Особенности организации работы с кадровыми документами. Теоретические основы исследования организации работы с кадровыми документами Особенности организации работы с кадровыми документами

Журнал: Справочник кадровика
Год: 2009
Автор: Андреева Валентина Ивановна
Тема: Документы кадровой службы
Рубрика: Заполняем без ошибок

Ранее были рассмотрены вопросы организационного оформления деятельности кадровой службы и процедура приема–передачи кадровых документов. Наряду с этими вопросами при организации кадрового делопроизводства необходимо регламентировать порядок работы с кадровой документацией.

Работа с документами в отделе кадров включает следующие основные процедуры:

подготовка документов; обработка документов; хранение документов.

Выполнение каждой из названных процедур регламентируется путем разработки соответствующих локальных нормативных актов по кадровому делопроизводству:

Табеля форм кадровых документов; Альбома форм кадровых документов; Сборника типовых и трафаретных текстов кадровых документов; Графика документооборота кадровой документации.

Перечисленные документы должны быть приложены к Инструкции по кадровому делопроизводству, где отражается их значение, взаимосвязь и порядок применения.

Инструкция по кадровому делопроизводству – основной нормативный документ кадровой службы по вопросам документирования трудовых отношений. Инструкция разрабатывается и утверждается по общим правилам подготовки локальных нормативных актов: в соответствующем приказе руководителя организации определяются ответственные за разработку, сроки подготовки Инструкции и порядок ввода ее в действие (приложение 1).

Текст Инструкции по кадровому делопроизводству (приложение 2), как правило, включает следующие разделы:

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Это вводная часть Инструкции, где указывается: в соответствии с какими нормативно-методическими документами она разработана, на какие системы документации распространяется, кто отвечает за ведение кадрового делопроизводства в организации и контролирует работу с кадровыми документами, как осуществляется процедура приема–передачи дел кадровой службы.

2. СОСТАВ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

В разделе называются системы и виды документов, используемых для документирования трудовых отношений. Материалы этого раздела являются основой для разработки Табеля форм документов, разрешенных к применению в отделе кадров (приложение 3).

В Табеле форм документов должны быть представлены все создаваемые в кадровой службе документы, сгруппированные по отдельным кадровым функциям, задачам, ситуациям. В Табеле определяется необходимое и достаточное количество форм документов для юридического оформления конкретных ситуаций. Форма Табеля определяется работодателем и может включать: наименование формы документа, код формы документа (при наличии у документа унифицированной формы), основные требования к заполнению формы. Наименования документов в Табеле форм систематизируются по функциональному признаку.

3. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ

В разделе рассматриваются требования к составлению и оформлению служебных документов: состав реквизитов и правила их написания, виды бланков документов, порядок придания документам юридической силы.

С учетом материалов данного раздела разрабатываются Альбом форм документов отдела кадров и Сборник типовых и трафаретных текстов кадровых документов.

Обратите внимание!

В Альбом включаются примеры оформления (образцы) как унифицированных форм документов, так и документов, самостоятельно разработанных работодателем.

Сборник типовых и трафаретных текстов документов отдела кадров отражает специфику деятельности этого подразделения и помогает быстро и качественно составлять и оформлять документы по кадровым вопросам. Типовые тексты, как правило, разрабатываются для многостраничных документов – положений, договоров и др. Трафаретные тексты составляются для небольших по объему документов, многократно создаваемых в течение календарного года или периодически подготавливаемых из года в год.

4. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

В этой части Инструкции характеризуется движение потоков документов (входящих, исходящих и внутренних) – от создания или получения до исполнения или отправки. Материалы данного раздела Инструкции являются основой для разработки Графика документооборота отдела кадров (приложение 4).

В Графике документооборота отражаются следующие технологические процедуры обработки кадровых документов:

подготовка проекта документа; согласование документа; подписание документа; утверждение документа; регистрация документа; передача документа на исполнение; контроль исполнения документа; оперативное хранение документа; передача документа на хранение в архив организации.

В Графике должны быть показаны все действия, осуществляемые в процессе работы с документом, указаны их исполнители и приведены необходимые характеристики выполняемых процедур (например: основание для создания документа, периодичность создания, количество необходимых экземпляров и т. д.).

5. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

В Инструкции должны быть показаны регистрационные формы, используемые отделом кадров, принятая система индексации документов, порядок регистрации документов.

6. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Раздел содержит описание системы постановки документов на контроль и ведения контроля, а также порядок снятия документов с контроля.

7. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

В данном разделе раскрываются вопросы систематизации документов в соответствии с разработанной номенклатурой дел, описывается порядок формирования документов в дела, перечисляются признаки заведения дел, приводятся правила формулирования заголовков дел и их индексации.

8. ПЕРЕДАЧА ДЕЛ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ

В Инструкцию обязательно включаются вопросы проведения экспертизы ценности документов, организации деятельности экспертной комиссии и оформления результатов ее работы.

Кроме того, в разделе приводится порядок составления описей дел, отбора документов на уничтожение, передачи документов длительных и постоянного сроков хранения в архив организации, отбора и передачи документов в государственные и муниципальные архивы.

9. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПО ОТДЕЛЬНЫМ КАДРОВЫМ ПРОЦЕДУРАМ

В этом разделе работодатель закрепляет особенности создания, движения и хранения кадровых документов по отдельным кадровым процедурам (прием на работу, изменение условий трудового договора, перевод на другую работу, предоставление отпуска, увольнение и др.) с учетом специфики своей деятельности, организационной структуры, численности работников отдела кадров и пр.

Разработанные и согласованные с заинтересованными должностными лицами проекты Инструкции по кадровому делопроизводству и всех документов, являющихся приложениями к ней, должны быть утверждены приказом руководителя организации (приложение 5).

В дальнейшем мы рассмотрим вопросы закрепления в Инструкции по кадровому делопроизводству порядка выполнения отдельных кадровых процедур.

Приложение 1

Пример оформления приказа о разработке нормативно-методических документов по кадровому делопроизводству

Приложение 2

Пример оформления Инструкции по кадровому делопроизводству

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

КАМСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ

ИНЖЕНЕРНО-ЭКОНОМИЧЕСКАЯ АКАДЕМИЯ

ИНСТИТУТ МЕЖДУНАРОДНОГО БИЗНЕСА

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине

«ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ»

Вариант III «Работа с кадровыми документами»

Набережные Челны 2010

ВВЕДЕНИЕ

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

2 Делопроизводство по письмам граждан и устным обращениям

3 Номенклатура, формирование и текущее хранение дел

4 Современное деловое письмо

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

ВВЕДЕНИЕ

Как только человек научился писать, он начал создавать документы. Что же такое документ?

"Документом называется все то, что служит для регистрации, передачи и сохранении информации о каком-нибудь предмете" - определение Поля Отле из книги "Руководство к администрированию".

С появлением документов началась регламентация работы с ними, которую сегодня принято называть делопроизводством. Сегодня под делопроизводством понимается деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, то есть создание условий для движения, поиска и хранения документов.

Актуальность данного исследования очевидна, так как практически все предприятия в большей или меньшей степени ведут делопроизводство по личному составу, работу с кадровыми документами.

Целью данной работы осветить правила работы с кадровыми документами.

Имея в виду это определение, можно сказать, что задачи работы с кадровыми документами заключаются следующем:

Оформление документов по личному составу в соответствии с требованиями стандартов;

Делопроизводство по письмам граждан и устным обращениям;

Ознакомиться с условиями хранения документов, формирования дел и создание их номенклатуры;

Рассмотреть составление делового письма;

Анализ литературы по изучаемой теме.

Существует достаточное количество учебников и пособий по ведению делопроизводства. В данной работе были использованы материалы из учебников М.В. Кирсановой, Т.Д. Быковой, а так же источники ГОСТ 6.30-2001.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

1 Делопроизводство по личному составу

Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование и т.д. Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставлении отпуска, поощрения составляют группу документов по личному составу. Это приказы по личному составу, заявления, резюме, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а так же все документы, входящие в личное дело. По правилам эти документы должны храниться в отдельном помещении.

Для ведения документации необходимо знать не только делопроизводство, но и законодательную базу, а именно законодательно-правовые акты и труде и постоянно руководствоваться ими. Основным законодательным документом является Трудовой кодекс РФ. Так же используются положения и постановления Правительства РФ, указы Президента, законы и иные нормативные документы. Организация сама так же создает нормативные документы: коллективные договора, соглашения, трудовые договоры. Для правильного оформления также необходимо правильно оформить кадровые документы, создать пакет законодательных правовых актов, затрагивающих трудовые отношения в организации (государственной, общественной, коммерческой, ООО, ЗАО и т.д.) К пакету добавляют еще инструкцию о порядке ведения трудовых книжек.

