-правового договора влечет на него наложение штрафа в размере 10% от суммы договора, а при невозможности ее установления - до 15 базовых величин.

Согласно подп. 1.3 п. 1 Указа N 314 установлено, что заказчик, исходя из вида гражданско-правового договора, обязан:

v предоставлять при необходимости места для выполнения работ, оказания услуг и создания объектов интеллектуальной собственности по гражданско-правовому договору, соответствующие правилам охраны труда и требованиям техники безопасности;

v осуществлять подготовку (обучение), инструктаж, повышение квалификации и проверку знаний граждан, выполняющих работу по гражданско-правовым договорам, по вопросам безопасных условий выполнения работ, оказания услуг и создания объектов интеллектуальной собственности либо требовать документы, подтверждающие прохождение ими подготовки (обучения), инструктажа, медицинского осмотра, если это необходимо для выполнения соответствующих видов работ;

v не допускать (отстранять) к выполнению работ, оказанию услуг, созданию объектов интеллектуальной собственности в соответствующий день граждан, выполняющих работу по гражданско-правовым договорам в местах, предоставленных заказчиком, появившихся на работе в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения, а также в состоянии, связанном с болезнью, препятствующем выполнению работы;

v обеспечивать беспрепятственный допуск представителей государственных органов и иных организаций, в компетенцию которых входит осуществление проверок и контроля за соблюдением законодательства, в т.ч. проверок условий выполнения работ, оказания услуг, создания объектов интеллектуальной собственности, а также представлять информацию, необходимую для проведения контрольных мероприятий;

v расследовать либо принимать участие в расследовании несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в порядке, определенном законодательством.

Кроме того, подпунктом 1.4 пункта 1 Указа N 314 установлен ряд требований и к гражданам, выполняющим работу по гражданско-правовому договору. Граждане, выполняющие работу по гражданско-правовым договорам, с учетом вида гражданско-правового договора обязаны:

v соблюдать соответствующие инструкции, правила и другие нормативные правовые акты, устанавливающие требования к безопасным условиям выполнения работ, оказания услуг и создания объектов интеллектуальной собственности, безопасной эксплуатации машин, оборудования и других средств производства, а также правила поведения на территории, в производственных, вспомогательных и бытовых помещениях организации;

v использовать средства индивидуальной защиты;

v проходить в установленном порядке подготовку (обучение), инструктаж, повышение квалификации, проверку знаний по вопросам безопасных условий выполнения работ, оказания услуг и создания объектов интеллектуальной собственности и медицинские осмотры.

3. 3 Реквизиты, формы и содержание договоров

Гражданско-правовой договор заключается с соблюдением простой письменной формы договора - в виде единого документа, подписанного двумя его сторонами - заказчиком и исполнителем. Со стороны заказчика гражданско-правовой договор подписывается руководителем или уполномоченным им лицом.

