Заголовки и их составление в номенклатуре дел. Оформление номенклатуры дел организации Закрываем номенклатуру дел
Заголовок дела – это краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле .
Заголовок дела является важнейшим элементом номенклатуры дел, при этом он должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. 2
Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности :
· название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
· название организации или структурного подразделения (автор документа);
· название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
· название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
· дата (период), к которой относятся документы дела.
Состав элементов заголовка дел определяется характером документов, помещенных в дело.
При наличии в деле документов нескольких названий они перечисляются в заголовке, например: "Отзывы и заключения на научные работы, присланные в +", "Протоколы и стенограммы заседаний Ученого совета+". 4
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле. Пример: "Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)". Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы – приложения к какому-либо документу. Пример: "Документы к протоколам заседания коллегии министерства".
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. При этом:
· в заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например: Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией";
· в заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: "Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности";
· в заголовке дел, содержащих переписку с одним корреспондентом, указывается конкретный корреспондент, например: "Переписка с ВНИИДАД по вопросам научно-методической работы". 6
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее:
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты). Например: "Годовые отчеты ЗАО "ТЕРМИКА" о работе Управления производства и внедрения информационных систем".
Заголовки судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, связанных между собой последовательностью разрешения одного вопроса, формулируются с использованием термина "дело", например: "Личные дела учебно-вспомогательного и административно-управленческого персонала".
При составлении номенклатуры дел, необходимо иметь в виду, что заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Рассмотрим более подробно важнейшую информационную характеристику дела -заголовок.
Заголовки бывают 3-х типов: простые , обобщенные , сложные.
Простой заголовок складывается из расположенных в определенной последовательности элементов:
Указание вида дела, вида или разновидности документов (вид дела: дело, материалы, переписка и др.; вид документов: протоколы, планы и др.);
Корреспондент (указывает на те учреждения и лица, с которыми был связан в своей деятельности фондообразователь);
Предмет или вопрос (отражает содержание документов дела, имеет большое значение и его надо четко и ясно формулировать);
Территория (географический признак, который указывает на территорию, о которой говорится в документах, или на территорию, на которой были созданы документы, или на территорию, с учреждениями или лицами которой переписывался фондообразователь).
Время (событий или составления документов);
Формальные признаки (подлинность или копийность)
Элементы заголовка одновременно никогда не применяются. Их набор зависит от состава и содержания документов дела.
Если в делопроизводстве правильно были сформированы дела по признакам их заведения, то не представляет труда составить заголовок, с наибольшей полнотой отражающий состав и содержание документов этого дела.
Если дела были сформированы неправильно, они все равно в архиве не расшиваются. В таком случае надо попытаться максимально адекватно описать дело в том виде, в каком оно дошло до нас.
Здесь необходимо остановиться на диалектической взаимосвязи всех процессов работы с документами, которые основываются на природе самого документа.
Ни в документоведении, ни в архивоведении, ни в области информатики не создаются искусственные, формальные признаки (такой подход считается не научным) организации документов и информации из них, а применяется такие признаки, которые логически связаны с формуляром документа - его реквизитами.
Реквизиты документа |
Признаки заведения дел |
Элементы информации заголовка |
Критерии экспертизы ценности |
Признаки классификации дел внутри фонда |
вид документа |
номинальный |
вид документа, вид дела |
Вид документа |
номинальный |
корреспондентский |
Корреспондент |
корреспондент |
корреспондентский |
|
заголовок |
предметно-вопросный |
предметно-вопросный |
||
географический |
Территория |
место события |
географический |
|
хронологический |
дата события |
хронологический |
Как видно из этой схемы, налицо даже терминологическое совпадение в названии отдельных признаков, характеризующих тот или иной этап работы с документами.
Наибольшее совпадение прослеживается между признаками заведения дел и характеристиками описания.
Состав реквизитов документа, критериев экспертизы и признаков классификации дел внутри архивного фонда несколько шире приведенных здесь признаков. Но и они будут основываться на анализе или формализации того или иного реквизита документа.
Так, если дела были сформированы с учетом признаков заведения дел, то на такие дела заголовки составить легко.
