Как оформить использование личного автомобиля в служебных целях и получить компенсацию? Как выгоднее оформить использование сотрудником своего автомобиля (новая редакция) Использование личного транспорта в служебных целях

Достаточно часто в организациях используют личные автомобили работников для выполнения служебных задач. В таких ситуациях важно правильно оформить взаимоотношения работника и работодателя. Оформить использование личного автомобиля работника в служебных целях можно различными способами. В большинстве случаев применяют следующие два способа.

1. Организация использует личный автомобиль работника без заключения с ним договора аренды

При использовании работником личного автомобиля в интересах работодателя и с его согласия или ведома работнику выплачивается компенсация и возмещаются соответствующие расходы, размер которых определяется письменным соглашением между работником и работодателем (дополнительным соглашением к трудовому договору) (ст. 188 ТК РФ).

Размер компенсации самостоятельно определяется договаривающимися сторонами. Однако зачастую работодатель (принимая во внимание свои интересы при налогообложении прибыли) предлагает ежемесячную компенсацию в следующем размере (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92):

• для автомобилей с объемом двигателя до 2 000 куб. см — 1 200 руб.;
• для автомобилей с объемом двигателя более 2 000 куб. см — 1 500 руб.

Для оформления выплаты компенсации работнику необходимо согласовать использование личного автотранспорта в служебных целях с руководством организации и написать соответствующее заявление.

Федеральным государственным гражданским служащим, служебная деятельность которых связана с постоянными служебными поездками в соответствии с их должностными обязанностями, ежемесячная компенсация за использование ими личного транспорта в служебных целях выплачивается в размере, не превышающем (п. 4 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 N 563):

• для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2 000 куб. см — 2 400 руб., с объемом двигателя более 2 000 куб. см — 3 000 руб.;
• для мотоциклов — 1 200 руб.

Для получения компенсации и возмещения расходов служащий подает заявление с указанием сведений, для исполнения каких его должностных обязанностей и с какой периодичностью используется им личный транспорт. К заявлению прилагается копия свидетельства о регистрации транспортного средства. При этом возмещение расходов на приобретение ГСМ производится по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.) (п. п. 2 , Правил).

2. Организация использует личный автомобиль работника на основании договора аренды

Аренда личного автомобиля работника может быть двух видов: с экипажем и без экипажа (ст. ст. 632 , ГК РФ). В первом случае предполагается, что арендованным автомобилем будет управлять и производить его техническое обслуживание сам работник, во втором указанные обязанности возлагаются на других уполномоченных лиц.

В данном случае будет заключен договор аренды автомобиля, в котором будут отражены все особенности правоотношений сторон (в частности, стоимость аренды и услуг по управлению автомобилем).

Как правило, если иное не предусмотрено договором, арендатор несет расходы на содержание арендованного автомобиля, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией (ст. 646 ГК РФ).

При этом в полисе ОСАГО необходимо учесть количество лиц, которые будут допущены к управлению автомобилем (если предполагается, что помимо собственника автомобиля им будет управлять иное лицо).

Иногда случаются ситуации, когда нам необходимо использовать личный транспорт одного из сотрудников в служебных целях. Такая необходимость может возникнуть в любой компании, однако не следует забывать и о том, что за все надо платить.

Согласно действующему законодательству, работнику подлежит компенсация за использование личного автомобиля на работе. Как рассчитывается сумма выплат за пользование собственным транспортом, сколько денег может получить сотрудник, позволивший пользоваться своей машиной, и какие налоги придется заплатить?

Общие положения

Согласно письму Министерства финансов РФ от 23 сентября 2013 года, № 03-03-06/1/39239, каждому сотруднику компании, который дает разрешение на использование личного автомобиля в служебных целях, положена определенная компенсация. Она включает в себя три пункта, в числе которых:

• расходы связанные с ремонтом транспорта;
• износ машины;
• затраты на горюче-смазочные материалы.

Финансовое ведомство РФ убеждено, что расчет выплаты за использование личного автомобиля в служебных целях уже включает в себя затраты ГСМ, хотя на самом деле данный вопрос остается спорным. Де-факто, суммы, затрачиваемые на топливо, масло и другие материалы и компенсация за износ и ремонт транспортного средства – абсолютно разные выплаты, которые не могут быть учтены в налогообложении вместе. Почему дело обстоит именно таким образом? Разберемся в этом вопросе более детально.