Образец договора

ДОГОВОР ПОДРЯДА N _______ (с физическим лицом) г.________________ "___" ________________ ____ г. В дальнейшем именуемое "Заказчик", в лице ______________, действующего на основании ________________, с одной стороны, и гражданин Республики Беларусь ______________, проживающий по адресу: _______________, в дальнейшем именуемый "Подрядчик", с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем: 1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА 1.1. Подрядчик обязуется выполнить по заданию Заказчика следующую работу: - ___________________________________________; - ___________________________________________ и сдать результат Заказчику по Акту сдачи-приемки в установленный настоящим договором срок, а Заказчик обязуется принять результат работы и оплатить его (уплатить цену работы). Все работы производятся в помещении Заказчика по адресу: _______________. 2. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН 2.1. Заказчик имеет право: 2.1.1. проверять ход и качество работы, выполняемой Подрядчиком, не вмешиваясь в его деятельность; 2.1.2. если Подрядчик не приступает своевременно к исполнению договора подряда или выполняет работу настолько медленно, что окончание ее к сроку становится явно невозможным, Заказчик вправе отказаться от исполнения договора и потребовать возмещения убытков; 2.1.3. если во время выполнения работы станет очевидным, что она не будет выполнена надлежащим образом, Заказчик вправе назначить Подрядчику разумный срок для устранения недостатков и при неисполнении Подрядчиком в назначенный срок этого требования отказаться от договора либо поручить исправление работы другому лицу за счет Подрядчика, а также потребовать возмещения убытков; 2.1.4. Заказчик может в любое время до сдачи ему работы отказаться от договора подряда, уплатив Подрядчику часть установленной цены за работу, выполненную до получения уведомления об отказе Заказчика от договора. Заказчик также обязан возместить Подрядчику убытки, причиненные прекращением договора, в пределах разницы между частью цены, выплаченной за выполненную работу, и ценой, определенной за всю работу. 2.2. Заказчик обязан: 2.2.1. оказывать содействие Подрядчику в выполнении работы, в том числе предоставить место для выполнения работ по настоящему договору, соответствующее правилам охраны труда и требованиям техники безопасности; 2.2.2. в порядке и сроки, установленные настоящим договором, с участием Подрядчика осмотреть и принять результат выполненной работы, а при обнаружении отступлений от договора, ухудшающих результат работы, или иных недостатков в работе немедленно заявить об этом Подрядчику; 2.2.3. осуществлять инструктаж Подрядчика по вопросам безопасных условий выполнения работ (при необходимости - проверку знаний); 2.2.4. обеспечить Подрядчику безопасные условия труда и уплачивать взносы по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в Белорусское республиканское унитарное страховое предприятие "Белгосстрах"; 2.2.5. не допускать (отстранять) к выполнению работ в соответствующий день Подрядчика в месте, предоставленном Заказчиком, появившегося на работе в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения, а также в состоянии, связанном с болезнью, препятствующем выполнению работы; 2.2.6. обеспечивать беспрепятственный допуск представителей государственных органов и иных организаций, в компетенцию которых входит осуществление проверок и контроля за соблюдением законодательства, в том числе проверок условий выполнения работ, а также представлять информацию, необходимую для проведения контрольных мероприятий; 2.2.7. расследовать либо принимать участие в расследовании несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в порядке, определенном законодательством; 2.2.8. уплачивать страховые взносы на государственное социальное страхование; 2.2.9. оплатить установленную настоящим договором цену работы в порядке и сроки, определенные в настоящем договоре. 2.3. Подрядчик имеет право: 2.3.1. самостоятельно определять способы выполнения задания Заказчика; 2.3.2. отказаться от исполнения настоящего договора полностью или частично в случае, если Заказчиком не созданы или ненадлежащим образом созданы условия, предусмотренные гражданско-правовым договором для безопасного выполнения работ; 2.3.3. получить оплату за качественно и в срок выполненную работу в сумме, порядке и сроки, оговоренные настоящим договором. 