Работа с поставщиками – основные нюансы. Работа с поставщиками: как наладить эффективное сотрудничество

Поставщики и закупка товара… вроде все просто, но и тут скрываются некоторые подводные камни, которые не всегда очевидны начинающему. Давайте посмотрим на несколько моментов.

Первое это поиск товара под реализацию. Многие пытаются найти товар изначально на реализацию, на самом деле вроде очевидно и просто, не вкладывая свои деньги получить хороший ассортимент и начать получать первую прибыль. Все бы хорошо если бы не несколько но… Начинающему предпринимателю никто не будет отпускать товар в рассрочку или тем более под реализацию. Это первое, второе даже если вам и удастся найти такого поставщика, условия на которых вы получите товар будут далеки от идеальных, а чаще всего просто не выгодны для вашего бизнеса. Плюс чаще всего вы получите товар не под реализацию, а в рассрочку и это две большие разницы. Реализация это когда товар у вас лежит пока не продается, а рассрочка это то что вы через 21 день (чаще всего) должны будете за него заплатить не важно продали вы или нет. Вот и получается, что вам придется платить за невыгодный вам товар. В общем, моя позиция в данном вопросе, не надо вначале даже пытаться брать товар на реализацию. Это трата времени и сил которые не принесут ожидаемой прибыли, если вообще ее принесут. Вообще как это не странно звучит, но намного проще дешевле и выгоднее все таки найти денег на товар и купить его. Помимо того что это выгоднее вам вы получаете еще один несомненный плюс, вы показываете поставщикам, что с вами можно работать и в следующий раз вы получите товар в туже рассрочку но с более выгодными ценами и условиями. И самое главное вы уже будете достаточно неплохо ориентироваться в своем ассортименте, чтобы не заказывать лежалый товар.

Следующий важный момент который часто упускают в поисках выгодных поставщиков, это их местонахождение, особенно актуально для больших городов и пригородов. Я видел варианты когда гнали машину на другой конец Питера или Москвы чтобы купить партию товара единица которого на рубль дешевле чем у фирмы которая под боком, совершенно не задумываясь о том, что на транспортировку этого товара они тратят больше в несколько раз денег и времени чем экономят на этой закупке. Казалось бы вещь очевидная, но многие работают по этой схеме годами. Обязательно не забывайте анализировать при закупке товара место и время его доставки до вас. Кстати к подобным же ошибкам можно отнести и упорное нежелание пользоваться доставками своих поставщиков, потому что у их конкурентов на 3 руб. дешевле. Просто не стоит забывать и такой очевидной вещи как содержание вашей машины. Она у вас не молодеет и и так же ест ваши средства. Так может лучше пусть страдают машины поставщиков?

В общем суть данной статьи проста, вкладывайте в товар деньги а не обязательства, и ищите удобных вашему бизнесу поставщиков, а не просто с низкой ценой.

По выбранному вами товару. Теперь самое то узнать какие же есть схемы работы с выбранными вами поставщиками? Схем этих, на самом деле, много и все очень зависит от товара, с которым вы работаете.

Сегодня мы рассмотрим наиболее распространенные схемы работы интернет-магазина с поставщиками . Узнаем как продавать без склада и стоит ли работать только с иностранными поставщиками.

Схема №1. Работа только со своим складом.

Данная схема подразумевает закупки только к себе на склад без единичных закупок “под заказ”. Эта схема наиболее распространенная в розничной торговле, так как в том случае покупатель приходит целенаправленно в магазин и хочет уйти из него уже с товаром.

Вы заранее оформляете все заказы у поставщиков, изначально зная что требуется вашим покупателям. Поддерживаете необходимое количество всех товаров исходя из спроса для того, чтобы всегда можно было его быстро реализовать. Предостерегаю от одной из на старте — не закупайте сразу все, .

Рассмотрим как выглядит эта схема наглядно:

Мы видим, что срок от оформления заказа покупателем до получения денег практически минимален, так как товар у нас уже на складе. То есть главный плюс: наличие товара в любой момент. При условии грамотных закупок, разумеется.

Используя тот способ, мы увеличиваем оборачиваемость товара и .