Компенсации, гарантированные ТК РФ

Согласно Трудовому кодексу, а также ряду сопутствующих законов, само по себе понятие «компенсация» – это выплата работнику той или иной структуры, которая обязана возместить затраты его личных средств, что были произведены в ходе трудовой или иной деятельности. Их размер должен соответствовать затратам сотрудника, и они никоим образом не относятся к его заработной плате.

Если использование личного автомобиля или какого-либо иного имущества в служебных целях сотрудником происходит с согласия работодателя, работнику положена компенсация. Ее размер устанавливается исходя из договора, который обе стороны заключают в письменной форме перед началом эксплуатации того или иного имущества сотрудника.

Поэтому при использовании личного имущества, работник должен получить:

1. Компенсацию за его эксплуатацию.
2. За расходы, которые он понес при использовании имущества.

Также следует отметить, что в ТК РФ конкретно не указано использование личного автомобиля в служебных целях, а компенсация за его эксплуатацию определяется статьей 188 наравне с прочим имуществом.

Как получить компенсацию, и какие особенности ее налогообложения существуют

Прежде всего, следует напомнить, что для получения оснований для возмещения расходов между работником и работодателем должно быть заключено соответствующее соглашение. Чтобы получать выплаты за использование личного автомобиля в служебных целях, сотрудник обязан:

• заключить договор с работодателем;
• подать соответствующее заявление в бухгалтерию организации на получение выплат;
• к заявлению обязательно должна быть приложена ксерокопия техпаспорта, а также подтверждение прав собственности на транспортное средство.

Кроме того, владельцу автомобиля, который используется в служебных целях, необходимо вести строгий учет перед каждой поездкой. К тому же следует внимательно заполнять все путевые листы и хранить каждый чек, в которых указаны затраты на ГСМ.

Касаемо налогообложения, по обеим системам компенсация и возмещение расходов учитываются по датам их выплат. Их размер должен быть прописан в договоре, который предварительно заключается с владельцем транспортного средства. Единственным исключением может послужить только тот случай, когда при эксплуатации личного автомобиля в служебных целях не был превышен предел, который напрямую зависит от типа транспортного средства и объема его двигателя. В таком случае принята следующая норма выплат:

1. При эксплуатации мотоцикла выплата составит 600 рублей
2. Использование легкового автомобиля, объем двигателя которого не превышает 2 000 куб. см, обойдется компании в 1 200 рублей
3. За легковые машины, с объемом двигателя более чем 2 000 куб. см, руководителю придется выплатить 1 500 рублей.

Компенсация и возмещение не облагаются НДФЛ и не требуют внесения обязательных страховых взносов. Однако бухгалтеру обязательно следует учитывать их в бухучете и указывать для начисления и выплаты соответствующие проводки.

Аренда транспортного средства

Для использования личного автомобиля сотрудника в служебных целях работодатель вправе предложить ему и арендное соглашение. Причем заключить его можно в двух вариантах:

• аренда автомобиля с экипажем;
• арендное соглашение без экипажа.

Такой способ оформления отношений позволяет оформить право на использование личного автомобиля в служебных целях более полно, указав в нем самые различные нюансы. К таковым, к примеру, может относиться страхование транспортного случая от каких-либо рисков или условия, в которых машина содержится и проходит ремонт, техосмотр и т. д.

В таком случае компания-арендатор получает временное право собственности на автомобиль, и в случае если договор заключен на аренду без экипажа, получает возможность самостоятельного управления им. Арендатор берет на себя все расходы по эксплуатации и обслуживанию транспорта. Арендное соглашение заключается исключительно в письменной форме, вне зависимости от срока его действия, однако заверять его юридически нет никакой необходимости.

Соглашение в обязательном порядке должно содержать в себе данные, позволяющие идентифицировать транспортное средство, которое берется во временное пользование. В частности:

1. Марка машины.
2. Модель.
3. Цвет.
4. Номер мотора и кузова.
5. Госномер.

Если что-либо из этого не будет прописано в соглашении, оно будет считаться недействительным.

Кроме того, между сторонами оговаривается и использование машины на правах субаренды. Если подобное не указано в договоре, тогда арендатор не имеет права предоставлять право пользования транспортным средством третьему лицу без согласия арендодателя. Договор субаренды составляется аналогично арендному соглашению.

