Служебная записка о не работе программы. Образец служебной записки: «Довожу до вашего сведения…. Требования к оформлению служебной записки

Служебная записка — это информационно-справочный документ, инструмент деловой переписки внутри организации.

Составляется служебная записка с целью освещения каких-либо деловых вопросов, касающихся работы отдела или конкретного работника, решение которых зависит от другого структурного подразделения организации либо сотрудника.

Написание служебных записок, в отличие от , осуществляется между структурными подразделениями либо сотрудниками равнозначного должностного статуса, которые не находятся в прямом подчинении.

Как написать служебную записку

Хотя форма написания служебной записки - произвольная, следующие реквизиты следует учитывать при ее составлении:

• «шапка», где указывается, кому она адресована (должность, фамилия, имя, отчество в дательном падеже);
• наименование документа - Служебная записка;
• дата составления и номер;
• заголовок к тексту документа - говорит о предмете служебной записки;
• текст документа - сначала идет описание сложившейся ситуации, затем какая-то конкретная просьба;
• должность составителя, подпись и расшифровка подписи - фамилия, имя, отчество автора.

Образец служебной записки на приобретение компьютера

Служебная записка
05.10.2013 № 2
г. Москва

О ремонте (замене) компьютера

Довожу до Вашего сведения, что с 20 сентября 2013 г. в закрепленном за менеджером по персоналу Мороз Татьяной Ивановной персональном компьютере часто происходят сбои программного обеспечения.

В связи с этим прошу произвести ремонт данного компьютера либо его замену.

Образец служебной записки о выдаче продукции

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
2013-09-20-ЦН от 20.09.2013г.

О выдаче продукции

Прошу Вас согласовать проведение акции по ТМ «J».

Цель акции:
- увеличение продаж соков ТМ «J» в рознице;
- увеличение нумерической и качественной дистрибуции.

Период проведения акции: октябрь-ноябрь 2013 г.

Регион: Санкт-Петербург, Воронеж

Участники акции: продавцы розничных торговых точек

Механизм акции: при заказе торговой точкой 5 л сока ТМ «J» предоставляется в подарок 1 л сока ТМ «J».

Распределение призового фонда:
Санкт-Петербург - 400 упаковок (по 1л)
Воронеж - 60 упаковок (по 1л)
Эффективность: планируемый прирост продаж 30-40%.
Остаток неиспользованной продукции будет возвращен на склад.

Оформление служебной записки осуществляется на листе формата А4, если в организации не ведется электронный документооборот.

Служебная записка представляет собой внутренний документ организации , благодаря которому начальству удается максимально быстро и эффективно решать рабочие ситуации. Ее главной целью является донесение до ведома руководящего состава информации, касающейся возникшей на производстве или внутри коллектива проблеме либо конфликтной ситуации.

Также в этом документе могут отражаться предложения сотрудников относительно увеличения эффективности труда, повышения производительности и прочих рабочих моментов.

Федеральным законодательством, действующим на территории России, не определяется служебная записка в качестве обязательного документа, поэтому не существует ее унифицированной формы . Но, несмотря на это, многими субъектами предпринимательской деятельности она закрепляется в локальных нормативно-правовых актах, например, в учетной политике.

Коммерческие организации и индивидуальные предприниматели самостоятельно разрабатывают форму документа, учитывая при этом основные рекомендации специалистов.

Служебные записки носят справочно-информационный характер . Их задействуют при проведении деловой переписки внутри организации в качестве дополнительного документа.

Целью служебных записок является освещение вопросов, связанных с производственной деятельностью какого-либо отдела, цеха или подразделения, или с определенным сотрудником.

Такой документ не имеет унифицированной формы, поэтому составляется произвольно. Несмотря на отсутствие жестких требований со стороны Федерального законодательства относительно оформления, служебная записка должна содержать все обязательные реквизиты и сведения :

1. В верхнем правом углу необходимо написать ФИО и должность руководителя, которому адресовано обращение.
2. По центру, немного ниже, пишется наименование документа: «СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА»
3. Проставляется его регистрационный номер и дата составления.
4. В заголовке должна отражаться информация, касающаяся предмета записки (в предложном падеже).
5. В тексте должна содержаться информация, которая отражает цель составления документа: изначально описывается какая-либо ситуация, а после этого излагается просьба, замечание или предложение.
6. В нижней части записки следует указать ФИО составителя, его должность и подпись.