Плюсы данного способа работы:

Доставка в кратчайшие сроки. А это неплохое для ваших покупателей;

Деньги вы получаете гораздо быстрее;

Лояльность покупателей повышается, так как они довольны быстрой доставкой;

Возможность работать как розничный магазин или как при наличии необходимых площадей.

Минусы данного способа

Необходимы внушительные складские помещения для хранения товаров;

Данная схема крайне нежелательна для старта, так как вы не можете со 100% гарантией знать что будет популярно, а что нет;

Требуется гораздо бОльший оборотный капитал и ;

Высокие риски в случае сезонности товаров, а также в случае колебания спроса

Резюме: данный способ наиболее хорошо подходит розничным магазинам с возможностью заказов товара через интернет. Или при , когда нужно заказывать сначала все себе.

Схема №2. Работа только под заказ.

Данная схема, пожалуй, является мечтой всех предпринимателей,так как нет необходимости держать большой склад и рисковать большими товарными остатками в случае резких колебаний спроса или других форс-мажорных ситуаций.

Суть этой схемы проста до безобразия, но при этом так же трудна в реализации.
При получении нового заказа, интернет-магазин формирует заявку на закупку товара у поставщика. Если согласно договору с поставщиком требуется предоплата, то интернет-магазин производит ее вместе с передачей заявки, предварительно уточнив наличие товара у поставщика.
Заявка попадает к поставщику и он начинает готовить товары к отгрузке. Далее возможны два варианта:
1. Поставщик отгружает товары интернет-магазину, а тот, в свою очередь, отгружает их заказчику.

2. Поставщик отгружает товары сразу к заказчику своими силами без дополнительного привлечения интернет-магазина. Данный способ работы еще называется “dropshipping” или “Прямая поставка”.

Оба способа хороши. Используя подобную схему, есть как положительные стороны, так и большие риски. Рассмотрим их подробнее.

Плюсы работы по схеме “без склада”

Наиболее удобная схема работы при отсутствии начального капитала, так как не требуется никаких вложений в товар;

Отсутствие складских помещений. Или минимальный их размер для приема/отправки заказов;

При сотрудничестве с несколькими поставщиками существует возможность быстро расширить свой ассортимент без дополнительных закупок;

При использовании “прямой поставки”, поставщик может отправлять товары от имени интернет-магазина.

Минусы подобной схемы тоже очевидны:

У поставщика может не оказаться товара, который уже оплатил конечный покупатель;

Сроки доставки существенно увеличиваются за счет длительности оформления и доставки заказа. Это особенно актуально ля больших городов;

В случае “Прямой поставки” интернет-магазин не может грамотно контролировать качество товара, предоставляемого покупателю;

Ошибки поставщика (наличие товара, сроки доставки, качество товара) целиком и полностью отражаются на репутации интернет-магазина, от имени которого идет продажа.

Резюме: данная схема больше всего подходит для старта работы интернет-магазина, так как вложения в товар практически отсутствуют. Определенные риски можно компенсировать, используя третью схему работы с поставщиками для интернет-магазина.

Схема №3. Свой склад плюс работа под заказ.

Это наиболее популярная и надежная схема работы интернет-магазина и поставщиков, так как в этом случае интернет-магазин имеет у себя на складе наиболее популярные товары, а менее ходовые товары заказываются у поставщика.

Данная схема содержит в себе обе предыдущие схемы со своими плюсами и минусами. Часть товара, пользующегося спросом есть на складе, менее популярный товар заказывается по необходимости.

Возможны три варианта развития событий в зависимости от товаров, которые были оформлены в корзине покупателем.

1. Покупатель оформил заказ, в котором только популярный товар. В таком случае процесс обработки и доставки заказа сводится к упаковке заказа и его отправке. Деньги вы получаете быстро. На рисунке выше это путь №1.

2. Покупатель оформил заказ, в котором только непопулярные товары. В таком случае заказ сначала отправляет к поставщику, а оттуда, в зависимости от условий работы с поставщиком, отправляется в интернет-магазин или сразу к покупателю. На рисунке выше это путь №2.

