Сдаем отчетность: инструкция по заполнению СЗВ-М. СЗВ-М: Сведения о застрахованных лицах Новая форма сзв м за май файл

С прошлого года юридические лица и индивидуальные предприниматели ежемесячно передают в Пенсионный фонд сведения о застрахованных сотрудниках. В материале сайт представлена детальная инструкция по заполнению СЗВ-М и некоторые особенности предоставления этого документа.

Форма, сроки и порядок предоставления отчета СЗВ-М были утверждены Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ № 83п от 01.02.2016.

Отчет СЗВ-М: кто сдает и когда

Отчетность СЗВ-М нужно предоставлять ежемесячно не позднее 15 числа, следующего за отчетным месяцем. Если крайний срок сдачи формы выпадает на праздничный или выходной, сдавать ее надо в ближайший рабочий день. Действующими нормами не запрещено сдавать ее и ранее, в текущем месяце. Однако работодатель должен быть уверен, что до конца месяца не примет на работу нового сотрудника. Иначе — штраф за предоставление неполных сведений. Сроки сдачи СЗВ-М в 2019 году для ИП с работниками не отличаются от общеутвержденных.

Предоставим сроки сдачи СЗВ-М в 2019 году в виде таблицы:

Отчетный период (2019 год)	Срок сдачи
	(дата перенесена с выходного дня)
Сентябрь
	(дата перенесена с выходного дня)

Ежемесячную отчетность СЗВ-М в 2019 году должны предоставлять все страхователи (организации и индивидуальные предприниматели) в отношении застрахованных лиц, которые работают по трудовым договорам и с которыми заключены гражданско-правовые договоры, если с вознаграждений по ним уплачиваются страховые взносы. Бланк сдается в территориальный орган ПФР, в котором зарегистрирована отчитывающаяся организация.

Надо ли отчитываться, если нет наемных работников и лиц, работающих по договорам ГПХ

Форму СЗВ-М обязаны предоставлять и те компании, у которых не оформлено ни одного сотрудника. Согласно действующему законодательству, генеральный директор также является наемным работником.

В соответствии с новыми требованиями ПФР, даже если руководитель является единственным учредителем юрлица, даже если он является единственным работником, отчетность на него нужно подавать. Такие разъяснения содержатся в сообщении Пенсионного фонда РФ .

Кто освобожден от сдачи отчетности

• крестьянские фермерские хозяйства, где нет наемных работников;
• индивидуальные предприниматели, арбитражные управляющие, частнопрактикующие адвокаты и нотариусы, которые уплачивают фиксированные страховые взносы только за себя;
• работодатели в отношении иностранных граждан и лиц без гражданства, которые временно пребывают в России или работают дистанционно, на которых не распространяется обязательное пенсионное страхование;
• работодатели в отношении военнослужащих, сотрудников органов МВД и ФСБ (за исключением вольнонаемных), так как к ним обязательное пенсионное страхование не применяется, и для них государством предусмотрены иные гарантии.

Куда и в какой форме сдавать СЗВ-М в 2019

Форма СЗВ-М сдается в территориальный орган ПФР, в котором зарегистрирован страхователь (п. 1 ст. 11 закона № 27-ФЗ). При этом каждый филиал отдельно подает сведения о работниках и лицах, которые выполняют работы (оказывают услуги) по договорам гражданско-правового характера. Обращаем ваше внимание, что во время заполнения документа указывается ИНН основной фирмы, а КПП обособленного подразделения.

Согласно п. 2 ст. 8 № 27-ФЗ, компания, где менее 25 застрахованных лиц, может предоставлять отчетность в виде документов в письменной форме (на бумаге). Остальные обязаны сдавать отчеты в электронном варианте. В 2019 году Пенсионный фонд штрафует те организации, которые не соблюдают предусмотренный законом формат сдачи отчетов, на 1000 рублей. Ниже приведена инструкция по заполнению бланка.

Быстро и бесплатно заполнить ежемесячный отчет можно в специальной программе «Документы ПУ 6». Она доступна для скачивания на официальном сайте Пенсионного фонда в разделе «Бесплатные программы для работодателей» .