Стоит отметить, что служебная записка может быть не только объяснительной, но и докладной. Например, в первом случае документом обеспечивается между сотрудниками организации связь на горизонтальном уровне – начальник структурного подразделения готовит на имя другого начальника структурного подразделения служебную записку.

Во втором случае документ адресуется на имя вышестоящего руководства. В нем рассматривается какой-либо рабочий вопрос, по которому вносятся определенные предложения и конкретные выводы. На докладной записке руководитель проставляет свою резолюцию и обязательно заверяет ее подписью и датой.

Если рассматривать такой вопрос как цель составления служебной записки , то здесь нельзя не упомянуть о ее прямом отношении к бухгалтерскому учету. На основании этого документа бухгалтера имеют законное право списывать на издержки отчетного периода некоторые расходы. Например, сотрудник организации оплатил транспортные расходы, рекламу, приобрел оборудование и прочие товарно-материальные ценности, необходимые для осуществления хозяйственной деятельности.

В данном случае служебные записки будут рассматриваться в качестве документов первичного учета и им должно быть обеспечено такое же хранение.

В чем разница между докладными и служебными записками, можно узнать из видео.

Кто может писать

Служебные записки могут писать все, без исключения, работники организации, официально состоящие в ее штате. Как правило, необходимость в составлении этого документа возникает тогда, когда сотрудник сталкивается с какой-либо проблемой.

Но, при этом должно быть соблюдено одно условие – в записке излагается информация о вопросе, который входит в компетенцию оформляющего ее работника.

Посредством таких документов налаживается коммуникация между сотрудниками одного уровня . Очень часто записки отправляют руководители подразделений, отделов, цехов своему прямому руководству, в которых они хлопочут за своих подчиненных.

В том случае, когда рядовые работники направляют записки начальству, то они рассматриваются в качестве докладных. Отправитель должен понимать, что только правильно составленный документ позволит ему добиться выполнения озвученной в нем просьбы. Именно поэтому вся информация должна излагаться очень кратко, но емко.

В связи с тем, что служебная записка является внутренним документом организации, ее форма должна утверждаться руководством и фиксироваться в учетной политике либо локальных нормативно-правовых актах. Ее можно составлять как на бумажном носителе информации, так и в электронной форме.

Но в любом случае в нижней части документа должна будет стоять «живая» подпись автора . В большинстве случаев такие записки оформляются в одном экземпляре. Но, если сотрудник работает на крупном предприятии, от него могут потребовать составления документа в двух, а то и в трех экземплярах.

В этом документе необходимо указывать точные количественные показатели :

• размеры премиальных, заработных плат, отпускных и прочих денежных выплат;
• даты, например, точный день отбытия работника в командировку;
• товарно-материальные ценности (указывается полный список всех объектов, о которых упоминается в обращении) и т. д.

Также придется перечислить все основания для мер, предпринимаемых при решении возникшей ситуации. Указываются данные о каждом фигуранте служебной записки.

Начинать составлять документ необходимо с шапки. Здесь следует указать полное название субъекта предпринимательской деятельности. В обязательном порядке проставляется дата и город, в котором оформляется документ.

Если документ составляется рядовым работником, то его необходимо будет заверить у начальника отдела , в котором он работает. Только после этого записка передается по месту назначения. В обязательном порядке сотрудник должен убедиться в том, что его официальное обращение было зарегистрировано в соответствующем учетном регистре.

Как правило, каждый субъект предпринимательской деятельности должен иметь журнал учета внутренней документации. В противном случае старательно составленная записка может легко затеряться среди плотного потока документов.