3. Покупатель оформил заказ с товарами, которые есть на складе и которые надо дозаказывать у поставщика. Далее покупатель или ждет пока интернет-магазин получит недостающие товары у поставщика, или ему сначала отправляются товары со склада, а потом отправляются дозаказанные товары. На рисунке выше это пути №1 и №2.

Плюсы :

Не требуются совсем большие складские площади для хранения всего ассортимента товаров;

Возможность быстро отправить популярные товары;

Минимальные риски в случае изменения спроса или косвенных факторов. Вы всегда сможете сделать распродажу залежавшихся товаров;

Лояльность покупателя повышается за счет быстрой и оперативной доставки.

Минусы :

В случае если в заказе есть товары, который нет на складе – требуется дополнительное время на их заказ у поставщика;

Частичная зависимость от поставщиков, так как часть ассортимента все-таки находится на их складах;

Зачастую не всегда оперативное владение информацией о наличии товаров на складах поставщиков. Отсюда могут быть проблемы с оформлением заказов, для которых требуется дозаказ у поставщиков. Оцените ваших поставщиков и поймете с кем лучше работать;

Резюме: данная схема наиболее эффективна с точки зрения продаж. Даже на старте интернет-магазина, если вы заранее можете предугадать спрос по тем или иным товарным позициям, можно иметь небольшое количество товара под заказ.

В качестве заключения отметим, что наиболее предпочтительна как для старта так и для длительной работы интернет-магазина. Идеальная ситуация: вы держите достаточные товарные остатки ходовых товаров и по 1-2 товара для непопулярных товаров. Таким образом вы сможете обслужить большинство заказов без траты времени у поставщиков.

В будущем мы расскажем как правильно поддерживать товарные запасы исходя из статистики, а также как автоматизировать процесс подсчета закупки необходимого количества товаров у поставщиков. А также мы поведаем о том как правильней выстроить работу с иностранными поставщиками .

21 декабря 2015 2070 0

Наладить работу с поставщиками – одна из основных задач при создании интернет-магазина. По сравнению с «оффлайн» бизнесами для интернет-торговли доступны более широкие возможности в плане организации поставок продукции. Интернет-магазин может применять различные схемы работы с поставщиками. Выбор схемы зависит от характера товаров, особенностей спроса и других моментов.

Часть 1. Основные схемы работы с поставщиками

Отгрузка «со склада»

Наиболее распространенный «классический» вариант работы. Товар закупается у поставщика, хранится на складе и по мере поступления заказов отгружается клиентам.

У этой схемы есть свои плюсы :

• Можно обеспечить высокое качество обслуживания, т.к. на комплектование и отправку заказов нужно минимум времени;
• Система управления складом и заказами – относительно простая;
• Кроме того всегда можно сделать свои фотографии товаров, замерить характеристики, в том числе по запросу клиента.

Недостатки работы «со склада» :

• Необходимо вкладывать средства в товарные запасы, оборотный капитал связывается в запасах, поэтому при широком ассортименте требуется большой объем оборотных средств;
• Есть риск «омертвления» капитала в неликвидных товарных запасах, т.е. можно закупить то, что не получится потом продать;
• Вы несете затраты на хранение товара, а также связанные с этим риски и заботы. Особенно это характерно для негабаритной и скоропортящейся продукции.

Применяйте отгрузку «со склада», если :

• У вас не очень широкий ассортимент или есть отдельные товары с постоянным спросом;
• Клиенты чувствительны к скорости доставки;
• Затраты на хранение товара не превосходят возможности.

Следующая схема работы позволит вам частично компенсировать недостатки, возникающие при отгрузке «со склада».

Поставки «под заказ»

Схема работы с поставками под заказы клиентов набирает обороты с развитием онлайн-торговли и постепенно приходит на смену классической схеме, рассмотренной выше.

При поставках под заказ работа строится по следующему алгоритму:

1. Получаем заказ клиента;
2. Заказываем у поставщиков товары под этот заказ и дожидаемся их поставки на склад;
3. Комплектуем заказ из поставленных товаров и отправляем клиенту.

Плюсы этой схемы заключаются в следующем :

• Не нужно хранить товарные запасы, поэтому можно с минимальными затратами обеспечить широкий ассортимент продукции;
• Риск омертвления оборотного капитала минимален;
• Невысокие затраты на склад (только для нужд комплектации и отправки).