2.4. Подрядчик обязан: 2.4.1. выполнить работу лично; 2.4.2. немедленно предупредить Заказчика и до получения от него указаний приостановить работу при обнаружении: Возможных неблагоприятных для Заказчика и (или) Подрядчика последствий выполнения его указаний о способе исполнения работы; Иных независящих от Подрядчика обстоятельств, которые грозят годности или прочности результатов выполняемой работы либо создают невозможность ее завершения в срок; 2.4.3. соблюдать соответствующие инструкции, правила и другие нормативные правовые акты, устанавливающие требования к безопасным условиям выполнения работ, безопасной эксплуатации машин, оборудования и других средств производства, а также правила поведения на территории, в производственных, вспомогательных и бытовых помещениях Заказчика; 2.4.4. проходить в установленном порядке инструктаж, проверку знаний по вопросам безопасных условий выполнения работ, медицинские осмотры (при необходимости указать - использовать средства индивидуальной защиты). 3. ПОРЯДОК И СРОКИ ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ 3.1. Работа выполняется ______________________ (из материалов Заказчика / иждивением Подрядчика). 3.2. Сроки выполнения Подрядчиком работы: Начало выполнения работы: __________ г. Окончание выполнения работы: __________ г. 4. ЦЕНА РАБОТЫ, ПОРЯДОК И СРОКИ ОПЛАТЫ 4.1. Цена работы составляет ___________ белорусских рублей, в том числе подоходный налог в сумме _____, обязательные страховые взносы на государственное пенсионное страхование в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты (далее - ФСЗН) (1%) в сумме ____________. 4.2. Заказчик производит удержание и перечисление указанных в п. 4.1 сумм налога и взносов в ФСЗН в порядке и сроки, установленные законодательством Республики Беларусь. 4.3. Заказчик выплачивает Подрядчику обусловленную цену работы за вычетом установленных п. 4.1 настоящего договора сумм подоходного налога и взносов в ФСЗН не позднее, чем в _________-дневный срок, следующий за днем окончательной сдачи Подрядчиком результатов работы по Акту сдачи-приемки, при условии, что работа выполнена надлежащим образом и в согласованный срок. (В договоре допускается предусмотреть возможность выплаты Подрядчику аванса.) 4.4. Оплата работы производится в кассе Заказчика по адресу: ________________________________________ (или указать иной способ выплаты). 5. КАЧЕСТВО РАБОТЫ 5.1. Качество выполненной Подрядчиком работы должно соответствовать требованиям, обычно предъявляемым к работам соответствующего рода (или указать о соответствии требованиям ГОСТ, СТБ и т.п.) 5.2. В случаях, когда работа выполнена Подрядчиком с недостатками, которые делают результат работы непригодным для обычного использования, Заказчик вправе по своему выбору потребовать от Подрядчика: Безвозмездного устранения недостатков в разумный срок; Соразмерного уменьшения установленной за работу цены. 5.3. Подрядчик вправе вместо устранения недостатков, за которые он отвечает, безвозмездно выполнить работу заново с возмещением Заказчику причиненных просрочкой исполнения убытков. 6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН 6.1. За неисполнение Заказчиком обязательств по оплате выполненной работы Заказчик уплачивает Подрядчику неустойку в размере 0,15 процента невыплаченной суммы за каждый день просрочки. 6.2. За неисполнение Подрядчиком определенных настоящим договором сроков выполнения работы Подрядчик уплачивает Заказчику неустойку в размере ________ процента от суммы настоящего договора за каждый день просрочки. 7. СРОК ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА. ПОРЯДОК ИЗМЕНЕНИЯ И РАСТОРЖЕНИЯ ДОГОВОРА 7.1. Настоящий Договор заключен на срок до __________ г. 7.2. Стороны могут досрочно прекратить действие настоящего Договора в следующих случаях: 7.2.1. по соглашению Сторон - в любое время; 7.2.2. по инициативе одной Стороны - в случаях, установленных законодательством Республики Беларусь и п. 2 настоящего договора. 7.3. Настоящий Договор может быть изменен только по обоюдному согласию Сторон. Все изменения и дополнения к Договору оформляются в письменном виде. 8. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ 8.1. Во всем остальном, что не урегулировано настоящим договором, стороны руководствуются действующим законодательством Республики Беларусь. 8.2. Ни одна из сторон не имеет права передать третьему лицу свои права и обязательства по настоящему договору без письменного согласия другой стороны. 8.3 Настоящий договор составлен в двух экземплярах, по одному экземпляру для каждой из сторон. АДРЕСА, РЕКВИЗИТЫ И ПОДПИСИ СТОРОН ЗАКАЗЧИК ПОДРЯДЧИК Наименование Отчество Банковские реквизиты Паспортные данные Страховой номер согласно страховому свидетельству Тел. (факс) От имени Заказчика Подрядчик (подпись) (И.О.Фамилия) (подпись) (И.О.Фамилия)

4. СТУДЕНЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ

Прошу разрешить мне в связи с семейными обстоятельствами приступить к досрочной сдаче сессии с 11.01.2016.

В дело 03-13/3

(подпись)

5. РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

5.1 П риказ по основной деятельности

О конфиденциальности

В целях предотвращения нанесения возможного экономического ущерба предприятию со стороны юридических и физических лиц, путем безвозмездного присвоения информации, носящей конфиденциальный характер, находящейся в персональных компьютерах сотрудников

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Запретить допуск к работе на компьютерах лиц, не являющихся сотрудникам предприятия.

2. Запретить передачу информации, полученной в результате производственной деятельности, лицам и организациям, не связанным прямимы служебными контактами или договорными отношениями.

3. За нарушение приказа установить меру дисциплинарной или материальной ответственности виновных лиц в порядке, установленном действующим законодательством.

4. Руководителям структурных подразделений довести положения приказа до всех сотрудников предприятия.

5. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора Петрова П.П.

Генеральный директор (подпись) И.И. Иванов

Начальник

отдела кадров

(подпись) В.Н. Балашов

04.01.2016

Начальник

юридической службы

(подпись) Е.Г. Комоцкая

04.01.2016

В дело 06-03

(подпись)

04.01.2016

5.2 П риказ по личному составу

Открытое акционерное общество

«Журавушка»

ПРИКАЗ

01.09.2015 № 50-к

г. Минск

По личному составу

1. ПРИНЯТЬ:

ЖУЛЕКО Василину Сергеевну, с 01.09.2015 временным работником, ч. 2 ст. 292 Трудового кодекса Республики Беларусь, на должность менеджера отдела планирования производства по контракту сроком на 3 (три) месяца с 01.09.2015 по 30.11.2015 с окладом 4 800 000 (четыре миллиона восемьсот тысяч) рублей.

Основание: 1. Заявление Жулеко В.С. от 31.08.2015.

2. Контракт от 01.09.2015 № 66.

2. ПРЕДОСТАВИТЬ:

КАРПОВОЙ Людмиле Юрьевне, дизайнеру отдела маркетинга, социальный отпуск без сохранения заработной платы в количестве 5 календарных дней с 02.09.2015 по 06.09.2015 в связи с регистрацией брака, ст. 190 Трудового кодекса Республики Беларусь.

Основание: 1. Заявление Карповой Л.Ю. от 31.08.2015.

2. Справка отдела ЗАГС.

3. УВОЛИТЬ:

БЕТГЕР Владимира Николаевича, менеджера по персоналу, 05.09.2015 в связи с несоответствием занимаемой должности вследствие недостаточной квалификации, препятствующей продолжению данной работы, п. 3 ст. 42 Трудового кодекса Республики Беларусь.

Основание: 1. Решение аттестационной комиссии.

2. Заявление Бетгер В.Н. от 31.08.2015 об отказе от перевода на другую работу.

Директор ОАО (подпись) И.И. Иванов

Начальник отдела кадров

(подпись) В.Н. Балашов

01.09.2015

В дело 03-06

(подпись) П.А. Антипенко

05.09.2015

Формулировка записи в трудовую книжку

1. О приеме Жулеко В.С.

Звесткi аб рабоце Сведения о работе
Нумар запiсу Номер записи
	чысло число	месяц месяц	год год
				Открытое акционерное
				общество «Журавушка»
				Принята временным
				работником на должность
				менеджера отдела
				планирования производства
				по контракту

2. Об увольнении Бетгер В.Н.

Звесткi аб рабоце Сведения о работе
Нумар запiсу Номер записи		Звесткi аб прыёме на работу, пераводзе на iншую работу, звальненнi (з указаннем прычын i са спасылкай на артыкул, пункт закону) Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)	На падставе чаго ўнесены запiс (назва дакумента, яго дата i нумар) На основании чего внесена запись (название документа, его дата и номер)
	чысло число	месяц месяц	год год
				Уволен в связи с
				несоответствием занимаемой
				должности вследствие
				недостаточной
				квалификации,
				препятствующей
				продолжению данной работы
				п. 3 ст. 42 Трудового кодекса
				Республики Беларусь
				Начальник В.Н.Балашов
				отдела (подпись)

6. СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦТОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Ермаченок Ольга Анатольевна, руководитель группы маркетинговых исследований, не составила техническое задание, не обеспечила обработку анкетных данных от потребителей, не осуществила контроль за соблюдением сроков исследований, тем самым график проведения маркетинговых исследований был нарушен.

Приложение: график проведения маркетинговых исследований.

Начальник отдела (подпись) Е.Г. Комоцкая

В дело 03-09/2

(подпись)

7. ДОКУМЕНТЫ, ВХОДЯЩИЕ В СОСТАВ ЛИЧНОГО ДЕЛА

Сведения об образовании и специальности дополнены на основании Диплома М № 227348, выданного 29.06.2019 г. Учреждением образования «Белорусский государственный экономический университет» Инспектор по кадрам А.П.Салей	ПРАЦОЎНАЯ КНIЖКА ТРУДОВАЯ КНИЖКА ПК № 1185911
	Прозвiшча
		Анжелика
	Iмя па бацьку
	Отчество	Геннадьевна
	Дата нараджэння
	Дата рождения
	Адукацыя
	Образование	среднее специальное,
	Прафесiя, спецыяльнасць
	Профессия, специальность	экономист
	Дата запаўнення
	Дата заполнения
	Подпiс уладальнiка кнiжкi
	Подпись владельца книжки
	Подпiс асобы, якая адказна за выдачу працоўнай кнiжкi
	Подпись лица, ответственного за выдачу трудовой книжки
	Салей М.П. (разборлiва, разборчиво)