Заполнить отчет в онлайн-сервисах можно и на сайтах разработчиков бухгалтерского ПО — Мое дело , Контур , Небо и других. Некоторые сайты позволяют это делать свободно, но обычно сервисы требуют платы (до 1000 рублей).

Инструкция по заполнению раздела I отчета СЗВ-М

Форма состоит из 4 разделов, каждый из которых обязателен для заполнения. Инструкция по заполнению поможет разобраться. В разделе 1 следует указать следующие реквизиты страхователя:

• регистрационный номер в ПФР. Он указан в уведомлении из Пенсионного фонда, полученном при регистрации. Также его можно узнать в местном отделении ПФР, налоговой инспекции либо на сайте nalog.ru ;
• наименование (краткое);
• в поле «ИНН» следует указать код в соответствии с полученным свидетельством о постановке на учет в налоговом органе;
• поле «КПП» индивидуальные предприниматели не заполняют. Организации при заполнении бланка указывают КПП, который был получен в ИФНС по месту нахождения (обособленные подразделения указывают КПП по своему месту нахождения).

Образец заполнения раздела I

Инструкция по заполнению раздела II отчета СЗВ-М

В разделе 2 нужно указать период, за который подается форма. Код отчетного периода — это двузначный порядковый номер месяца, год состоит из четырех цифр. Если возникнут трудности, то в форме предусмотрены пояснительные данные с этой информацией.

Образец заполнения раздела II

Инструкция по заполнению раздела III отчета СЗВ-М

В разделе 3 необходимо указать шифр типа передаваемого отчета. Он может принимать 3 значения:

• «исхд» — исходная форма, которую предприятие сдает за указанный отчетный период впервые;
• «доп» — дополняющая форма. Этот код нужно указать в случае, если исходный отчет уже сдан, но его нужно откорректировать. К примеру, появился новый сотрудник либо по нему были поданы неверные данные;
• «отмн» — отменяющая форма. Этот код нужно использовать, если необходимо полностью исключить из поданного исходного отчета каких-либо сотрудников. Например, в отчете содержатся данные на работника, который уволился и в текущем периоде уже не работал.

Образец заполнения раздела III

Инструкция по заполнению раздела IV отчета СЗВ-М

Последний раздел представлен в виде таблицы, в которую заносится список работников, имеющих заключенные трудовые контракты на предприятии в текущем периоде, в том числе и договоры ГПХ. Таблица состоит из четырех столбцов:

• в первый записывается порядковый номер строки;
• во второй — полные Ф.И.О. сотрудника в именительном падеже. Если отчество отсутствует, его не указывают;
• в третьем — СНИЛС (регистрационный номер работника в ПФР). Это обязательная информация;
• в четвертом — ИНН (регистрационный номер работника в ИФНС). Как сказано в Постановлении Правления ПФ РФ № 83п, этот столбец заполняется при наличии у страхователя необходимых сведений.

Вносить данные в таблицу разрешается либо в алфавитном порядке, либо случайным образом.

В конце отчет должен быть подписан генеральным директором или предпринимателем с указанием должности и Ф.И.О. Здесь же указывается дата составления формы и проставляется печать, если она используется в компании. Поскольку в форме СЗВ-М не предусмотрена возможность подписания отчета представителем страхователя, она должна подаваться лично либо директором организации, либо предпринимателем.

Образец заполнения раздела IV

Полностью заполненный согласно инструкции образец документа выглядит следующим образом:

Распространенные ошибки при заполнении СЗВ-М

	Как должно быть	Как исправить
Отсутствуют сведения о застрахованном лице	При заполнении формы нужно указывать всех сотрудников, с которыми заключен трудовой договор или договор ГПХ (даже если человек проработал всего один день). Сведения нужно подавать и в том случае, если не было никаких начислений и выплат на сотрудника в ПФР, но он не уволен.	Сдается дополняющая отчетность, в которой указываются те сотрудники, которые не были отражены в исходной форме. В третьем разделе ставим код формы «ДОП».
Присутствует лишний сотрудник	Наличие записей о лишних сотрудниках (например, уволенных) приравнивается к недостоверным сведениям.	Нужно предоставить отменяющую форму с указанием в ней только лишних сотрудников. В третьем разделе ставим код формы «ОТМН».
Неправильный ИНН сотрудника	Хотя отсутствие самого ИНН при заполнении бланка не будет являться ошибкой, тем не менее, если он указывается, вводите его корректно.	Одновременно предоставляются два бланка: отменяющий — по сотруднику с неверным ИНН и вместе с ним дополняющий, в котором указываются верные сведения.
Неправильный СНИЛС сотрудника	Как и в случае с ИНН, отсутствие кода не является ошибкой, но за неверные сведения можно получить штраф.	Если отчет не будет принят, то его необходимо исправить и предоставить заново как исходящий. Если будут приняты лишь правильные сведения, то исправления предоставляются на сотрудников с ошибками в дополняющей форме.
Неправильный отчетный период	Нужно правильно указать код месяца и год.	Необходимо повторно предоставить форму со статусом «исходящая», корректно указав отчетный период.

Санкции и штрафы

За непредоставление формы СЗВ-М в установленный срок предусмотрен штраф в размере 500 рублей. Эту сумму придется заплатить за каждого работника, на которого не предоставлены сведения (ч. 4 ст. 17 закона № 27-ФЗ). Таким же штрафом будет наказываться подача неполных и(или) недостоверных сведений в отношении каждого работника (ч. 4 ст. 17 закона № 27-ФЗ). Кроме того, за подачу отчетности не в той форме ПФР оштрафует работодателя на 1000 рублей. В случае ошибочных сведений штрафа можно избежать, если исправить неточность самостоятельно.

Оформление данного отчета не занимает большого количества времени и СЗВ-М инструкция по заполнению в этом поможет.

Сведения о застрахованных лицах сдают в ПФР каждый месяц по форме СЗВ-М. Форма уже почти не вызывает сложностей у страхователей, однако есть нюансы заполнения и сдачи, на которые стоит обратить внимание.

Нюансы сдачи СЗВ-М за май 2018 года

Отчет фонд принимает как на бумажных носителях, так и в форме электронного документа. В бумажном формате можно сдать СЗВ-М только при определенной численности застрахованных работников: если число сотрудников 24 человека и меньше. Сведения за 25 и больше «физиков» сдают только через интернет.

Бланк СЗВ-М

В целях расчета численности работников форма их привлечения к работе значения не имеет. То есть неважно, как устроено застрахованное лицо, — по договору подряда или выполнения услуг.

В форме учитывают всех сотрудников, с которыми в течение отчетного месяца — мая 2018 года — хотя бы один день действовали трудовые и гражданско-правовые договоры. С работниками даже в отпуске за свой счет продолжаются трудовые отношения, поэтому запишите их в бланке.

Напомним, с 1 апреля 2018 года ПФР больше не принимает СЗВ-М по старой форме. Только новый формат — его можно найти в приложении к постановлению Правления ПФР от 07.12.2016 № 1077п. Или обновите свою программу сдачи отчетности.

Если сдать отчет по старому формату (утв. Распоряжением Правления ПФР от 25.02.2016 № 70р), ПФР не примет сведения и вам грозит штраф за просрочку, если вы вовремя не пересдадите форму.

Срок сдачи бумажного и электронного отчета единый: отчитываться в ПФР можно сразу после окончания отчетного месяца — фонд будет принимать СЗВ-М за май 2018 года с 1 по 15 июня включительно.Переноса срока в этом месяце нет. 15-е число — это понедельник.

В равной степени обязанность по сдаче СЗВ-М распространяется и на подразделения организаций. Главное здесь – факт регистрации в ПФР в качестве страхователя.

Образец заполнения СЗВ-М за май 2017

Образец заполнения СЗВ-М за май 2018 года

СЗВ-М за май 2018 года: возможные ошибки в отчете

Отчет должен включать в себя сведения обо всех лицах, с которыми у страхователя (компании либо предпринимателя) с 1 по 31 мая заключен или продолжает действовать трудовой либо гражданско-правовой договор (подряда, авторский, лицензионный).

Сдать сведения надо и на россиян, и иностранцев.