Недостатки поставок «под заказ» :

• Увеличиваются сроки доставки заказа клиенту;
• Усложняется система управления складом и поставками;
• Выше накладные расходы на доставку товаров от поставщика (т.к. партии товаров под заказ обычно меньше).

Зачастую поставки «под заказ» производятся по принципу «точно вовремя» (just in time), когда дата доставки согласуется с клиентом заранее, и товары доставляются от поставщиков на склад непосредственно к моменту отгрузки. Они идут на комплектацию сразу из зоны приемки, без размещения в зоне долговременного хранения. Такая схема товародвижения называется .

Очень желательно договориться с поставщиком о возможности возврата нереализованной продукции. В противном случае есть риск того, что возвраты и невыкупленные заказы образуют у вас на складе запас неликвидных товаров, который трудно будет реализовать.

Применяйте поставки «под заказ», если :

• У вас широкий ассортимент продукции, а оборотные средства ограничены;
• Нет уверенности, что товар будет хорошо и регулярно продаваться;
• Скорость доставки не является критически важной для клиента.

Чтобы совсем исключить склад и расходы на него из цепочки движения товара, применяется другая схема работы.

Доставка силами поставщика

В данном случае служба доставки получает товар от поставщика непосредственно перед доставкой заказа клиенту. Очевидное преимущество такой схемы – экономия средств за счет еще большего сокращения складских расходов. Также уменьшается время выполнения заказа по сравнению со схемой поставок «под заказ».

В некоторых случаях возможно организовать доставку силами самого поставщика или непосредственно с производства.

Как правило, такая схема используется для доставки крупногабаритных или достаточно дорогих товаров, когда заказ состоит из небольшого количества позиций одного поставщика.

Комбинированная схема

Не стоит думать, что нужно останавливать свой выбор на какой-то одной схеме работы с поставщиками. Как правило, на практике используются комбинированные схемы поставок, в которых сочетаются рассмотренные выше варианты.

Во второй части статьи мы рассмотрим организацию поставок на примере нескольких кейсов из практики интернет-торговли.

Часть 2. Практика работы с поставщиками

В первой части статьи мы изучили основные схемы работы с поставщиками продукции, которые может использовать интернет-магазин. А сейчас разберем этот вопрос на практике, рассмотрев несколько кейсов.

Кейс №1. «Одностраничник» по продаже чехлов для iPhone

В ассортименте - одна позиция номенклатуры в трех цветовых решениях. Товар компактный, занимает минимум места на складе и пользуется регулярным спросом, а доставка грузов от поставщика из Китая занимает около месяца.

Исходя из этих предпосылок, применяется схема работы с отгрузкой всех заказов со склада.

Кейс №2. Интернет-магазин ноутбуков и портативной электроники

Все товары из ассортимента достаточно дорогие, а заказы состоят в основном из 1-2 позиций. Для минимизации оборотных средств и складских расходов применяется схема работы, при которой служба доставки забирает товар со склада поставщика непосредственно перед доставкой клиенту.

Для оптимизации размеров оборотного капитала интернет-магазин заключил с поставщиком соглашение о поставках в рассрочку (на срок до 3 рабочих дней). Это позволяет магазину оплачивать поставку из выручки, полученной от клиента, что еще больше снижает потребность в оборотных средствах.

Кейс №3. Интернет-магазин сантехники и аксессуаров для ванной

В ассортименте магазина - более 2000 наименований продукции от ковриков и смесителей до мебели и ванн с джакузи.

Интернет-магазин сотрудничает с несколькими поставщиками. Описание схемы работы с каждым из них приведено ниже:

• Поставщик №1. Шторы для ванной. Поставщик имеет достаточно узкий ассортимент товаров (порядка 15 позиций), практически все, из которых пользуются регулярным спросом. Уровень наценки – выше средней.
  - Продукция закупается заранее и отгружается со склада («классическая» схема).
• Поставщики №2, 3, 4, 5. Аксессуары для ванной, сантехника, текстиль. Имеют широкий ассортимент продукции (десятки и сотни позиций у каждого поставщика) с неоднородным распределением спроса: одни товары продаются регулярно, в то время как другие могут не продаваться совсем.
  - Узкий ассортимент продукции, которая пользуется регулярным спросом, закупается и отгружается со склада по «классической» схеме;
  - Остальной ассортимент поставляется под заказы клиентов - поставки от каждого поставщика осуществляются 1-2 раза в неделю с отгрузкой по системе «кросс-докинг» без долговременного хранения;
  - С поставщиками заключены соглашения о возможности возврата нереализованной продукции.
• Поставщик №6. Акриловые ванны. Крупногабаритная продукция, которая чаще всего производится под заказ.
  - Доставка заказов до клиента производится самим производителем силами местных филиалов.
• Поставщик №7. Сантехника, душевые кабины, мебель для ванной. В ассортименте поставщика есть как товары небольшого объема, так и крупногабаритные, такие как мебель, поэтому применяется комбинированная схема:
  - одна часть продукции отгружается под заказы клиентов через склад интернет-магазина;
  - другая часть (крупногабаритные товары) доставляется клиентам силами поставщика.

Можно видеть, что интернет-магазин применяет комбинацию из различных вариантов работы с поставщиками. При этом на складе постоянно хранится только небольшая часть ассортимента (порядка 5%), все остальные позиции поставляются под заказ. Это довольно распространенная схема работы для магазинов с широким ассортиментом.

Надеюсь, эта статья поможет вам выработать схему работы с поставщиками для вашего интернет-магазина. Свои вопросы пишите в комментариях.

Павел Маликов (руководитель аутсорсинг-оператора )

28 Декабря 2015

Вопрос о работе с поставщиками – один из самых важных в работе каждого предприятия. От эффективной организации работы в этом направлении зависит существенное увеличение доходности предприятия. До 50 % экономии оборотных средств компания может получить именно при правильной организации работы с поставщиками, при закупке продукции и проведении определении оптимальной стратегии работы с поставщиком.
А для развивающегося предприятия, работающего в условиях дефицита бюджета, лояльность и партнерские отношения с поставщиками – вопрос выживания и развития.

При организации и управлении отношениями с поставщиками необходимо держать фокус на эффективность. Согласитесь со мной, что каждый рубль, сэкономленный на закупках, – это рубль прибыли?! Увеличивать прибыль компании можно двумя способами: стимулируя оборот (продавать больше и больше) или снижая затраты на закупку товара/оказания услуги (тратить все меньше и меньше). Эффективно работающая компания хорошо справляется и с первой, и со второй задачей. Приведённый в таблице 1 пример иллюстрирует, что сокращение закупочных расходов на 4% приносит такой же вклад в прибыль компании, как и увеличение оборота на 20%.

Можно получить дополнительную прибыль 2000 руб. двумя путями: при сохранении закупочных цен завозить больше товаров и продавать их активнее – увеличивать продажи, или получая лучшие условия сотрудничества – что не требует дополнительных складских площадей, затрат на рекламные акции, необходимо уметь подготовиться и правильно провести переговоры по сотрудничеству.

Каждый шаг закупочного процесса в рознице – это возможность получения большей прибыли для компании (снижение издержек на закупаемый товар):

• выбор лучшего поставщика;
• получение лучших цен и отсрочки платежа;
• правильное количество товара;
• оптимальный способ транспортировки;
• минимизация потерь от бракованного товара.

Категорийный менеджмент – система управления ассортиментом, которая позволяет сформировать стратегию и тактику построения отношений с поставщиками. Цель категорийного менеджмента - максимальное удовлетворение потребностей всех целевых групп потребителей при одновременном повышении эффективности взаимодействия между производителем (поставщиком) и розничным торговцем. Категорийный менеджмент является основным инструментом увеличения прибыли. Основные задачи, решаемые с помощью внедрения категорийного менеджмента:

· оптимизация ассортимента;

· ценообразование;

· оптимизация полочного пространства;

· управление складскими запасами и заказами;

· разработка и управление планограммами;

· управление промо-активностью;

Основными интересами категорийного менеджмента являются:

· эффективное представление товара - вывод новых товаров основывается на изученных потребностях. В ассортиментный портфель компании попадают только товары, обладающие значительной ценностью для потребителя.