В арендном соглашении обязательно должны быть прописаны четкие сроки и размер оплаты за использование автомобиля. Сумму выплат можно рассчитать исходя из стоимости транспортного средства, а также срока полезного использования такой же машины. В данном случае чаще всего рекомендуют использовать среднюю цену использования, которая была установлена в регионе вашего проживания и использования машины. К тому же при расчете можно использовать и дополнительные характеристики, в частности: пробег машины, техническое состояние, количество раз в месяц, которое она будет использоваться. Срок внесения платежа оговаривается собственником машины и руководителем компании, зачастую применяется помесячная форма оплаты. Если сумма прописана в договоре, она не может быть изменена в одностороннем порядке.

Если же арендатор не производит своевременную оплату и допускает просрочку хотя бы два раза, арендодатель имеет полное право разорвать соглашение в одностороннем порядке.

Для посетителей нашего сайта действует специальное предложение - вы можете совершенно бесплатно получить консультацию профессионального юриста, просто оставив свой вопрос в форме ниже.

Любая компания может в той или иной форме договориться с сотрудником об использовании его личного транспорта в служебных целях. Она может выплачивать ему как компенсацию за его эксплуатацию, так и заключить с ним арендное соглашение, в котором будут прописаны все условия аренды транспорта. В любом случае, если существует необходимость и возможность получить транспорт во временное пользование, очень малое количество компаний избегают этого, и если четко прописать все обязательства сторон и своевременно соблюдать их, выгода от такого сотрудничества может быть обоюдной. Главное, вовремя выполнять все условия, ведь тогда не только будет соблюдаться договор, но и поддерживаться необходимый микроклимат в коллективе.

Одно из условий быстрой и мобильной работы любой организации - наличие автотранспорта. Организации часто заключают соглашения с работниками об использовании личного автомобиля в служебных целях. Законодательство предусматривает различные способы оформления таких отношений.

В большинстве случаев применяют два из них: организация выплачивает работнику компенсацию или арендует у него автомобиль. В статье мы собрали ответы на все вопросы по использованию личных автомобилей работников.

Оформить использование личного автомобиля работника в служебных целях организация может следующими способами:

• Выплатить работнику компенсацию за использование и износ личного автомобиля по трудовому договору.
• Арендовать автомобиль у работника.
• Заключить с работником договор на оказание транспортных услуг.
• Передать машину в безвозмездное пользование или лизинг.

ОРГАНИЗАЦИЯ ВЫПЛАЧИВАЕТ СОТРУДНИКУ КОМПЕНСАЦИЮ ЗА ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЛИЧНОГО АВТОМОБИЛЯ

Если личный автомобиль работника используется с согласия работодателя и для служебных целей, работодатель должен компенсировать износ (амортизацию) личного транспорта, а также возместить расходы, связанные с его использованием (ст. 188 Трудового кодекса РФ).

О размере компенсации за использование автомобиля в служебных целях должны договориться работник и руководитель.

При этом следует учитывать, что размер компенсации влияет на налоги.

Так, в состав затрат организации при расчете налога на прибыль включаются компенсационные выплаты, установленные в пределах норм, которые определены в постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 (подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

Нормы расходов на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей приведены ниже.

Нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование

для служебных поездок личных легковых автомобилей

Компенсация за дни, в которые автомобиль не использовался в служебных целях, в налоговых расходах организации не учитывается.

Если работник болел, был в отпуске или в командировке, то, согласно официальному мнению, за дни отсутствия работника сумму компенсации учесть в налоговых расходах нельзя, поскольку это необоснованный расход (письмо Минфина России от 03.12.2009 № 03-04-06-02/87).

ОРГАНИЗАЦИЯ АРЕНДУЕТ АВТОМОБИЛЬ СОТРУДНИКА

Для оформления арендных отношений необходимо заключить договор аренды и оформить акт приема-передачи автомобиля.

Договор аренды можно оформить только на автомобиль или арендовать автомобиль вместе с водителем. В первом случае личный автомобиль предоставляется организации во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им или с оказанием услуг по управлению автомобилем, во втором случае управлять арендованным автомобилем будет сам работник-арендодатель, то есть за рулем автомобиля всегда будет находиться его собственник.

Договор аренды можно заключить таким образом, чтобы работник, передавший машину в аренду, получал арендную плату, а расходы по содержанию автомобиля были возложены на организацию-арендатора.