Помните : Понятие “материалы” применяется когда описывается комплекс, состоящий из документов разных видов и не связанных между собой последовательностью делопроизводства. Их, как правило, объединяет вопрос, содержание.
Понятие “дело” применяется при описании личных дел, когда указываются только фамилия, имя и отчество, а также при описании дел, в которых документы разных видов связаны единством вопроса и последовательностью делопроизводственного рассмотрения. Как правило, это судебные, следственные или по рассмотрению споров дела.
Понятие “переписка” применяется к комплексу документов, являющихся запросами и ответами, возникающими в процессе взаимодействия нескольких учреждений. В заголовке указывается лишь корреспондент и содержание.
После того, как определен характер дела, составляется заголовок из определенных элементов, вытекающих из признаков заведения дел.
ПРИМЕРНАЯ СХЕМА
РАСПОЛОЖЕНИЯ ЭЛЕМЕНТОВ ЗАГОЛОВКА
*) элемент заголовка возможный, но не обязательный.
Простые заголовки наиболее полно отражают порядок формирования документов в дела. Они являются основой составления обобщенных, сложных, и типовых заголовков.
10.3. Составление заголовков дел
Заголовок дела - важнейший элемент номенклатуры. Основные требования к его составлению - четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Необходимо избегать неконкретных формулировок - «разные документы», «общая переписка» и т.д. Заголовок дела формулируется на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:
название документа (приказы, протоколы и т.д.), наименование рода заводимого дела (переписка, документы, дело);
корреспондент (название организации, которой адресуют и от которой получают документы);
вопрос или краткое содержание документов дела;
название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
даты (период), к которым относятся документы дела;
указание на копийность дела.
Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в деле.
Название документа в заголовке дела указывается в единственном или множественном числе (при группировке в деле документов одного названия), например:
«Журнал учета выдачи дипломов»
«Протоколы собраний акционеров предприятия»
«Сводки по контролю исполнения документов».
При наличии в деле документов нескольких названий они перечисляются в заголовке, например:
«Отзывы и заключения на научные работы, присланные в...»
«Протоколы и стенограммы заседаний Ученого совета...».
Если документы разных названий (более 2-3) относятся к одному вопросу и не связаны последовательностью делопроизводства, то при формулировании заголовка дела используется термин «документы». В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются названия документов, из которых будет формироваться дело, например:
«Документы, подготовленные по заданию органов государственного управления (справки, обзоры, аннотации, информация и др.)»
«Документы, представляемые в судебные органы и милицию по уголовным и гражданским делам (акты, докладные записки, справки, характеристики)».
Термин «документы» может использоваться также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу.
Заголовки судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, связанных между собой последовательностью разрешения одного вопроса, формулируются с использованием термина «дело»:
«Личные дела учебно-вспомогательного и административно-управленческого персонала».
Термин «переписка» используется в заголовках дел, формирующих корреспонденцию с одной или несколькими организациями:
«Переписка с заказчиками о сроках поставки продукции». Для документов, создаваемых в организации, автор документа - название организации (структурного подразделения) указывается кратко или приводится его общее видовое название:
«Протоколы заседания Совета директоров».
При указании в заголовке корреспондента используется конкретное наименование организации или обобщенное видовое название без конкретного перечисления:
«Переписка с Росархивом о...»
«Переписка с международными, организациями о научном сотрудничестве».
Если документы касаются переписки с разнородными корреспондентами по одному вопросу, то корреспонденты не указываются:
«Переписка по научно-организационным вопросам».
Если документы относятся к корреспонденции одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), то в заголовке дела указывается ее (его) название:
«Переписка с производственным объединением «Алмаз» (г. Орел) о выполнении договора по поставкам продукции».
«Переписка с организациями Объединения архивов Москвы о проведении научно-практической конференции».
В заголовке дела может указываться временной период, к которому относится содержание документа:
«Приказы по основной деятельности за 1997 г.»
В заголовке дел, содержащих плановую, отчетную документацию, указывается не только год, но и месяц, квартал:
«Бизнес-планы филиалов на 1998 г.»
«Сводный баланс доходов и расходов за 1996 г.».