Чтобы не допустить никаких ошибок при оформлении документа, физические лица должны воспользоваться инструкцией:

1. Берется листок бумаги, формата А4.
2. В верхнем углу, с правой стороны, создается шапка. В первой строчке указывается полное наименование субъекта предпринимательской деятельности. В следующей строчке пишется Фамилия, Имя и Отчество того сотрудника, кому адресовано обращение. В третьей строчке пишется ФИО и должность работника, который составляет служебную записку.
3. Пропускается несколько строк и по центру пишется название документа. В нижней строчке указывается дата составления и регистрационный номер, который должен соответствовать записи из учетного регистра. В обязательном порядке пишется город, в котором официально зарегистрирован субъект предпринимательской деятельности, у которого трудится составитель записки.
4. Через строчку пишется короткое заглавие документа, составитель тезисно должен обозначить проблему, о которой будет вестись речь.
5. Во второй части записки необходимо описать суть возникшей проблемы. Крайне важно отметить имеющих к ней отношение ответственных лиц, с указанием ФИО и занимаемых должностей.
6. Предлагаются варианты решения вопроса.
7. В нижней части документа проставляется подпись составителя с указанием его ФИО и должности.

При составлении служебной записки в электронном виде следует действовать по инструкции . Готовый вариант документа перенаправляется по электронной почте адресату. Его следует сохранить в исходящей корреспонденции, а также на флешке, также необходимо обеспечить сохранность уведомлению о прочтении письма.

Состав, форма, типы

Служебные записки классифицируются в зависимости от смысла изложенной в них информации:

• аналитические;
• пояснительные;
• докладные;
• объяснительные.

Они могут предназначаться как для внутреннего, так и для внешнего использования . Во втором случае таким способом ведется переписка с компаниями-партнерами при возникновении каких-либо сложных рабочих моментов. Что касается внутреннего документа, то на его основании руководством принимаются ответственные решения, издаются приказы и распоряжения.

В большинстве случаев такая документация используется для коммуникации отделов. В ней отражаются просьбы и предложения, а также важная информация относительно хозяйственного или материально-технического обеспечения организации.

С их помощью обеспечивается связь на горизонтальном уровне . В том случае, когда статусы фигурантов будут разными, тогда документ будет считаться докладным.

Например, один работник направляется в командировку. Начальник его отдела пишет служебную записку на имя руководителя организации . На основании этого документа издается приказ, оформляется командировочное удостоверение, выдаются денежные средства на расходы.

Также можно рассмотреть еще один пример. В компании создана аттестационная комиссия. Начальник отдела подает ее членам служебную записку, в которой указывается, что конкретный сотрудник не соответствует занимаемой должности, например, на него постоянно поступают жалобы, он изготавливает много бракованных изделий и т. д. В этом случае члены комиссии на основании полученного документа могут принять решение о переаттестации работника.

Начальник отдела может написать служебную записку на имя руководителя организации о сокращении испытательного срока для новичка , так как он отлично справляется со своими обязанностями и имеет достаточный уровень квалификации для постоянного замещения вакантной должности. Такой документ может выступать в качестве основания для премирования какого-либо работника на основании производственных показателей. Он принимается к рассмотрению представителями закона в качестве доказательной базы, когда спорные ситуации разрешаются в рамках правового поля.

Многие физические лица не понимают, в чем заключается отличие служебной записки от докладной. Это объясняется тем, что оба документа предназначаются для уведомления руководства о каких-либо рабочих моментах, происходящих в организации.

Им следует понимать, что докладная предназначена для сообщения начальству о возникших проблемах, а служебная, помимо такой информации, содержит еще предложения относительно решения возникших вопросов .

При составлении обращения, адресованного руководству, необходимо учитывать такие нюансы :

1. Документ оформляется в свободной форме.
2. Должна быть четко описана суть проблемы.
3. Следует указать все пути решения.
4. Документ необходимо зарегистрировать в соответствующем учетном регистре.
5. Чтобы предотвратить возможность утери записки, можно ее составить в двух экземплярах. Один передастся руководству через секретаря, а второй останется у сотрудника (на бланке будет стоять подпить, дата принятия, регистрационный номер).