Не важно, были ли в мае начисления сотруднику или нет. Главное, чтобы сам договор действовал хотя бы один день в отчетном месяце. Например, договор подряда заключен 31 мая, но первая выплата будет в июне. Подрядчика обязательно включают в отчет за май.

В бланке указывают реквизиты не только компании или ИП, но и полные сведения о работниках. Отчет должен содержать верные Ф. И. О., страховые номера и ИНН при наличии.

Индивидуальный номер состоит из 12 цифр. Он должен соответствовать структуре номера ИНН.

Если сведения будут расходиться с данными ПФР, такой отчет не примут. А вот заполнять строки можно не по алфавиту, а в разброс — это не ошибка.

Внимательно заполните поле «Отчетный период» и «Тип формы». В СЗВ-М за май2018 нужно проставить значение «05» и «исхд».

Если в отчет вносите изменения и сдаете его повторно, проставьте код «доп».

Если нужно пересмотреть ранее поданные сведения (при наличии в них ошибок и неверных данных), наряду с дополняющей СЗВ-М в ПФР сдают отменяющую форму. В этом случае в бланке проставляют значение «отмн».

Если данные были представлены с ошибками, ПФР может потребовать их исправления. Собственно, работодатель и сам может дополнить отчет и исправить ошибочные сведения до их обнаружения проверяющими. Для этого понадобится сдать дополняющий отчет.

Если сотрудник в отчетном месяце поменял данные персонифицированного учета, в отчете отражайте актуальные сведения. Не важно, что часть периода была другая фамилия. В мае по паспорту и СНИЛС у сотрудницы новая фамилия. Значит, в базе фонда эти же сведения.

Если компания запишет старые данные, отчет не пройдет проверку. Проверяющие скорее не примут отчет и уведомят об этом компанию. Ошибку нужно исправить в течение пяти рабочих дней, если вы сдали отчет на бумаге, или 10 дней, если отправили по интернету.

Дополняющая СЗВ-М за май 2018 года

При обнаружении ошибок и внесении в отчет новых сведении в ПФР сдают дополняющий отчет СЗВ-М. Дополнения вносят только по критичным ошибкам. Таким, например, как неверное указание Ф.И.О., СНИЛС, или ИНН. Если в отчете имеются лишние пробелы, дефисы, знаки препинания и другие подобные недочеты, сдавать дополняющий СЗВ-М за май2018 не нужно.

Дополнения сдают по той же форме, которая утверждена Постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83П. С той лишь разницей, что в разделе 3 «Тип формы» нужно записать значение «доп».

Дополняющий отчет часто сдают, например, когда после сдачи сведений в ПФР компания принимает на работу новых сотрудников. Или, скажем, ранее уволенный сотрудник, восстанавливается на своей должности по решению суда. Если эти факты наступают до окончания отчетного периода (мая 2018 года), в ПФР сдают отдельный СЗВ-М в отношении новых сотрудников.

Пример выписки из СЗВ-М для сотрудника

Если требуется исправить ошибки в ИНН сотрудников, одного дополняющего отчета будет недостаточно. Одновременно с ним нужно сдать и отменяющий отчет. В нем указываются неверные сведения. То есть те, которые были сданы первоначально. В дополняющей же форме указываются сведения, которые следует считать достоверными.

На практике может случиться, что ПФР не примет отчет только в какой-либо части. Например, если в форме были обнаружены ошибки в СНИЛС некоторых сотрудников. В таких случаях дополняющий СЗВ-М за май сдают только в отношении таких сотрудников. Если по причине ошибок в СНИЛС забракуют весь отчет, СЗВ-М надо отправить заново по всем сотрудникам без исключения.

Если неточности в отчете обнаружит фонд, на представление дополняющей формы у стахователя есть 5 дней. Срок считают с момента получения из ПФР протокола об ошибках. Если не успеть, работодателя оштрафуют.

Штрафы за СЗВ-М за май 2018 года

Закон предусматривает сразу несколько штрафов за несоблюдение порядка сдачи СЗВ-М за май. Штрафы установлены как нормами Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, так и нормами КоАП РФ.