Если в деле группируются статистические формы, заполняемые в организации, то в заголовке указывается ее номер (шифр):
«Отчеты предприятий по поставкам госзаказа (формы 1-ПС)».
В заголовках дела при необходимости дается указание на копийность документов:
«Приказы ректора по комплектованию и изменению личного состава студентов. Копии».
Если дело состоит из нескольких частей или томов, то составляется общий заголовок дела и при необходимости в заголовки томов могут вноситься уточнения.
10.4. Установление сроков хранения дел
Значение документов, откладывающихся в организации-фондо-образователе, неодинаково. Одни необходимы только для оперативной работы в течение определенного времени и их долговременное хранение нецелесообразно и неэффективно из-за ограниченных площадей ведомственных архивов организации. Другие документы имеют большой период практического использования, обладают научным, историческим значением и должны храниться постоянно в государственных архивах. Проставление сроков хранения проводится на основе специальных перечней типовых и ведомственных документов. Установленные ими сроки хранения документов являются обязательными. Сроки хранения документов, установленные типовыми перечнями, сокращать не разрешается. В случаях, вызванных спецификой деятельности отдельных организаций, типовые сроки могут быть увеличены. При установлении сроков типовым перечнем следует пользоваться лишь при отсутствии ведомственного перечня, так как в ведомственном перечне состав и содержание документов организации отражены с большой полнотой и конкретизацией. Сроки хранения документов, не предусмотренных типовым или ведомственным перечнями, устанавливаются ЭПК соответствующего архивного учреждения после представления необходимых материалов ведомственным архивом и ЦЭК (ЭК) организации.
Установление сроков хранения документов на основании типовых или ведомственных перечней осуществляется поэтапно.
Сначала определяется категория данной организации. Например, в ведомственном перечне все организации отрасли разделены на четыре категории, в соответствии с которыми организации, входящие в 1-3-ю категории, сдают документы на постоянное хранение в государственные архивы; от организаций, входящих в 4-ю категорию, документы на постоянное хранение в государственные архивы не принимаются. Затем в зависимости от категории данной организации устанавливаются по перечню и сроки хранения документов. Например, по указанному перечню организации 1-3-й категорий в своих номенклатурах для дела с заголовком «Поручения (задания) правительственных и вышестоящих органов и документы по выполнению поручений» укажут срок хранения «Постоянно», а организации 4-й категории для аналогичного дела укажут срок хранения - 10 лет.
При установлении сроков хранения надо также учитывать, что некоторые статьи перечней могут быть разбиты на пункты, имеющие разные сроки, например:
«Планы финансирования и кредитования»
а) годовые - постоянно;
б) квартальные - 3 года;
в) месячные - 1 год.
Поэтому в номенклатуру организации из статьи перечня переносится тот пункт и срок хранения, к которому относится конкретная категория документов.
В номенклатуру дел организации должны переноситься из перечней и специальные отметки, относящиеся к срокам хранения документов. Отметка в перечне «5 л. ЭПК» означает, что по истечении указанного срока вопрос о дальнейшем хранении документов решается ЭК организации в ЭПК архивного органа. В зависимости от принятого решения срок хранения этих дел может оставаться временным без отметки «ЭПК» или заменяться на постоянный, если ЭК и ЭПК придут к выводу, что документы имеют научное и историческое значение.
О сроках хранения отдельных категорий документов делаются следующие отметки. К документам распорядительного, нормативного, методического характера в организации, не являющейся автором, в номенклатуре проставляются отметки «До замены новыми», «До минования надобности». Отметка «Хранить до передачи в государственный архив, не принятые уничтожаются по миновании надобности», означает, что вопрос об окончательном сроке хранения данной категории дел решается по усмотрению государственного архива.
Правильное определение сроков хранения недостаточно проводить лишь на основании заголовков дел и их соотнесения со статьями перечня. Необходимо проводить и анализ фактического содержания имеющихся в делах документов. Если в деле содержатся документы по одному вопросу, но различной значимости, с разными сроками хранения (например, 3 года, 5 лет, 10 лет), то время хранения устанавливается по документам, имеющим более длительный срок хранения (в приведенном случае - 10 лет).
Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.