Если планируется обмениваться служебными записками между обособленными подразделениями организации, то необходимо учитывать такие моменты :

В том случае, когда служебная записка будет направлена другому субъекту предпринимательской деятельности, то составитель должен учесть такие нюансы :

1. Служебная записка может иногда выполнять функции внешнего документа. Таким способом сотрудничающие между собой субъекты предпринимательской деятельности обмениваются информацией.
2. В данном случае служебная записка рассматривается в качестве документального подтверждения просьбы или претензии со стороны одного делового партнера к другому.
3. Документ оформляется на фирменном бланке организации в свободной форме.
4. К записке может прилагаться сопроводительная документация, подтверждающая изложенную информацию.
5. Составлять необходимо два экземпляра, один передается компании-партнеру, а второй остается у другой организации. На втором экземпляре адресат должен поставить мокрую печать, дату и подпись, а также указать регистрационный номер.
6. Храниться такой документ должен до тех пор, пока возникшая ситуация полностью не разрешится.
7. Если компания-партнер дала письменный ответ на полученное обращение, то его следует зарегистрировать и хранить вместе со служебной запиской.

Бывает ли электронный вариант

Федеральное законодательство, действующее на территории России, позволяет субъектам предпринимательской деятельности самостоятельно решать, каким способом они будут вести документооборот. Сегодня многие коммерческие организации и индивидуальные предприниматели используют электронные формы документов.

Составленные справки и служебные записки передаются по отделам посредством интернета. Но, если планируется информировать вышестоящее руководство о крайне важной ситуации, которая попадает под действие «коммерческой тайны», то сотруднику необходимо задействовать для заверения личную электронно-цифровую подпись .

В том случае, когда работник изложил свои мысли на бумажном носителе информации, он может отсканировать бланк и отправить его на электронную почту своей организации. Если он будет использовать при отправке личный почтовый ящик, зарегистрированный на его имя, то необходимость в подписи служебки отпадет.

Что касается формата электронного документа, то он ничем не отличается от своего бумажного аналога. Отправитель, во избежание досадных недоразумений, должен учитывать следующие нюансы :

1. При отправке электронного письма нужно запрашивать уведомление о том, что адресат прочел послание. Такое уведомление будет выступать в качестве доказательства того, что при возникновении какой-либо сложной ситуации ответственное лицо своевременно отправило записку.
2. Документ оформляется шрифтом «Times New Roman», размер которого должен быть в диапазоне 12-14.
3. Дата должна проставляться в формате: 01.01.2018 или 01 января 2018 года.
4. Название документа должно размещаться по центру листа.

Ниже представлен мастер-класс по переводу служебных записок в электронный вид.

Значимость документа

Польза от составления такого рода документа заключается в том, что он выступает в качестве доказательства работы конкретного специалиста, решающего находящиеся в его ведении проблемы. Например, если такой сотрудник не может самостоятельно справиться с конкретной ситуацией, то он может посредством служебной записки привлечь к ее разрешению других специалистов.

Таким образом, он автоматически снимает с себя ответственность за некачественное или несвоевременное решение вопроса.

Дополнительная польза от такого рода документа состоит в том, что он является прямым доказательством того, что специалист осветил проблему, находящуюся в поле его ведения. В случае если специалист не может разрешить возникшую проблему самостоятельно и в форме служебной записки выносит ее на разрешение другими специалистами, он тем самым снимает с себя ответственность за несвоевременное или некачественное рассмотрение вопроса.

При возникновении спорной ситуации, в которой руководство или контролирующие органы будут пытаться найти виновных, записка поможет понять, кто виноват.

Из-за того, что служебные записки не относятся к категории обязательных документов, используемых для внутренней коммуникации организации, многие кадровики очень несерьезно и безответственно подходят к вопросу их хранения.

Их следует располагать в сухих и проветриваемых помещениях, чтобы на бумажные носители информации не оказывалось негативного воздействия влагой и прочими агрессивными средами.