При поступлении на работу пишется заявление. Заявление является личным документом, оформляется на чистом листе бумаги А4 и подписывается лично человеком, подающим заявление. На заявлении оформляются следующие реквизиты: адресат, данные об авторе заявления - фамилия, имя, отчество, занимаемая должность (если автор уже является сотрудником предприятия), или полный домашний адрес и телефон (если автор не является сотрудником предприятия, к руководителю которого он обращается с заявлением), наименование вида документа, дата, текст, отметка о наличии приложения (если имеются прилагающиеся документы), подпись.

При положительном решении вопроса о приеме на работу с поступающим заключается трудовой договор и издается приказ о приеме на работу.

Трудовой договор – это один из документов, отражающих условия трудовых взаимоотношение сотрудника с администрацией. В содержании указывается ФИО работника и работодателя, место работы, дата начала работы, должность, права и обязанности работника и работодателя, режим работы и отдыха, условия оплаты, вид социального страхования и т.д. Определение трудового договора дается в ст. 56 ТК РФ.

В зависимости от содержания различают приказы по основной деятельности и приказы по личному составу (о кадрах).

1) по основной деятельности приказы издаются (при создании, реорганизации или ликвидации структурных подразделений, при утверждении положений о структурных подразделениях и должностных инструкций, при введении новых стандартов, при изменении графика работы предприятия)

2) по личному составу (при назначении работников на должность, при освобождении от должности, при перемещении по службе, о поощрениях или взысканиях, при уходе сотрудников предприятия в очередной отпуск)

Приказы оформляются на общем бланке, а формуляр приказа включает с себя следующие реквизиты: название вида документа (ПРИКАЗ), дата (датой приказа является дата его подписания), порядковый номер приказа, место издания приказа, индекс документа, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя, отметка о согласовании, фамилия и телефон исполнителя. Текст приказа излагается кратко в повелительной форме и состоит из двух частей - констатирующей и распорядительной (см. так же примеры в приложении 3 и 8). Приказы по личному составу хранятся в отделе кадров, приказы по производственной деятельности в канцелярии.

Одним из основных документов по учету личного состава в учреждениях является личная карточка рабочих и служащих (Форма Т-2). В ней указываются документально обоснованные данные из паспорта и трудовой книжки. При увольнении проставляется дата и номер приказа об увольнении. Эти сведения необходимо особенно тщательно заполнять, так как карточка является основанием для подтверждения пенсионного стажа. По краям карточки указывается кодирования для удобства поиска.

В документооборот отдела кадров так же входит характеристика как отзыв о служебной и общественной деятельности работника, оценка его деловых и моральных качеств. Она состоит в основном из анкетных данных, данных о трудовой деятельности, собственно характеристика, вывод, в котором указывается назначение характеристики. (Пример характеристики в Приложении 6)

Все документы по личному составу (заявления, копии документов об образовании, копии приказов по работнику и т.д.) группируются в личные дела, которые, как и личные карточки, хранятся в учреждениях до достижения человеком 75 летнего возраста, что дает возможность наведения справок. Личные дела складывают в папки, на обложке указывают номер дела, ФИО работника, дату поступления на работу. За правильное ведение папок несут ответственность работники, ведущие кадровую документацию. Он обязан своевременно вносить записи об изменениях, приобщать к делу полученные документы. Рекомендуется составлять опись личного дела.

Многие документы по личному делу имеют длительный срок хранения и подлежат особому учету.

2 Делопроизводство по письмам граждан и устным обращениям.

В соответствии с Конституцией РФ все граждане Российской Федерации имеют право направлять личные и коллективные обращения в государственные органы и должностным лицам, которые в пределах своей компетенции обязаны рассмотреть эти обращения, принять по ним решения и дать мотивированный ответ в установленный срок. Порядок рассмотрения данных обращений определяется Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан» от 02.05.2006 г. №59-ФЗ.

Различают три основных вида обращений: предложение, заявление и жалоба.

Норматив устанавливает порядок, в соответствии с которым обращения граждан подаются в органы, компетентные в разрешении данного вопроса. Во многих случаях предложения, заявления или жалобы поступают редко, т.е. в самом их содержании имеются признаки обращения только одного определенного вида. Например, в одном обращении идет речь об освобождении от налога и жалоба на некорректные действия работника финансового органа.