Звесткi аб рабоце Сведения о работе
Нумар запiсу Номер записи		Звесткi аб прыёме на работу, пераводзе на iншую работу, звальненнi (з указаннем прычын i са спасылкай на артыкул, пункт закону) Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)	На падставе чаго ўнесены запiс (назва дакумента, яго дата i нумар) На основании чего внесена запись (название документа, его дата и номер)
	чысло число	месяц месяц	год год
				Открытое акционерное общество «БПС-сбербанк»
				Принята на должность специалиста по
				операционно-кассовой работе
				по контракту
				Переведена на должность начальника	Приказ от
				отдела розничного бизнеса	30.09.2019 № 674-к

8. ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО

Таварыства з дадатковай адказнасцю «Экстат» (ТДА «Алмаз») вул. Я. Коласа, 72, 220003 г. Мінск, Рэспубліка Беларусь Тэл. / факс 225 20 20 E - mail: [email protected] Р / с 3012000000009 у філіяле № 504 « АСБ Беларусбанк » ААТ г. Минскa МФА 153001623 , код 524 УНП 191126943 04.01.2016 № 02-10/3 О представлении информации	Общество с дополнительной ответственностью «Экстат» (ОДО «Алмаз») ул. Я. Колоса, 72, 220003 г. Минск, Республика Беларусь Тел. / факс 225 20 20 E-mail: [email protected] Р/с 3012000000009 в филиале № 504 «АСБ Беларусбанк» ОАО г. Минскa МФО 153001623, код 524 УНП 191126943 Директору ООО «Кварц» Иванову И.И. ул. Ленина, 46, 220340, г.Минск Петрову П.П. Подготовить ответ до 06.01.2016 (подпись Иванова И.И.)

Уважаемый Иван Иванович!

Мы очень заинтересованы Вашей электронной системой управления. Поэтому хотим уточнить: по какой цене и на каких условиях Вы бы могли поставить данную электронную систему управления со всеми принадлежностями. Надеемся на плодотворное сотрудничество!

Директор ОДО (подпись) А.Г. Хлуд

5 Ковган К.Б. 254 87 94

БК 04.01.2016 Let. 2-13/111

В дело 06-11

Подготовлен ответ

№ 12-10/2 от 06.01.2016

(подпись) А.В. Бобров

9. ПЕРЕПИСКА С ИНОСТРАННЫМ КОРРЕСПОНДЕНТОМ

THE VICING PRESS INC.,

Madison Avenue 625, New York 10022, USA.

Tel. 2 400 123456, Fax.2 400 123457

Your ref. BS/IL/854.

Our ref. LM/UO/321

04 January 2015

Likin Company

31 Mira Street, 170098

Minsk, Belarus

Уважаемые господа,

мы хотим сообщить вам, что, несмотря на то, что наша сторона делает все возможное для успешного выполнения своих обязательств по контракту № 666, ход выполнения работ вызывает у нас некоторую озабоченность.

Практика строительства показала, что местные субподрядные фирмы, приглашенные по вашей рекомендации, не в состоянии выполнять строительные работы качественно и в срок.

Отрицательно сказывается на ходе выполнения работ и тот факт, что оборудование и строительные материалы, которые ваша фирма обязалась поставить, до сих пор не представлены вашей стороной.

Понимая, что только строгое выполнение обязательств обеими сторонами позволит успешно и вовремя закончить строительство, просим вас внимательно изучить это письмо и принять необходимые меры.

С уважением, Angelika Khlud

Direkto.

Приложение: список оборудования и материалов.