После передачи служебных записок по прямому назначению за их сохранность должны отвечать кадровики . Документы, оформленные на бумажных носителях, помещаются в сейфы, так как в них может присутствовать конфиденциальная информация.

Доступ к ним будет получать только ответственный сотрудник, утвержденный соответствующим приказом . Все бумаги подшиваются в отдельную папку, но если они подавались в электронной форме, то для их хранения задействуется флешка.

Что касается сроков хранения, то субъектам предпринимательской деятельности нужно учитывать такие нюансы :

1. Если в таких обращениях сотрудники делают важные доклады, вносят рационализаторские предложения и отражают другую важную информацию, то их срок хранения не должен быть менее 5 лет.
2. В том случае, когда служебные записки не содержат никакой важной для работы субъекта предпринимательской деятельности информации, то их хранить можно не более года.
3. Если служебные записки отражают информацию о сотрудничестве компании с ее иностранным партнером, то их минимальный срок хранения не должен быть меньше 15 лет.

Стоит отметить, что руководитель организации может по своему усмотрению продлевать срок хранения такой документации, издавая соответствующий приказ.

Какие бывают служебные записки? Ответ на вопрос — на видео.

Служебная записка - это форма внутреннего документооборота, позволяющая наиболее эффективно и оперативно решать текущие производственные ситуации.

Как написать служебную записку в электронном виде, расскажем ниже.

Особенности электронного документооборота

Если в организации допускается обмен данными при помощи средств электронной связи, в том числе электронной почты, то отправка служебной записки упрощается. К плюсам такого оборота документов внутри предприятия относится также оперативность рассмотрения обращений.

Как писать служебную записку в электронном виде? Точно так же, как в классическом варианте на бумажном носителе. Существенных различий в документах нет. Образец в таком формате практически ничем не отличается от приведенного ранее примера.

Основная часть вашей служебной записки (то есть непосредственно описание ситуации и вносимые на рассмотрение предложения) остается точно такой же, как и в нашем примере.

Единственным исключением является то, что у вас отпадает необходимость указывать в служебной записке адресата. Имя пользователя, которому отправляется обращение, будет внесено в строку «Адрес». Если говорить об обмене документами через общий ресурс (например, один адрес электронной почты на отдел), в строке «Тема» нужно указать, кому адресовано послание.

Помимо этого, при использовании электронной почты (индивидуального почтового ящика) в большинстве случаев уже имеется подпись, которая вставляется в текст письма автоматически. Это позволяет значительно сэкономить время, в том числе и на написание служебной записки. Если ваша почта не позволяет идентифицировать отправителя (например, при использовании общего почтового ящика), в конце письма обязательно укажите свое имя и должность.

Важно: при отправке информации по электронной почте не забывайте запрашивать уведомление о прочтении отправленного сообщения (для этого нужно проставить галочку в соответствующем окне). Данное уведомление является доказательством того, что вы действительно отправили служебную записку определенному адресату в определенное время.

Работающим в разных сферах деятельности гражданам часто приходится сталкиваться с непредвиденными ситуациями, поэтому их интересует ответ на вопрос, как написать служебную записку , и где взять образец?

Этот документ является одним из самых востребованных и распространенных способов фирмы и работниками. В данной статье мы расскажем, как правильно написать служебную записку и предоставим для ознакомления образец служебной записки.

Необходимость в написании служебной записки

Служебная записка представляет собой форму документооборота внутри предприятия, которая позволяет в короткие сроки оперативно решать текущие производственные ситуации. Служебная записка призвана выполнять следующие цели:

• • Быстрое уведомление должностного лица о возникшей на текущий момент проблеме
  • Внесение предложений по ее устранению или согласование плана намеченных действий

Подача служебной записки несет ряд положительных моментов для производственного процесса на предприятия. Данный документ является прямым доказательством факта, что специалист, обнаружив проблему в рабочем процессе, за который он отвечает, оперативно осветил ее руководству.

В ситуациях, когда специалист не в состоянии самостоятельно справиться с возникшей непредвиденной ситуацией и с помощью служебной записки выносит ее на разрешение иными специалистами, он этим действием снимает с себя ответственность за некачественное или несвоевременное решение проблемного вопроса.