10.5. Хранение документов в оперативной
деятельности и формирование дел
Оперативное хранение документов проводится в службах ДОУ, других структурных подразделениях организаций до сдачи их в ведомственный архив. Оперативное хранение подразделяется на хранение документов в процессе их исполнения и хранение исполненных документов.
Документы во время их исполнения должны храниться у исполнителя в специальных папках с надписями «Срочно», «На исполнение», «На заседание», «На подпись», «На отправку» и т.п. На папках указываются также фамилия, инициалы, телефон исполнителя. Папки хранятся в течение дня на столе исполнителя, после окончания работы убираются в ящик стола или шкаф.
Папки с неисполненными документами хранятся таким образом, чтобы в случае болезни или командировки исполнителя их можно было сразу же передать на исполнение другому сотруднику.
Хранение исполненных документов осуществляется в специальных папках. Папки типа «скоросшиватель» используются для документов кратковременных сроков хранения, так как в скоросшивателях документы располагаются в обратной хронологической последовательности: документ с более поздней датой оказывается первым (сверху), а с более ранней - в конце (снизу).
Для документов длительных и постоянных сроков хранения целесообразно использовать папки с мягкой системой крепления (со шнурками). Документы пробиваются дыроколом, через пробитые отверстия пропускаются шнурки, которые завязываются снизу подшитых документов. Это дает возможность группировать документы в дело в прямой хронологической последовательности. Документы, хранящиеся в подобных папках, сдаются в ведомственный архив в том виде, как они сформировались в делопроизводстве.
Дела, остающиеся в оперативной деятельности, удобно хранить в механических картотеках элеваторного типа. Запрещается хранить законченные дела в столах сотрудников. Организация хранения дел должна обеспечивать их сохранность и удобство использования.
Исполненные документы группируются в дела по специальным правилам. Эта группировка документов носит название «формирование дел».
10.5.1. Общие требования к формированию дел
Работа по формированию дел состоит из следующих операций:
распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел;
расположение документов внутри дела в определенной последовательности;
оформление обложки дела.
Эти операции выполняются в течение года, что ускоряет и облегчает работу с документами в службах ДОУ и других структурных подразделениях организаций, также и при последующем их хранении в ведомственном архиве.
В организациях формирование дел осуществляется централизованно или децентрализованно. В первом случае дела формируются только службой ДОУ, во втором случае - всеми структурными подразделениями организации. Формирование дел в структурных подразделениях осуществляется с помощью ответственных за документацию либо исполнителей, ведущих определенный круг вопросов в своем структурном подразделении. Методическое руководство за правильностью формирования дел обеспечивает служба ДОУ и ведомственный архив. Правильность формирования дел достигается соблюдением ряда правил, положений.
В дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих, судебных, личных дел, документов органов представительной власти, других выборных органов, которые группируются за период их созыва; документов учебных заведений, формирующихся в дела за учебный год, и др. Формирование дел осуществляется с целью наиболее рациональной организации хранения документов, которая обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и информации.
Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела отдельно. Например, следует хранить в делах отдельно оригиналы и копии документов, годовые и квартальные планы работы и так далее, поскольку эти документы имеют различные сроки хранения. В отдельных случаях допускается временная группировка в одном деле документов различных сроков хранения, если они относятся к одному вопросу. По окончании календарного года и решения вопроса такие документы рекомендуется перегруппировать в самостоятельные дела.
В дело обычно включается только один экземпляр документа. Не включаются документы, подлежащие возврату, черновики, рабочие варианты (проекты) документов, размноженные копии. Исключение составляют черновые и дублетные материалы особо ценных документов, копии, которые имеют резолюции, визы, пометки, являющиеся дополнением к основному документу.
Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных, отраслевых стандартов ГСДОУ и других нормативных документов. Группировка документов в дела проводится согласно отметкам исполнителей на документах «в дело №..., дата и подпись исполнителя» в соответствии с номенклатурой дел. Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращают исполнителям на доработку.
Не допускается разобщение в делах запросов и ответов, подшивка сопроводительных писем без приложений или без отметок об их местонахождении, подшивка в дела документов, подлежащих возврату корреспондентам.