10. ОРГАНИЗАЦИЯ И АНАЛИЗ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Ин-декс дела	Название раздела, заголовок дела (тома, части)	Коли-чество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и номер статьи по перечню	Примечания
	1. Руководство
	Приказы по административно-хозяйственным вопросам		5 л., ст. 19.2.	После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства
	Учредительные документы		10 л., ст. 21	После ликвидации организации
	Штатное расписание предприятия		10 л., ст. 30.
	Документы о результатах проведения проверок, мониторингов (требования (предписания) об устранении нарушений, акты (справки), жалобы, объяснительные записки, переписка и др.)		5 л., ст. 222	При условии проведения следующей проверки, мониторинга. Проверок по вопросам, связанным с осуществлением финансово-хозяйственных операций, - после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства

Зав. канцелярией

04.01.2016 (подпись) Л.В. Ластовская

Зав. архивом

04.01.2016 (подпись) З.Г. Серая

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. О некоторых мерах по защите прав граждан, выполняющих работу по гражданско-правовым и трудовым договорам: Указ Президента Республики Беларусь от 06.07.2005 г. № 314 // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь - 2005. - № 107, 1/6603.

2. Гражданский кодекс Республики Беларусь: принят Палатой представителей 7 декабря 1998 г: одобр. Советом Респ. 19 ноября 1998 г. : текст Кодекса по состоянию на 29 октября 2015 г. - Минск: Национальный центр правовой информации Республики Беларусь, 1998 - № 218-З.

3. Налоговый кодекс Республики Беларусь (Особенная часть): принят Палатой представителей 11 декабря 2009 г. : одобр. Советом Респ. 19 декабря 2009 г. : текст Кодекса по состоянию на 30 декабря 2014 г. - Минск: Амалфея, 2014. - 352 с.

4. Кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях: принят Палатой представителей 17 декабря 2002 г. : одобрен Советом Республики 3 апреля 2003 г. : текст по состоянию на 15 июля 2008 г. // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. - 2007. - № 263, 2/1376.

5. Паневчик, В. В. Делопроизводство. Документационное и оргтехническое обеспечение управления: учебное пособие для студентов учреждений, обеспечивающих получение высшего образования по экономическим специальностям / В. В. Паневчик, В. В. Акулич, С. В. Некраха; [под редакцией В. В. Паневчика]. - Минск: БГЭУ, 2008. - 318 с.

6. Справочная правовая система КонсультантПлюс [Электронный ресурс] / ООО «ЮрСпектр». - Минск, 1998. - Режим доступа: http://www.consultant.by. - Дата доступа: 24.12.2015.

Размещено на Allbest.ru

...

Подобные документы

Состав организационно-распорядительных документов. Документирование и организацию работы с официальными документами. Правила оформления распорядительных документов. Основные виды распорядительных документов, примеры оформления постановления, приказа.

курсовая работа , добавлен 29.10.2014


Особенности формирования дел в учреждении, основные признаки их заведения. Принципы расположения документов в открытом деле. Систематизация в делах отдельных видов документов. Общие требования к оформлению дел, нумерация их листов, оформление обложки.

курсовая работа , добавлен 05.04.2015


Состав организационно-распорядительных документов. Количество печатных знаков на странице формата А4. Требования к официально-деловому стилю документов. Способы утверждения бумаг. Реквизиты, правила их расположения. Пример оформления распоряжения.

контрольная работа , добавлен 26.05.2013


контрольная работа , добавлен 27.10.2014


Правила оформления реквизитов различных видов документов. Виды бланков, разрабатываемых в соответствии с государственным стандартом Республики Беларусь. Оформление отдельных видов документов: приказ, указание, протокол, акт, докладная записка, письмо.

контрольная работа , добавлен 16.03.2015


Общие понятия о распорядительных документах. Основные требования к ведению распорядительных документов. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов в Западно-сибирском управлении Ростехнадзора (постановление, приказ, распоряжение).

контрольная работа , добавлен 21.10.2010


Изучение понятия и сущности распорядительных документов, их соответствие с нормативно–правовыми актами. Основые правила составления постановления, распоряжения, решения, приказа. Виды актов и особенности их оформления. Рассмотрение примера телеграммы.

контрольная работа , добавлен 24.03.2014


Особенности документирования управленческой деятельности, требования к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков. Порядок размножения документов. Правила оформления и передача телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм.

курсовая работа , добавлен 22.12.2010


Понятие документа его виды, формы. Роль документации в управлении организации. Этапы подготовки и оформления распорядительных документов. Анализ составления, оформления распорядительных документов в Аппарате Мировых судей по Учалинскому району и г. Учалы.

курсовая работа , добавлен 09.11.2012


Понятие функции официальных документов, их разновидности и содержание. Состав обязательных реквизитов. Структура бланков документов. Основные стандарты, отражающие общие требования к составлению и оформлению наиболее распространенных документов.