Работа с обращениями граждан строится на базе Типового положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятия и в организациях и законов краев, областей. Норматив устанавливает порядок, согласно которому обращения подаются в компетентные для решения данного вопроса органы. Обращения подаются в органы, которым подчинены лица, подающие жалобу, и органы, на которых подают жалобу. Запрещено направлять жалобы граждан для разрешения тем лицам или в те органы, на которые подана жалоба.

Должностные лица государственных и общественных органов обязаны прорабатывать обращения и в письменной или устной форме сообщать о принятых по обращениям решениях. Так же должностные лица должны проводить прием граждан по личным вопросам в определенные дни и часы.

Если гражданин не согласен с обжалуемым решением, он имеет право в течение месяца со дня регистрации подать на обжалование в вышестоящие органы, которым подчинены должностные лица, принявшие решение.

Работа с обращениями имеет свои особенности и ведется отдельно от общего делопроизводства. Существует отдельный регламентирующий документ «Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, учреждениях и организациях», где прописан четкий порядок работы с обращениями, не зависимо от категории и специфики обращения.

В течение 3 дней заявление должно быть зарегистрировано. По ГОСТ Р 6.30-2003 обращению присваивается номер, состоящий и первой буквы фамилии и порядкого номера заявления, и указывается дата например, А-321 от 27.09.2010. Данный номер ставится в определенное место. Если заявление повторное, то ему присваивается очередной номер, а в карточке регистрации прописывается предыдущий номер. В правом верхнем углу карточки и самого заявления делается отметка «Повторно». Если от лица поступило одно заявление, направленное нескольким должностным лицам, то ему присваивается номер через дробь А-321/1, А-321/2 и т.д.

Если письма берутся на особый контроль, то на них проставляется отметка «К». Должностные лица, ведущие делопроизводство по предложениям и жалобам, обобщают все обращения и в виде аналитических справок и предоставляют их своим руководителям. Затем формируется дело, куда подшивается все документация по делу, и хранится в течение 5 лет в хронологическом или алфавитном порядке. По мере необходимости экспертная комиссия с согласования руководителя может продлить этот срок хранения. Дела постоянного срока хранения и временного передаются в архив государственного учреждения через после завершения. Существуют нормы по срокам хранений обращений. После десяти лет хранения руководитель может передать в архив или уничтожить документы.

3 Номенклатура, формирование и текущее хранение дел

Большое внимание следует уделять организации текущего хранения документов, чтобы не допустить их утраты. Приказы по личному составу формируются в отдельное дело. Внутри дела приказы располагаются по номерам (хронология). Приказы формируются за один календарный год.

В дело включают только первые подлинные экземпляры приказов, подписанные руководителем предприятия. Документы-основания для приказов формируются в отдельное дело по хронологии. Эти документы хранятся 5 лет. Отдельно формируется дело с приказами об отпусках и взысканиях. Служебные записки и приказы о кратковременном командировании работника так же формируются в отдельное дело. Срок хранения таких дел так же составляет 5 лет.

Личные карточки на уволенных и работающих сотрудников формируются отдельно в алфавитном порядке. Особого внимания требует хранение личных дел. Дело не должно содержать более 250 листов, поэтому, если документов больше, то их формируют в несколько томов, при этом на обложке дела указывают номер тома. На обложке дела оформляют: полное название предприятия, индекс дела по номенклатуре дел и порядковый номер тома, если дело состоит из нескольких томов, наименование дела в соответствии с номенклатурой дел, документационный год, количество листов, срок хранения.

Для того, чтобы документы потом можно было быстро отыскать в делах и оперативно использовать для управленческих целей, составляется ориентировочный список заголовков дел, который называется номенклатурой дел. Номенклатура дел составляется в соответствии с правилами, изложенными в единой государственной системе делопроизводства. В результате, документы по мере их исполнения будут попадать только в те дела, которые заранее для них предусмотрены номенклатурой.

Различают два типа номенклатур дел - типовую номенклатуру и конкретную номенклатуру дел.

Типовая номенклатура дел устанавливает список наименований дел для учреждений с однотипным характером деятельности. Типовые номенклатуры дел составляются в ведомствах, но основе многолетнего анализа документопотоков подведомственных учреждений. Например, Министерство образования составляет и рассылает в ВУЗы типовую номенклатуру дел для учреждений высшего образования. Типовые номенклатуры дел являются источником информации для создания конкретных номенклатур дел.