Определенной формы служебной записки не установлено, поэтому бумага составляется в произвольной форме и передается руководству, как на бумажном носителе, так и посредством электронных средств связи.

Оформление служебной записки

Мы с вами выше разобрались, в каких случаях необходимо написать и подать руководству служебную записку. Теперь рассмотрим пример составления рассматриваемого нами документа, и как мы говорили выше, специального бланка служебной записки не предусмотрено, но общепринятые требования к содержанию документа имеются.

Среди них можно отметить:

1. В правом верхнем углу документа в обязательном порядке указывается адресат служебной записки. Необходимо написать фамилию, имя, отчество, должность лица, на имя которого составляется служебная записка.
2. Под этими данными прописывается номер и название документа.
3. После этого специалист раскрывает суть проблемного вопроса, с которым он столкнулся в поле своей деятельности на предприятии. Или описывает ситуацию, с которой он сам справиться не в состоянии и для этого требуется помощь других специалистов.
4. Далее необходимо прописать предложения по разрешению сложившейся ситуации. Или автор служебной записки проговаривает действия, которые он ожидает от должностного лица, на имя которого подается документ.
5. Внизу документа указывается фамилия, имя, отчество и должность лица, направившего служебную записку.

Данным шаблоном служебной записки в случае необходимости может воспользоваться каждый работающий гражданин.

Как написать служебную записку - образец и пример написания

Давайте рассмотрим на конкретном примере, как пишется служебная записка (образец). В изложенном ниже примере содержится текст служебной записки, который можно взять в качестве образца при написании деловой бумаги.

Пример служебной записки

Ниже мы приведем пример написания служебной записки на бумаге, где субъект обращения и юридическое лицо, к которому адресована служебная записка, а также суть проблемы - вымышлены.

Директору ОАО «Камелия»
Кравченко Анатолию Петровичу
г. Краснодар 15 июля 2015 года

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

С 13 июля 2015 года в горячем цеху предприятия пришла в негодность печь, и для исправления поломки требуется приобрести запчасти из списка, который прилагается ниже. Суммарная стоимость деталей и работ по устранению поломки составляет 15700 (пятнадцать тысяч семьсот рублей 00 копеек).

В настоящее время лимит фонда по ремонту и обслуживанию оборудования израсходован, а требующихся деталей в наличии не имеется. Чтобы избежать простоя горячего цеха, прошу:

1. Выделить указанную денежную сумму согласно списку, прилагаемому к документу.
2. Предоставить ремонтную бригаду для выполнения работ по замене пришедших в негодность деталей.

С уважением, начальник горячего цеха Оноприенко Валерия Викторовна.

Во многих организациях существует обмен информацией посредством электронной связи, поэтому при помощи электронной почты упрощается подача служебной записки. Подобный документооборот внутри предприятия имеет очевидный плюс – это оперативность рассмотрения обращений сотрудников.

Как написать служебную записку в электронном виде? Документ не имеет существенных отличий от классического варианта на бумаге. Образец служебной записки в электронном виде почти ничем не отличается от рассмотренного выше примера. Существенная часть служебной записки в электронном виде будет аналогичной нашему примеру. В частности, описание произошедшей ситуации и комплекс предложений, вносимых сотрудником на рассмотрение.

Отличие все же будет – в служебной записке не нужно будет указывать адресата. В электронном письме в строке «Адрес» вы укажете имя пользователя, которому адресован документ. В случае если на весь отдел имеется только один электронный адрес, то в строке «Тема» потребуется указать получателя, то есть ФИО должностного лица, кому направляется служебная записка.

Вдобавок, при использовании электронной почты (собственного почтового ящика) часто уже имеется подпись, которая в автоматическом режиме вставляется в текст. Это существенно экономит время, в частности, когда пишется служебная записка. В случае если ваш электронный ящик не позволяет провести идентификацию отправителя (к примеру, когда на предприятии электронный ящик один), то в конце письма необходимо указать свою должность и ФИО.