Первый закон позволяет штрафовать за несдачу отчета в установленный срок и нарушение формы сдачи отчета (ст. 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). По статье 15.33.2 КоАП РФ несут ответственность руководство и бухгалтерия.

Просрочка СЗВ-М и сдача отчета с ошибками обойдется компании в 500 рублей. Штраф назначат за каждого сотрудника, по которому нужно отчитаться.

Причем штрафуют не только за отсутствие в отчете сведений о сотруднике, но и за ошибки, допущенные в личных сведениях. Если отчет за май сдать после 15 июня, сумму штрафа рассчитают из всей численности работников.

Если предприятие, где работает 25 человек и более, сдаст сведения на распечатанном бланке вместо электронного документа, оштрафуют на 1000 рублей.

Директор и бухгалтер отвечают за нарушение сдачи отчетов в ПФР по КоАП РФ. Штраф для них колеблется от 300 до 500 рублей.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

Форма не громоздкая и содержит минимум информации, но сдавать ее нужно каждый месяц. Крайний срок представления — 15-ое число месяца, следующего за отчетным.

Сроки сдачи СЗВ-М

Сдавайте электронную отчетность через интернет. Контур.Экстерн дарит вам 3 месяца бесплатно!

Попробовать

Инструкции по заполнению СЗВ-М не существует. Чтобы не забыть сдать форму СЗВ-М в положенный срок, установите напоминания в календаре бухгалтера .

Кто сдает

Все организации и ИП с работниками, работающими по трудовым и гражданско-правовым договорам. В отчет включаются даже сотрудники в декрете или в отпуске, главное условие — наличие договора.

Если в отчетном периоде договор будет расторгнут, данные на такого сотрудника также нужно отразить в СЗВ-М.

ИП без наемных работников не отчитываются по данной форме.

Состав СЗВ-М

Отчет включает четыре раздела:

• реквизиты страхователя;
• отчетный период;
• тип формы;
• сведения о застрахованных лицах.

Порядок заполнения раздела 1

В данном разделе пишется наименование организации, ее регистрационный номер в ПФР, ИНН и КПП.

Порядок заполнения раздела 2

Здесь следует указать месяц, за который сформирован отчет.

Порядок заполнения раздела 3

В этом разделе следует отметить тип формы. Всего их три.

Исходная форма — это первичный отчет.

Дополняющая форма СЗВ-М сдается, если в исходной форме указаны не все сведения.

Отменяющую форму нужно сдать, если исходная форма содержит ошибочные данные.

Порядок заполнения раздела 4

Этот раздел представлен в виде таблицы. Напротив ФИО каждого работника указывают его СНИЛС и ИНН. Если организация не обладает информацией об ИНН сотрудника, то эту графу можно оставить пустой.

Штраф за несвоевременную сдачу СЗВ-М

Если страхователь забудет отчитаться вовремя, ему придется заплатить штраф в размере 500 рублей за каждого работника. Такой же штраф выставит ПФР за недостоверные или неполные данные в СЗВ-М (ч. 4 ст. 17 Закона № 27-ФЗ).

Если в компании трудится ни один десяток работников, штрафы за ошибки и задержку отчетности могут быть существенными. Например, если в организации 70 сотрудников, штраф составит 35 000 (70 чел. Х 500 руб.).

Нулевой отчет СЗВ-М

В СЗВ-М отражаются данные по застрахованным лицам. Если такие лица отсутствуют, то и заполнять отчет не нужно. Соответственно, нулевых отчетов по этой форме быть не может.

Как заполнить и отправить отчет в ПФР на примере СЗВ-М

Как загрузить и отправить отчет в ПФР на примере СЗВ-М

Порядок сдачи СЗВ-М в Пенсионный фонд

Все страхователи, нанимающие работников, обязаны ежемесячно сдавать отчетность по форме СЗВ-М.

Форма «Сведения о застрахованных лицах» (или кратко СЗВ-М) необходима для персонифицированного учета работников в системе пенсионного страхования ПФР.

Индивидуальный предприниматель регистрируется в Пенсионном фонде как работодатель-страхователь, если заключает трудовой договор с работником (п. 1 ст. 11 закона «Об обязательном пенсионном страховании» от 15.12.2001 № 167-ФЗ). Организация становится страхователем автоматически при регистрации юридического лица. Таким образом, для Пенсионного фонда работодатели — это страхователи, а персонал — застрахованные лица.