Сформированное дело должно содержать не более 250 листов, что составляет 4 см в толщину. Ограничений по минимальному объему дел не существует. При большом объеме документов, относящихся к одному делу, проводят деление комплекса на самостоятельные тома, части. Или создают новые дела, систематизируя документы по хронологии, вопросному принципу.
Внутри дела документы располагаются в определенной последовательности. От выбранной последовательности расположения документов в деле зависит оперативность поиска необходимых документов, а также раскрытия хода и полноты решения вопросов. Обычно документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздними датами. Документы могут быть расположены по порядковым номерам (приказы, распоряжения, протоколы, решения и др.), но и в этом случае сохраняется хронологическая последовательность решения вопросов. Это относится, например, к переписке, когда документ-ответ подшивается в дело не по дате регистрации, а вслед за инициативным документом, или к приложениям, которые, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к соответствующим документам. Если приложение составляет 25 листов и более, то из него, как правило, формируется отдельный том, а в документе делается об этом соответствующая отметка.
Документы могут размещаться и в алфавитной последовательности. В таком порядке, например, располагаются предложения, заявления и жалобы граждан. В алфавитном порядке целесообразно группировать различные опросные анкеты, сводки, отчеты, поступающие от подведомственных предприятий (в алфавитном порядке названий предприятий) и другие документы.
10.5.2. Группировка в дела отдельных категорий
документов
Распорядительные документы формируются в отдельные дела по названиям, (приказы, распоряжения, указания, решения), которые уточняют авторской принадлежностью (приказы министерства, приказы организации и т.д.). Приказы организации группируются в отдельные дела исходя из вопросной направленности, т.е. отдельно группируются приказы по основной деятельности, приказа по административно-хозяйственным вопросам, приказы по личному составу.
Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами как приложения к ним, группируются вместе с распорядительными документами. Если же при их утверждении распорядительные документы не издавались, то эти документы формируются в самостоятельные дела.
Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации.
Протоколы формируются в дела с учетом авторского признака (протоколы коллегии, протоколы совещания у директора, протоколы профсоюзного собрания и т.д.). Протоколы группируются, как правило, вместе с документами, на основании которых они готовились (повестка дня, доклады, проекты решений и др.). Эти документы помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. При значительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов и в последовательности решения вопросов.
Стенограммы заседаний, как правило, формируются в отдельные дела. .
Утвержденные планы, отчеты, лимиты, титульные списки группируются в дела отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Плановые, отчетные документы хранятся в делах того года, к которому относятся по содержанию, независимо от времени составления, например: отчет за 1996 г., составленный в 1997 г., должен быть подшит вдело 1996 года, а не 1997 года; план на 1998 г., составленный в 1997 г., - вдела 1998 года. Перспективные планы относятся к начальному году их действия, отчеты о выполнении перспективного плана - к последнему году действия плана. Коррективы к перспективному плану развития относятся к тому году, на который они составлены. Документы в отчетах необходимо располагать в систематическом порядке. Так, документы отчета о финансовой деятельности предприятия, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагаются в следующем порядке: вначале объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце - приложения. Последовательность приложений определяется последовательностью статей баланса или соответствующими ссылками в объяснительной записке.
Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в алфавитном порядке по фамилиям.
Статистическая документация, образующаяся в управленческой деятельности, группируется самостоятельно или в одном деле с другими документами по данному вопросу. Например, к отчету предприятия по основной деятельности за 1996 г. прилагаются формы статистической отчетности, характеризующие деятельность данного предприятия по основной деятельности.
Переписку рекомендуется группировать в дела в хронологической последовательности разрешения вопросов, начиная с более ранних документов и кончая более поздними в пределах данного вопроса. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы группируются в дела текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики организации переписка группируется в дела в течение календарного года, срока созыва и т.д.
Личные дела занимают значительное место среди документации организации. В них группируются документы, относящиеся к кадровым вопросам всех работающих в организации. Исключение составляют копии приказов о поощрениях и взысканиях, справки с места жительства, о состоянии здоровья, о перемене фамилии и т.д., которые в личные дела не группируются, так как сведения из них переносятся в дополнение к анкете (личному листку по учету кадров) и другие кадровые документы. При необходимости указанные документы могут формироваться в дела временного хранения.