ОРГАНИЗАЦИЯ ВОЗМЕЩАЕТ РАСХОДЫ, СВЯЗАННЫЕ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ЛИЧНОГО АВТОМОБИЛЯ В СЛУЖЕБНЫХ ЦЕЛЯХ

Возмещение расходов за использование личного транспорта предусмотрено ст. 188 ТК РФ, согласно которой организация возмещает работнику расходы, связанные с использованием его личного имущества для служебных целей. При использовании личного автомобиля к таковым можно отнести:

• расходы на ГСМ;
• расходы на ремонт автотранспортного средства;
• расходы на платную парковку в рабочее время, мойку машины и другие аналогичные расходы.

Таким образом, организация может выплачивать сотруднику компенсацию в виде возмещения фактических расходов, связанных с использованием автомобиля.

Возмещаемые расходы не облагаются «зарплатными» налогами, если есть документы, подтверждающие суммы таких расходов.

ДОКУМЕНТЫ, НЕОБХОДИМЫЕ ДЛЯ ВЫПЛАТЫ КОМПЕНСАЦИИ И ВОЗМЕЩЕНИЯ РАСХОДОВ

Чтобы доказать, что организация компенсирует работнику «служебный» износ личного автомобиля и возмещает фактические расходы по эксплуатации, а не выплачивает ему дополнительный доход, необходимы подтверждающие документы (письма Минфина России от 27.08.2013 № 03-04-06/35076, от 13.04.2007 № 14-05-07/6, Постановление ФАС Уральского округа от 29.05.2014 № Ф09-2371/14). Так,

использование машины в интересах работодателя можно подтвердить соглашением к трудовому договору;

принадлежность автомобиля работнику подтверждается копией технического паспорта личного автомобиля, заверенной в установленном порядке;

порядок расчета компенсации подтверждается справкой-расчетом о сумме компенсации. Она составляется на основании чеков, накладных, квитанций и других документов, обосновывающих расходы на эксплуатацию личного автомобиля;

выплаты компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях осуществляются на основании приказа руководителя.

Е.Н. Селянина,
аудитор

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале

Использование личного автотранспорта сотрудниками многих организаций по рабочим надобностям сегодня не редкость. В свою очередь компания обязана выплачивать компенсацию за эксплуатацию в рамках трудового соглашения. Рекомендуем ознакомиться с тонкостями оформления подобных расходов.

Договор на использование личного автомобиля в служебных целях договор

ТК РФ (ст. 188) регулирует подобные вопросы. Согласно ему предприятие, в рабочих целях которого сотрудник использует свое авто (иное имущество) обязано возместить расходы на:

• амортизацию (за износ, ГСМ, заправка пр.);
• за использование.

Работнику следует позаботиться об оформлении специального доп соглашения или договора (отдельного, или внесение данных в тело трудового соглашения) с работодателем.

Важно знать, что помимо самой фиксации факта эксплуатации личного транспорта документ должен определять: порядок учета расходных средств и материалов, условия, срок действия и обязанности каждой стороны.

Бланк можно составить самостоятельно в свободной форме либо скачать образец договор об использовании личного автомобиля в служебных целях в режиме онлайн и совершенно бесплатно.

Разовое оформление

Документ оформляется на определенный срок, однако при разовом использовании можно обойтись и без такового. В данном варианте достаточно оформленного путевого листа для подтверждения суммы расходов (заправка или ремонт, например).

Возмещение расходов директором

Для возмещения затрат работнику за служебное использование имущества директор предприятия издает приказ на основании соглашения. Вопросы суммы выплат следует устанавливать согласно Постановлению Правительства (норма за легковой автомобиль по данному положению ОД до 2 л – 2,4 тыс. рублей, свыше – 3 тыс. руб.).

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях 2018

Существует несколько видов соглашений, которые могут заключать работник и руководитель:

• дополнительное или трудовое соглашение;
• по договору аренды.

Как оформить?

В первом варианте алгоритм действий следующий: согласование вопросов с работодателем — написание заявления в бухгалтерию компании – приказ дирекции — ежемесячное (либо иное) погашение расходов и компенсация износа.

Во втором варианте: согласование с руководством – заключение договора аренды – внесение изменений в страховой полис – составление и передача акта приема передачи имущества.

К сказанному добавим, что аренда автотранспорта возможна с экипажем с (самим работником) и без него. Этот момент следует учесть при составлении документа.