Если у индивидуального предпринимателя нет штата, нет заключенных договоров ГПХ, авторских и других договоров и он работает сам на себя, то сдавать СЗВ-М ему не надо.

А вот на генерального директора — учредителя обязательно необходимо представить СЗВ-М (письмо ПФР от 06.05.2016 № 08-22/6356).

Если у юридического или физического лица — ИП 25 и более застрахованных лиц, то СЗВ-М обязательно сдается электронно по защищенным каналам связи. Страхователи, имеющие менее 25 застрахованных, могут самостоятельно выбрать, как им удобнее отчитаться — электронно или на бумаге.

Мы подобрали для вас отличные сервисы электронной отчетности !

В общем порядке СЗВ-М сдается в территориальное отделение ПФР, в котором юридическое лицо (или ИП) зарегистрировано как страхователь.

Срок представления формы СЗВ-М

Крайняя дата сдачи сведений о застрахованных сотрудниках установлена на 15-е число каждого месяца. Отчет формируется за прошедший месяц (п. 2.2 ст. 11 закона «О персучете…» от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Так, СЗВ-М за май необходимо представить не позднее 15 июня.

Не знаете свои права?

Если крайняя дата представления выпадает на праздничный или выходной день, СЗВ-М представляется на следующий рабочий день (письмо ПФР от 28.12.2016 № 08-19/19045). Например, для июньского отчета срок перенесен на 16 июля, так как 15-е — воскресенье.

Получив СЗВ-М, представители Пенсионного фонда проверяют его и, если находят ошибки, сообщают о них страхователю, направив протокол. Срок для исправления начинает отсчитываться с даты получения документа об ошибках. С момента получения протокола от ПФР есть всего 5 дней, чтобы поправить недочеты. В этом случае предстоит сдача СЗВ-М с типом «доп» (дополняющие сведения).

Бывают случаи, когда бухгалтер в исходной форме (код «исхд» — исходная) указал работника, уволенного до начала месяца, за который сдается отчет. Тогда предстоит сдача СЗВ-М с кодом «отмн» — отменяющий отчет. Он подается для отмены ранее неверно поданных сведений о работниках.

Штрафы за несвоевременное представление СЗВ-М

Нарушение сроков представления формуляра, а также сдача СЗВ-М с указанием недостоверных и (или) неполных сведений грозят работодателю-страхователю наказанием в размере 500 рублей в отношении каждого физика, по которому данные представлены с ошибками или не сданы вовсе (ст. 17 закона № 27-ФЗ).

Штраф обязательно будет, если страхователь нарушит формат сдачи отчета. То есть если у работодателя 26 застрахованных физиков, а он сдаст СЗВ-М на бумаге, то его ждет штраф 1000 рублей (ч. 4 ст. 17 закона № 27-ФЗ).

Напомним, что форма СЗВ-М за май 2018 года представляется на бланке, утвержденном постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п. Инструкции по заполнению нет, т. к. форма относительно простая, и все комментарии по заполнению представлены в самом отчете.

Бланк отчета СЗВ-М можно скачать на нашем сайте:

***

Итак, сдача СЗВ-М за май 2018 года — не позднее 15 июня. Срок не переносится на другую дату, так как 15 июня 2018 года — это рабочий день.

Чтобы избежать санкций, СЗВ-М лучше всегда сдавать заранее. Такой подход позволит своевременно исправить ошибки или неточности.

СЗВ-М за май необходимо было представить в органы ПФР до 10 июня всем работодателям, производящим оплату труда наемных сотрудников и вознаграждений по договорам ГПХ. О том, кто должен отчитаться по этой форме, об алгоритме ее заполнения и сроках сдачи мы поговорим в этом материале.

Кто должен отчитываться по форме СЗВ-М?