В личных делах документы группируются в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета (личный листок по учету кадров); автобиография; документы об образовании; выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении; дополнении к анкете (личному листку по учету кадров), справки и другие документы, относящиеся к данному лицу. Внутри перечисленных групп документы располагаются в хронологическом порядке.
При формировании дел по предложениям, заявлениям и жалобам граждан следует иметь в виду, что раздельно группируются в самостоятельные дела предложения, заявления граждан по вопросам совершенствования и изменения работы организаций и их заявления и жалобы поличным вопросам. Документы в деле группируются по алфавиту. Все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные предложения, заявления, жалобы граждан подшивают к данной группе документов. Внутри документы располагаются по хронологии.
Документы подведомственных организаций (планы, отчеты, сводки, обзоры, справки, докладные записи и т.д.), поступающие в вышестоящие организации, группируются, как правило, в самостоятельные дела по каждой организации. Кроме того, может быть использована группировка в дела документов одного названия по всем подведомственным организациям. Например:
«Готовые отчеты филиалов о выполнении плана по реализации товаров».
Рационализаторские предложения, авторские свидетельства, патенты на изобретение, заявки о выдаче диплома на открытие, стандарты, нормативы в организациях, которые их разработали или утверждают, группируются в самостоятельные дела по каждому отдельному конкретному вопросу. Причем комплекс документов, группируемых в деле, и порядок их расположения определяется специальными правилами. В организациях, пользующихся этими документами, перечисленные документы могут группироваться в одном деле или по отдельным вопросам.
Документная информация на машинных носителях данных, имеющая долгосрочное значение, определяемое по соответствующим статьям Перечней на общих основаниях, также включается в номенклатуру дел.
Основной единицей организации учета и хранения документной информации на машинных носителях данных является файл данных.
В номенклатуре дел систематизация файлов должна соответствовать внутренней структуре базы данных.
При внесении изменений в структуру базы данных, количество и содержание файлов соответствующие изменения должны найти отражение и в номенклатуре дел.
10.5.3. Оформление обложки дела
Дело считается заведенным после включения в папку для хранения первого исполненного документа. Одновременно оформляется обложка заведенного дела.
На обложку каждого заведенного дела выносятся следующие сведения: название организации; название структурного подразделения организации, где оформилось дело; количество листов в деле; срок хранения дела. Большинство элементов описания дела обозначается на обложке в начале заведения дела, за исключением обозначения количества листов, которое проставляется на обложке после завершения дела.
При обозначении названия организации может указываться ее ведомственная принадлежность. Название организации приводится полностью в именительном падеже, в скобках дается ее сокращенное название.
Название структурной части указывается по тем же правилам.
Индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел. Индекс является адресом хранения дела, который является и поисковым признаком.
Написание заголовков на обложках дел облегчается при наличии правильно составленных номенклатур дел. В этих случаях достаточно, перенести заголовок из номенклатуры дел на обложку. При отсутствии номенклатуры дел заголовок составляется по общим правилам для каждого дела.
Дата дела показывает, за какой период времени в деле сгруппированы документы. При заведении дела на обложке указывается год его заведения. Если дело делится на тома, части, на их обложках указывается число, месяц, год заведения. Дата окончания тома, части проставляется после окончания группировки в них документов. Сроки хранения дел переносятся на обложку из номенклатуры дел.
Литература к главе 10
1. Положение об Архивном фонде Российской Федерации //Указ Президента РФ от 17.03.94 № 552 - М. - 10 с.
2. Положение о Государственной архивной службе России (там же) - 7 с.
3. Закон РСФСР «Об охране и использовании памятников истории и культуры//Постановление ВС РСФСР от 15.12.78. - М. - 14с.
4. ГОСТ 16487 - 83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.,1983. - 15 с.
5. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., Главархив СССР, ВНИИДАД, 1991. - 76 с.
6. Основные правила работы ведомственных архивов. - М., Главархив СССР, 1988. - 173 с.
7. Отбор на государственное хранение, фондирование, описание, учет документов источников комплектования выборочного приема. - М., Главархив СССР, ВНИИДАД,1990. - 29 с.