· эффективное продвижение товара - более эффективное исполнение стратегии продвижения, которая оказывает огромное влияние на всю цепочку поставок. С данными, которыми оперирует категорийный менеджмент, результативность акций по стимулированию спроса растет.

· эффективный ассортимент - направлен на развитие различных групп товаров и услуг, которые отвечают запросам потребителей и являются прибыльными. Цель – оптимальное использование полочного пространства торгового предприятия. Данные, снимаемые кассовыми терминалами в точках продаж, являются критически важными для формирования эффективного ассортимента, поскольку собираемые в режиме реального времени предпочтения покупателей дают основу для оценки категорий и анализа предложения в целом, а значит, и более оправданного выбора товаров и их размещения.

То, каким образом в компании организована работа по формированию ассортиментного портфеля компании, определяет стратегию деловых отношений с поставщиками. С каким поставщиком лучше работать? Правильным будет не то решение, которое принято исходя не из сиюминутной выгоды (предложили скидку, цветной каталог и бесплатное оборудование в придачу), а то, которое основывается на общей стратегии компании и понимании того, какой товар будет нужен покупателям. Поставщик – это наш ресурс в части выбора товара, а не наоборот. И строить свою закупочную политику следует не потому, что «пришел поставщик и что-то предложил», а потому, что мы нашли того, кто поставит необходимый нам товар.

Стратегия построения ассортимента определяет то, каким образом строятся отношения с поставщиками. Чтобы определить «правила игры», избежать субъективной оценки в работе с поставщиками и придать нужное компании направление развития, в компании должно быть прописано «Положение о работе с поставщиками». Этот документ регулирует все вопросы, связанные с выбором и отношениями с поставщиками, служит для оптимизации и контроля работы менеджеров по закупкам. «Положение о работе с поставщиками» регламентирует следующий круг вопросов:

· порядок рассмотрения коммерческих предложений и принятие решения о начале переговоров с потенциальным/действующим поставщиком (это перечень требований к компании поставщику, несоответствие хотя бы одному из них дает основание отказаться от коммерческого предложения. Исключение делается для не больших поставщиков, предлагающих уникальную, эксклюзивную продукцию. Или, как вариант, в каждом пункте данного списка заданы пороговые значения показателей, ниже которых коммерческое предложение не принимается. Здесь следует отметить такие инструменты организации работы с предложениями поставщиков, как график договорной работы, график «отработки» категории и картина предложений. График договорной работы и график отработки категории позволяют структурировать во времени поиск, подбор поставщиков, оценку коммерческих предложений, анализ эффективности действующих контрактов. Как правило, поиск новых поставщиков привязан к отраслевым выставкам (например, в розничной торговле - это ПРОДЭКСПО (февраль) и WorldFood (сентябрь)), компания самостоятельно определяет время на рассмотрение и оценку коммерческих предложений, собранных на выставке, и поиск поставщиков другими способами. Картина предложений – это документ, в котором сравниваются несколько вариантов предложений либо по товарам-аналогам, либо по контрактам-аналогам. Количество предложений, необходимых для рассмотрения, подчиняется правилу «7-5-3». Это означает, что на каждое предложение следует рассматривать 7-5 альтернатив и, в конечном счёте, следует оставить 3 наиболее подходящие альтернативы, заключив контракты, как минимум с 2-мя альтернативными поставщиками, что обеспечит компании стабильность поставок и наличия товара.

· порядок ввода новых поставщиков, критерии отбора – кто, в каком порядке и на основании каких критериев принимает решение о вводе нового поставщика, описывается процедура проведения оценки и порядок отбора критериев, определения их весов для каждой товарной категории.

· регламент введения сведений о поставщике и товаре в информационную систему (кто и в какой форме заносить данные в информационную систему, передает данные в бухгалтерию, отдел безопасности; какие именно документы необходимо запрашивать у поставщиков при заключении договора – копии устава и учредительных документов, прайс-лист, каталоги, технические данные о товаре, сертификаты и пр.).

· порядок и процедура оформления заказов (в какой форме составляются и каким образом отправляются заказы поставщику (бланк заказа, устная или письменная форма, как происходит подтверждение заказа).