Соглашение и оплата: расчет

Расчёт производится на зарплатную карту работника, при этом возможен ежемесячный расчет либо погашение полной суммы одноразово. Этот вопрос также следует освятить при составлении документации.

Следует уточнить и расчет за амортизацию (технический износ, обслуживание пр.). Если сама компенсация выплачивается согласно договору, то ГСМ и прочие технические детали не всегда возможно учесть соразмерно действительным расходам (например, различный километраж), в таком случае арендодателю следует воспользоваться служебной запиской (служебкой) для возмещения затрат. В этом варианте расчет производится на руки, согласно чекам, либо на карту сотрудника.

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях в 2018

Налоговый Кодекс предусматривает налогообложение на данную компенсацию (НДФЛ (налог на прибыль) в размере 13%). Однако страховые и прочие взносы (ФСС, пенсионные, транспортный налог) с этой суммы не взимаются.

Могут возникать вопросы относительно уплаты: в зависимости от типа документа налоги могут оплачиваться либо сотрудником (аренда) либо руководителем (соглашение).

Решить многие вопросы относительно налоговой базы для предприятия можно путем заключения договора аренды либо безвозмездного использования. Впрочем, в данном вопросе многое зависит от вида деятельности предприятия. На практике первый вариант неэффективный, поэтому часто используется именно второй.

Скачать бланк заявление работнику

Очень распространенное явление, когда организация нанимает работника с личным автомобилем, чтобы выполнение транспортных функций проходило без использования служебного транспорта. Зачастую, это минимизирует затраты фирмы на содержание собственного парка. Например, такие отношения популярны в сфере торговых представительств, когда основной задачей является постоянный объезд торговых точек. Но автомобиль, как и его владелец, выполняет работу, из-за чего требуется постоянное прохождение ТО для поддержания исправного состояния транспортного средства, что влечет обязательные затраты. Да и вообще, машина имеет свойство ломаться, так давайте разберемся в этой статье, как оплачивать подобного рода расходы и как правильно документально должны быть оформлены отношения, чтобы избежать разногласий между работодателем и наемным сотрудником?

Способы оформления.

Существует 2 основных способа оформления использования личного автотранспорта наемным работником:

• в рамках трудовых правоотношений;
• договор аренды транспортного средства сотрудника.

Компенсация за использование автомобиля в рамках трудовых правоотношений.

Для этого необходимо письменное соглашение с работником, что предусматривает статья 188 Трудового кодекса РФ. Можно прописать соответствующее условие в отдельном пункте трудового договора. Или заключить к нему дополнительное соглашение. В любом случае нужен приказ о выплате компенсации за амортизацию с подписью сотрудника.

Размер компенсации определяется сторонами в свободном порядке, хотя организация часто пользуется нормативными данными, законодательно регламентированными Правительством РФ (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92). В них прописано, что ежемесячная компенсация за использование автомобиля с рабочим объемом двигателя до 2 литров равна – 1200 рублей, свыше указанного объема – 1500 рублей, с учетом пробега, расхода ГСМ, ремонта и т.п.

Компенсация начисляется ежемесячно, не зависимо от количества календарных дней. Если сотрудник болел или находился в отпуске, компенсация не выплачивается.

Нужно помнить, что и компенсация, и возмещение затрат в сумме, предусмотренной письменным соглашением с работником:

• не облагаются НДФЛ и обязательными страховыми взносами;
• не отражаются в справке 2-НДФЛ.

Договор аренды транспортного средства сотрудника.

В этом случае необходимо оформление договора аренды автомобиля. В отличие от первого способа взаимоотношений, в данном документе можно отразить все дополнительные особенности соглашения. Например, условия содержания и ремонта ТС, дополнительное страхование от рисков, права и обязанности арендатора и арендодателя.

Расходы на ГСМ.

Автомобиль расходует топливо, а так как он используется в целях фирмы, то и затраты должны ложиться на бюджет организации. Чаще всего оплата ГСМ происходит двумя способами:

• фиксированное месячное возмещение, приблизительно рассчитанное исходя из расстояния ежедневного маршрута конкретного автомобиля, с известным расходом топлива (удобно, когда маршрут регулярный и прописанный);
• фактическая оплата по пробегу (единичные дальние поездки с оформлением путевого листа, например, где указано пройденное расстояние за рейс).