СЗВ-М - это новый формат ежемесячной отчетности в органы ПФР, который поможет чиновникам отследить работающих пенсионеров в отчетном месяце. Данный бланк введен с целью правильного расчета пенсионных выплат, плановая индексация которых не положена работающим пенсионерам (п. 1 ст. 7 закона «О приостановлении действия отдельных положений законодательных актов Российской Федерации» от 29.12.2015 № 385-ФЗ).

Форму СЗВ-М обязаны представлять все работодатели, производящие оплату труда наемным работникам. В отчет необходимо включать также суммы вознаграждений по гражданско-правовым договорам (ГПХ), с которых страхователи исчисляют страховые взносы в ПФР.

Если работодатель не заключал договоров ГПХ или трудовых договоров с наемными сотрудниками, отчет по форме СЗВ-М сдать все же нужно, так как страхователь обязан отчитаться о каждом сотруднике, к которым относится и руководитель, являющийся единственным учредителем компании (ст. 7 закона «Об обязательном пенсионном страховании в РФ» от 15.12.2001 № 167-ФЗ, письмо ПФ РФ от 06.05.2016 № 08-22/6356).

При этом Минфин считает, что даже в случае отсутствия заключенного между сторонами соглашения трудовые отношения являются установленными (письмо Минфина от 15.03.2016 № 03-11-11/14234), так как данные правоотношения устанавливаются решением единственного участника ООО, а не трудовым договором (определение ВАС РФ от 05.06.2009 №6362/09).

Если у ИП нет штата сотрудников и он работает сам на себя, представлять отчет не нужно.

Когда можно сдавать форму СЗВ-М в 2016 году?

Отчет по новой форме ежемесячно представляется в территориальный отдел ПФ по месту регистрации страхователя. Срок передачи заполненного бланка - до 10-го числа (включительно) после отчетного месяца. То есть отчет СЗВ-М за май 2016 года необходимо передать до 10 июня 2016 года, а за июнь - не позднее 11 июля, ввиду того, что 10-е число - это воскресенье (выходной день).

ВАЖНО! Если отчетный день - выходная или праздничная дата, то срок передачи заполненного бланка отчета переносится на первый рабочий день в обычном порядке (письмо ПФР от 07.04.2016 № 09-19/4844).

В таблице рассмотрены последние дни для передачи формы СЗВ-М в 2016 году:

	Отчетный месяц	Последний день
	Сентябрь

* 29 июня 2016 Советом Федерации был одобрен закон от 03.07.2016 «О внесении изменений…» №250-ФЗ, который скорректировал срок сдачи СЗВ-М с 10-го на 15-е число начиная с 1 января 2017 г. Какой отчетный период (декабрь или январь) затронут данные изменения, пока неизвестно.

ВАЖНО! В случае просрочки сдачи отчета СЗВ-М, а также при отражении неверных сведений о сотрудниках, страхователю придется заплатить 500 руб. за каждого трудящегося, указанного в табличной части отчета (подп. «б» п. 3 ст. 2 закона от 29.12.2015 №385-ФЗ). А указание ошибочных данных о работодателе приведет к получению отрицательного протокола и возможной просрочке отчета, следствием которой также будет наложение штрафа.

Чтобы не опоздать с налоговой отчетностью, ознакомьтесь с публикацией .

Как заполнить форму СЗВ-М?

Бланк для заполнения формы СЗВ-М утвержден постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 №83п. Он включает в себя 4 блока:

1. В блоке «Реквизиты страхователя» указываем:

• Регистрационный номер в ПФР (включает в себя 12 цифр). Его можно найти в уведомлении о постановке организации на учет в органах ПФР. ИП необходимо проставить номер, присвоенный ему отделом ПФР как работодателю.
• Наименование краткое - проставляется в соответствии с учредительными (учетными) документами. Например, ООО «Омега» или ИП Чернов А. А.
• ИНН - 10-значный (у ИП - 12-значный) цифровой код, который фиксируется согласно свидетельству, выданному органами ФНС при постановке на налоговый учет.
• КПП - 9-значный код, который выдается органами ФНС при постановке на учет. ИП данный код не проставляют.