· порядок и процедура ведения балансов и оплаты счетов (как происходит сверка балансов с поставщиками, что делать в случае расхождения данных, как подаются данные для оплаты, в какие отделы и сроки, расстановка приоритетов и пр.).

· порядок ввода поставщиков или пересмотр действующих договорных соглашений (изменение статуса или сокращение объема поставляемого товара, описание причин, по которым прекращаются отношения с контрагентом (снижение качества продукции, увеличение числа рекламаций и возвратов, срыв поставок, ввод альтернативных поставщиков с более выгодными условиями и пр.).

· описание процедур и порядок работы с рекламациями (что считается бракованным товаром и относится на счёт поставщика, какие методы рекламации могут применяться (возврат, замена, полная или частичная компенсация, бонус на брак и пр.), порядок действий менеджера по закупкам в каждом случае).

· регламент подготовки и проведения переговоров (что считается результативными переговорами, какова процедура подготовки к ним, кто участвует в переговорах, регламент посещения контрагентами предприятия, форма одежды при переговорах, форма фиксации договоренностей – протокол переговоров

· регламент взаимодействия с поставщиками на выставках, приглашение их на презентации, корпоративные праздники и прочие мероприятия (бюджет на подобные встречи, порядок получения и отчётности за денежные средства, ответственный).

· регламент и порядок оформления командировок (сумма командировочных расходов, порядок обоснования командировки и возможные цели, порядок отчета по командировке, финансового в том числе).

· этические моменты в отношении поставщиков (отношение в компании к попыткам подкупа, откатам, что считается коммерческим подарком, понятие коммерческой информации и тайны).

Для написания этого положения необходимо прописать все значимые бизнес-процессы и регламенты, касающиеся работы с поставщиками. (опубликовано в журнале "Менеджмент сегодня", декабрь 2013 №6)

Тэги: Организация работы с поставщиками: успешная практика. Часть 1

Особенности работы с поставщиками

Современная политика компании в работе с поставщиками должна быть прежде всего нацелена на установление долговременных стабильных партнерских отношений. Поставщики обеспечивают компанию материальными и другими ресурсами, необходимыми для производства конкретных товаров или услуг. Любые изменения в работе поставщиков могут серьезно сказаться на работе компании, повлиять на хозяйственную и маркетинговую деятельность фирмы. От того, насколько правильно выстроены взаимоотношения компании с поставщиками, насколько полно задействованы резервы, заключенные в грамотно налаженных отношениях, во многом зависит успех работы предприятия на рынке.

Усиливающаяся конкуренция, нестабильная ситуация на финансовом рынке, рост цен заставляют российские компании всеми силами стремиться к сокращению издержек. Как показывают исследования, около 50 % резервов снижения затрат находятся в области закупок. Остальные 50 % можно найти в управлении, организации производства, логистике и других областях деятельности. Таким образом, важнейший резерв сокращения затрат заключается именно в оптимизации закупок, т.е. в грамотной работе с поставщиками. Крупнейшие компании уделяют большое внимание решению этих вопросов. Предприятия, имеющие дочерние компании, стараются регламентировать и контролировать их закупочную деятельность, противодействовать злоупотреблениям. Многие холдинговые структуры занимаются централизацией закупок, стремятся организовать закупки максимально эффективно.

В настоящее время часто требуется системный и индивидуальный подход в работе с поставщиками. Немногие российские предприятия могут похвастаться наличием системы управления базой поставщиков. Часто практикуется единый подход к работе с поставщиками без учета их индивидуальных особенностей, предприятия стремятся работать со всеми одинаково. Однако ситуации при осуществлении закупок отличны и нередко требуют нетрадиционного подхода. При заключении сделок с поставщиками зачастую большое значение имеют личностные факторы (интуиция, индивидуальная предрасположенность руководителя, личная симпатия или антипатия).

Возможны два варианта построения отношений с поставщиками:

1) по принципу экономической целесообразности;

2) на принципах партнерства.