Не забудьте, что при отправке документа по электронной почте важно запросить уведомление о том, что отправленное вами письмо прочитано адресатом. Для этого поставьте галочку в соответствующем окне. Такое уведомление – доказательство того, что вы в определенное время на самом деле отправили служебную записку конкретному должностному лицу.

Служебная записка – документ, часто использующийся в деловой сфере. Если вы пока не пользовались ею, стоит узнать все тонкости составления бумаги. В нашей статье мы подробно расскажем, как оформить служебную записку, какие данные нужно в ней указать и какие особенности учитывать.

○ Что такое служебная записка?

Служебная записка – это документ, использующийся для информационного обмена между работниками. Она может быть внутренней (применяться только внутри организации) или внешней (отправляться в другие структуры).

В зависимости от своего смысла, это может быть докладная, объяснительная, аналитическая или пояснительная.

○ Когда может понадобиться?

Это часть внутреннего документооборота, призванная решать текущие производственные ситуации наиболее эффективно.

Особенность документа заключается в том, что в ней не только описывается возникшая проблема, но и предлагаются пути ее решения.

Кроме того, записка является доказательством, что специалист обозначил ситуацию, которую необходимо разрешить. Путем составления данного документа признается неспособность работника самостоятельно справиться с проблемой и производится снятие с него ответственности за нее.

○ Правила составления служебной записки.

Закон не предусматривает специальной формы составления данного документа. Тем не менее, есть некоторые правила, которые нужно учитывать при его оформлении.

✔ Содержание.

Вы можете писать документ в произвольной форме, но необходимо указать все существенные данные, которые делают записку действительной. К таковым относится:

• Указание получателя документа (ФИО, должность полностью).
• Наименование документа и его номер.
• Суть проблемы, которую необходимо разрешить.
• Предложения по решению вопроса или список действий, которых составитель ожидает от получателя.
• ФИО составителя, дата и подпись.

✔ Требования к оформлению.

Записка составляется на стандартной бумаге формата А4 или А5. Если изложение проблемы занимает больше одной страницы, остальные в обязательном порядке нумеруются.

Допускается как бумажный вариант записки, так и электронный.

Обязательные требования к оформлению:

• Наличие подписи – записка не может быть анонимной.
• Отсутствие ненормативной лексики и соответствие нормам русского языка.
• Читабельность, если записка написана от руки, обязателен разборчивый почерк, если напечатана – использование стандартного шрифта.

Также перед написанием необходимо проверить, не было ли ответов на подобные запросы ранее.

✔ Образец служебной записки.

Так как установленной формы документа не существует, можно написать записку произвольно. Но при этом следует учитывать требования, которые должны быть отражены в документе.

В качестве примера может быть использован образец, приведенный здесь.

Источник: http://101million.com/dokumenty/zapiski/sluzhebnaya/oformlenie.html

✔ Особенности электронной служебной записки.

Если на предприятии имеется возможность электронного документооборота, можно использовать электронный вариант служебной записки. Существенных отличий от бумажного эквивалента не имеется, поэтому в данном случае также можно использовать приведенный вариант.

Используются шрифты Times New Roman, Arial, Verdana, Calibri. Размер от 12 до 14 в соответствии с выбранным шрифтом. Традиционный интервал между строчек – 1-1,5; для букв в словах – обычный; между отдельными словами – пробел (одна штука). Необходимо сделать также отступ для абзаца – 1,25 см.

Единственная особенность электронного варианта – отсутствие необходимости указывать получателя. Вместо указания его в тексте вводится адрес электронной почты.

При отправке следует также запросить уведомление о прочтении, которое позволит узнать, что ваше сообщение прочитано.

○ Порядок рассмотрения.

После отправки служебной записки, она регистрируется кадровым работником, потом направляется на рассмотрение ответственному лицу (отмечается факт ознакомления путем проставления соответствующих отметок), далее отправляется адресату. Последний ставит на документ резолюцию («Согласовано», «Отклонено», «Исполнено» и т.д.), после чего отправитель информируется о принятом по его запросу решении.