1. Блок «Отчетный период» заполняем следующим образом: сначала фиксируется отчетный месяц, далее - отчетный год. Например, при заполнении СЗВ-М за май 2016 года данный блок нужно заполнить следующим образом: «Отчетный период май календарного года 2016».
2. Блок «Тип формы». В пустующем поле ставится кодовое обозначение сдаваемой формы. Оно может иметь 3 варианта:

• «Исх» - проставляется при первичной сдаче отчета;
• «Доп» - проставляется при подаче дополнительных или корректирующих сведений, которые не были указаны в первичном бланке отчетного периода;
• «Отмн» - проставляется при отмене ошибочных сведений в ранее сданной форме отчета.

1. Блок «Сведения о застрахованных лицах». Здесь необходимо заполнить таблицу, содержащую сведения о сотрудниках. В нее вносятся:

• полные фамилия, имя, отчество сотрудника в именительном падеже;
• номер СНИЛС работника (заполняется обязательно);
• номер ИНН.

Блок заполняется по всем работникам, с которыми в отчетном месяце действовал, был заключен или прекращен трудовой договор или договор ГПХ. Это значит, что если работник был в отпуске без содержания, в командировке, в декрете, на больничном, в отпуске по уходу за ребенком, по каким-то причинам не получал вознаграждения, в отчет все равно нужно включить данные об этом застрахованном лице.

Отчет подписывается руководителем, заверяется печатью и направляется в органы ПФР на бумажном носителе почтовым отправлением, лично или через представителя. В случае, когда в штате числится 25 человек и более, отчет направляется в электронной форме.

Перед отправкой отчета в Пенсионный фонд его необходимо проверить на наличие ошибок. Сделать это можно с помощью специально выпущенной органами ПФР программы CheckPFR. Данная версия абсолютно бесплатна и доступна для скачивания на сайте фонда.

ВАЖНО! Копию формы СЗВ-М, так же как и копию разд. 6 РСВ-1, необходимо выдать на руки сотруднику при увольнении, получив при этом письменное подтверждение о выдаче ему данных сведений. Однако при этом форма СЗВ-М должна содержать данные лишь на увольняемого работника, так как разглашать индивидуальные сведения других сотрудников нельзя (п. 9 ст. 86 ТКРФ). Копии вышеуказанных форм также выдаются сотрудникам, выходящим на пенсию и подавшим соответствующее заявление в бухгалтерию в срок до 10 календарных дней (п. 4 ст. 11 закона «Об индивидуальном персонифицированном учете в системе ОПС» от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Изменения в отчете СЗВ-М за май 2016 года

Подп. 3 п. 2.2 ст. 11 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ подразумевал обязательное отражение 12-значного кода ИНН работников. Однако в процессе заполнения бланка СЗВ-М за апрель 2016 года у страхователей возникала масса вопросов, так как не все работники представляют свои идентификационные номера. Ведь гражданин может отказаться от получения ИНН, например, по религиозным убеждениям. Органы ФНС признали, что в таком случае инспекции ведут учет налогоплательщиков, не присваивая им идентификационных номеров (письмо ФНС от 30.09.2013 № ПА-4-6/16143@).

В итоге с 1 мая 2016 года вступил в силу закон, который разъяснил порядок отражения ИНН в отчете фразой «При наличии у страхователя данных об ИНН сотрудника» (ст. 1 закона «О внесении изменений в статью 11 Федерального закона “Об индивидуальном (персонифицированном) учете…”» от 01.05.2016 № 136-ФЗ). То есть, начиная с формы СЗВ-М за май 2016 года, данное поле можно не заполнять в случае отсутствия данного кода у работодателя.

Где скачать бланк СЗВ-М?

Бланк для заполнения СЗВ-М «Сведения о застрахованных лицах» можно скачать на нашем сайте.

Итоги

Представлять отчет по форме СЗВ-М необходимо всем организациям и ИП, имеющим работников. Форма содержит сведения о работавших в отчетном месяце сотрудниках, их СНИЛС и ИНН. При этом, начиная с майской отчетности, ИНН проставляется лишь в случае наличия у работодателя, то есть является не обязательным к заполнению реквизитом. Заполненный бланк ежемесячно передается в органы ПФР до 10-го числа после отчетного месяца, а с января 2017 года отчет нужно будет представлять не позднее 15-го числа каждого месяца.