8. Отбор на государственное хранение документов на машинных носителях автоматизированных систем научно-технического и производственного назначения. Рекомендации. - М., Главархив СССР, 1991.-32 с.
Высшее Организация финансовой работы на предприятии, цели, задачи, основные... -во «Весь мир», 2003. – 720 с. – (Серия «Высшее образование» ). Организация деятельности коммерческого банка. Учебник (под...
Список приобретенной литературы за 2009 год 1 ефимова анализ современный инструментарий для принятия экономических решений учебник / -2-е изд стер - м издательство «омега-л» 2010 -350 с ил табл - (высшее образование) 2 веселовский
Список учебников... Высшее образование ). 81.Бурмистрова Л.М. Финансы организаций (предприятий): Учеб. пособие.- М.: ИНФРА-М, 2009.- 240 с.- (Высшее образование ... - М. : ИНФРА-М, 2009. - 640 с. Серия : (Высшее образование ). 70. Треушников М.К. Гражданский процесс: теория...
Определившись со структурой номенклатуры, следует приступить к оформлению заголовков дел. Данный этап – один из наиболее ответственных, так как, по существу, предопределяет полезность номенклатуры при подготовке организацией отдельной номенклатуры дел.
Заголовок должен иметь краткую и чёткую формулировку, полностью отражать состав и содержание документов, входящих в дело. В заголовок также входят данные о наличии копий документов и информация, доказывающая их подлинность. В том случае, если в сроках хранения уже имеются данные о копийности документов, данная отметка в заголовок не вносится.
Не допускается использование в заголовках дела терминов «Общая переписка», «Материалы», «Разная переписка» и т.п. В некоторых случаях могут быть исключения, например, наличие в архивах исторической справки номенклатуры, наименование которой изменить нельзя.
Формулировка заголовков дел учитывает специфику документируемых участков и вопросы деятельности организации.
Для этого учитываются следующие признаки документов: авторский, хронологический, номинальный, предметно-вопросный, корреспондентский и географический.
Номинальный признак характеризует вид документов, включённых в дело. На основании отдельных реквизитов документов («наименование организации», «подпись») определяется их автор. При составлении заголовков дел с перепиской указывается название корреспондента, определяемого по реквизиту «Адресат».
Основным признаком, характеризующим содержание дела, является предметно-вопросный. Он обязательно учитывается при составлении заголовка.
Хронологический признак предусматривает систематизацию документов в хронологическом порядке. В дела, как правило, формируются бумаги одного года, кроме дел переходящих.
Географический признак предполагает систематизацию документов нескольких авторов (корреспондентов), объединённых отдельной административно-хозяйственной единицей.
Расположение элементов заголовка следует производить в логической последовательности. В начале заголовка указывается вид дела (журнал, переписка) или виды документов (приказы, акты, отчёты, протоколы и прочее). Затем, следуют указать реквизиты: автор документа, (ответственного лица); наименование корреспондента или адресата; краткое содержание; наименование территории, которая упоминается в содержании документов дела; период документов дела; количество копий бумаг. В некоторых случаях допустимо изменять логическую последовательность расположения элементов заголовка дела.
При составлении заголовка следственных, судебных, личных и других дел, имеющих последовательность делопроизводства в рамках одного конкретного вопроса, допустимо использовать термин «Дело».
При составлении номенклатуры заголовка дел с документами по одному вопросу, не имеющими последовательность делопроизводства, допускается использование термина «Документы» с указанием в скобках их наименования. Например: «Документы о реализации готовой продукции (отчёты, планы, переписка)». Применение термина «Документы» допустимо и в заголовке дела, содержащего документы, приложения к одному документу. Например: «Документы к годовому бухгалтерскому отчёту».
Заголовки дел, содержащие переписку, включают информацию, с кем и по каким вопросам она велась. Например: «Переписка с Главным управлением об участии в презентациях».
На дело, состоящее из нескольких томов, составляется общий заголовок, а при необходимости уточнения содержания заголовка составляется заголовок каждого тома.