Первый принцип, хотя и кажется, на первый взгляд, простым и наиболее правильным, как правило, дает положительные результаты только в краткосрочном периоде. В долгосрочной перспективе оппортунистический принцип не всегда эффективен. Второй принцип – партнерство – принципиально другой тип отношений с поставщиком, направленный прежде всего на установление долгосрочных взаимовыгодных отношений с поставщиками. Занимаясь формированием базы поставщиков, предприятия должны ориентироваться на оба типа отношений: построенные по принципу экономической целесообразности и партнерские. Это связано с тем, что установление со всеми поставщиками партнерских отношений экономически нецелесообразно, а взаимодействие со всеми только на оппортунистических принципах недальновидно. Тип отношений с поставщиком должен определяться на основе глубокого и всестороннего анализа.

Основной фактор выбора типа отношений с поставщиком – категория поставщика и вид закупаемого товара. Если компания имеет дело с нестратегическими материальными и товарными группами, не требующими специальной индивидуализации товара в соответствии с требованиями клиента, то в этом случае наиболее подходящими являются отношения, построенные по принципу экономической целесообразности. Эта ситуация, когда отношения с поставщиком не значительно влияют на качество товара. Такой вариант отношений может быть реализован в случае низких объемов закупок, при закупках простых продуктов с высокой степенью стандартизации.

В том случае, если речь идет о стратегических материалах и товарных группах, которые непосредственно влияют на качество готовой продукции, необходимо стремиться к созданию партнерских отношений. Партнерство необходимо и в ситуациях, когда объектами снабжения являются сложные продукты, имеющие низкую степень стандартизации, или когда ресурсы поступают с развивающихся нестабильных рынков.

При принятии решения о заключении сделки с поставщиком следует руководствоваться следующими критериями:

Влияние на конечный результат;

Объем закупаемого товара;

Комплектность поставки и сложность закупаемого товара;

Риски, связанные с осуществлением закупки.

Влияние на конечный результат. Различные закупаемые

продукты и услуги оказывают разное влияние на готовый продукт или результаты деятельности предприятия. Чем выше воздействие закупаемого товара на конечный результат, чем выше важность данной группы материалов и поставщика, тем больше оснований для установления партнерских отношений с поставщиком.

Объем закупаемого товара. Как правило, с увеличением объема закупок возрастает вклад в создание конечной стоимости готовой продукции. Таким образом, чем больше объем закупок, тем большую отдачу можно получить от построения с поставщиком партнерских отношений.

Комплектность поставки и сложность закупаемого товара. Если речь идет о закупке единичного объекта, достаточно простого с технической точки зрения, в таком случае оправданы отношения по принципу экономической целесообразности. Усложнение закупаемых объектов, повышение комплектности поставки делает более обоснованным выбор в пользу партнерских отношений с поставщиком. Чем сложнее продукт, тем более зависимо предприятие от знаний поставщика в области технологий. А если поставщик к тому же не просто поставляет товар, а еще и обеспечивает техническую и консультационную поддержку, осуществляет установку и обслуживание оборудования, в этом случае могут значительно увеличиться затраты при смене поставщика.

Риски, связанные с осуществлением закупки. Целесообразно рассматривать влияние как внутренних, так и внешних рисков. Внутренние риски, как правило, связаны с нестабильностью потребления. Чем более нестабильно потребление, тем большая гибкость требуется от поставщика. К внешним рискам можно отнести степень монополизации рынка, количество возможных поставщиков; соотношение спроса и предложения; политические риски; риски, связанные с географическим положением поставщиков, и др.

Таким образом, только обоснованный подход в работе с поставщиками может обеспечить предприятию стабильность и успех. Работа с поставщиками, основанная на тщательном анализе, с одной стороны, и на гибкости, с другой, позволяет сокращать затраты и повышать степень адаптации предприятия к изменяющимся рыночным условиям не только в краткосрочной, но и в долгосрочной перспективе.

Важным понятием в работе с поставщиками является прозрачность закупок. Прозрачность – многомерное понятие: на первом уровне прозрачность означает неукоснительное следование рыночным принципам в отношениях с поставщиками; на втором уровне измерение прозрачности заключается в стремлении к максимальной информационной открытости процессов снабжения компании для действующих и потенциальных поставщиков; на третьем уровне – прозрачность процесса закупки и сопровождающих его решений, принимаемых специалистами закупочного звена, для менеджеров и акционеров компании.