При составлении заголовка группы дел можно использовать обобщённый термин. Например: «Подведомственные учреждения», определяющий, что данный вид документов формируется во всех организационных структурах системы и их филиалах. Например: "Документы ревизий вышестоящей организацией (письма, акты, протоколы и др.)".
Когда известно наименование конкретного должностного лица или органа, указываем его. Например: "Приказы управляющего ООО "Рускалий" по основной деятельности".
Один заголовок может предусматривать несколько заголовков в конкретной, к приеру, в примерной номенклатуре. Заголовки, имеющие одинаковые сроки хранения, могут быть объединены и в индивидуальной номенклатуре дел звучат как один заголовок.
Переходящие дела ежегодно вносятся в индивидуальную номенклатуру дел под одним и тем же индексом до разрешения вопроса и окончания по ним делопроизводства.
Заголовок дела является важнейшим элементом номенклатуры. Основные требования к его составлению - четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Необходимо избегать неконкретных формулировок - «разные документы», «общая переписка» и т.д. Заголовок дела формулируется на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:
· название документа (приказы, протоколы и т. д.), наименование рода заводимого дела (переписка, документы, дело);
· корреспондент (название организации, которой адресуются и от которой получают документы);
· вопрос или краткое содержание документов дела; ,
· название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
· даты (период), к которым относятся документы дела;
· указание на копийность дела.
Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в деле.
Название документа в заголовке дела указывается в единственном или множественном числе (при группировке в деле документов одного названия), например:
«Журнал учета выдачи дипломов»
«Протоколы собраний акционеров предприятия»
«Сводки по контролю исполнения документов».
При наличии в деле документов нескольких названий они перечисляются в заголовке, например:
«Отзывы и заключения на научные работы, присланные в...»
«Протоколы и стенограммы заседаний Ученого совета...».
Если документы разных названий (более двух-трех) относятся к одному вопросу и не связаны последовательностью делопроизводства, то при формулировании заголовка дела используется термин «документы». В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются названия документов, из которых будет формироваться дело, например:
«Документы, подготовленные по заданию органов государственного управления (справки, обзоры, аннотации, информации и др.)»
«Документы, представляемые в судебные органы и милицию по уголовным и гражданским делам (акты, докладные записки, справки, характеристики)».
Термин «документы» может использоваться также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу.
Заголовки судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, связанных между собой последовательностью разрешения одного вопроса, формулируются с использованием термина «дело»:
«Личные дела учебно-вспомогательного и административно-управленческого персонала».
Термин «переписка» используется в заголовках дел, формирующих корреспонденцию с одной или несколькими организациями:
«Переписка с заказчиками о сроках поставки продукции».
Для документов, создаваемых в организации, автор документа - название организации (структурного подразделения) - указывается кратко или приводится его общее видовое название:
«Протоколы заседания Совета директоров».
При указании в заголовке корреспондента используется конкретное наименование организации или обобщенное видовое название без конкретного перечисления:
«Переписка с Росархивом о...»
«Переписка с международными организациями о научном сотрудничестве».
Если документы касаются переписки с разнородными корреспондентами по одному вопросу, то корреспонденты не указываются:
«Переписка по научно-организационным вопросам».
Если документы относятся к корреспонденции одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), то в заголовке дела указывается ее (его) название:
«Переписка с производственным объединением «Алмаз» (г. Орел) о выполнении договора по поставкам продукции».
«Переписка с организациями Объединения архивов Москвы о проведении научно-практической конференции».
В заголовке дела может указываться временной период, к которому относится содержание документа:
«Приказы по основной деятельности за 2003 г.».
В заголовке дел, содержащих плановую, отчетную документацию, указываются не только год, но и месяц, квартал:
«Бизнес-планы филиалов на 1998 г.»
«Сводный баланс доходов и расходов за 1 996 г.».
Если в деле группируются статистические формы, заполняемые в организации, то в заголовке указывается ее номер (шифр):
«Отчеты предприятий по поставкам госзаказа (формы 1 -ПС)».
В заголовках дела при необходимости дается указание на копийность документов:
«Приказы ректора по комплектованию и изменению личного состава студентов. Копии.».
Если дело состоит из нескольких частей или томов, то составляется общий заголовок дела и при необходимости в заголовки томов могут вноситься уточнения.