Конкретная номенклатура дел представляет собой список наименований дел, которые возникают в результате деловой деятельности одного конкретного учреждения или предприятия.

Сначала составляются номенклатуры дел структурных подразделений, причем в номенклатуре определяются не только названия дел, но и устанавливаются сроки их хранения в архиве, затем заведующая канцелярией предприятия составляет сводную номенклатуру дел. После утверждения сводной номенклатуры дел в учреждении этот документ направляется во все подразделения предприятия и становится обязательным для исполнения. Ведение дел вне номенклатуры не допускается.

Внутри разделов, которые дают наиболее общие характеристики относимых к ним документов, в типовой номенклатуре существуют подразделы, в названиях которых указываются конкретные наименования документов, размещаемых в этих подразделах. Например, для раздела 2. Логистика в типовой номенклатуре дел рекомендуются такие подразделы как 2.1 Внешняя логистика, 2.2 Внутренняя логистика, а для подраздела 2.1. Планирование и заказы предусмотрено деление на 2.1.1 Поставщик ЦФ Бутеон, Франция и 2.1.2. Поставщик ЦФ Фридрихсхафен, Германия.

Подготовка исполненных документов к хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства. Отбор документов на хранение в архиве или на уничтожение проводится ежегодно по окончании делопроизводственного года.

Экспертиза научной и практической ценности документов проводится специальной экспертной комиссией учреждения, назначенной руководителем. Цель комиссии - отобрать документы на хранение и установить сроки их хранения, а также отобрать на уничтожение документы, не представляющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение. В состав комиссии включаются наиболее квалифицированные сотрудники структурных подразделений, делопроизводственных служб и архивов.

Главными руководящими документами для экспертных комиссий, которыми они руководствуются при назначения сроков хранения документам, являются перечни документов с указанием сроков хранения. С 2000 г. действует новый типовой перечень, который называется «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения». Комиссия может назначить документам следующие сроки хранения: кратковременные сроки хранения (менее 10 лет), долговременные (более 10 лет), постоянное хранение (например, 10 лет, 30 лет); некоторые документы не хранят (они подлежат уничтожению).

Вот примеры сроков хранения, назначаемых некоторым документам, в соответствии с перечнем типовых управленческих документов:

75 лет хранятся журналы регистрации несчастных случаев на производстве;

Для личных дел сотрудников сроки хранения назначаются так 75 л - возраст сотрудника;

Гарантийные письма - 3 года

Акты проверок финансово-хозяйственной деятельности - 5 лет

Акты проверок кассы - 3 года и т.д.

Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, если документ проходил в мае 2001 года, то срок его хранения будет исчисляться с 1 января 2002 года.

Оформление дел долговременного хранения (свыше 10 лет и постоянного хранения) включает в себя комплекс работ по описанию на обложке наименования учреждения, номера дела, заголовок дела в соответствии с номенклатурой дел, года, количества листов, сроков хранения и работы по составлению описи дела, в которой перечисляют наименование документов, их даты, указывают количество листов в каждом документе. Опись подписывают члены экспертной комиссии и утверждает руководитель предприятия. Составляется заверительная надпись.

Для дел кратковременного хранения процедура оформления дел документы оставляют в делах скоросшивателях, листы не нумеруются, описи не составляются.

На отобранные комиссией и уничтоженные документы составляется акт, в котором перечисляются названия, индексы и заголовки к тексту уничтоженных документов. Использование документов, отобранных к уничтожению, для хозяйственных нужд запрещается. Запрещается также сжигать их. Документы измельчают в специальных машинах и затем сырье сдают в макулатуру.

С момента заведения и до передачи в федеральный архив дела хранятся на предприятии. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Выемка документов из дел допускается в исключительных случаях с устного или письменного разрешения руководителя, например, по требованию судебно-следственных органов изъять документ из дела. В этом случае составляют акт о выдаче документа во временное пользование, и этот акт вкладывают на место изъятого документа и еще в деле оставляют точную и акт о причинах изъятия подлинника. Акт о выдачи должен быть скреплен гербовыми печатями предприятия, выдавшего документ во временное пользование. Акт хранится в деле до возвращения подлинника документа.

В архив предприятия дела постоянного и временного хранения передаются через год после их окончания. Например, дело, законченное в 1998 году должно поступить в архив предприятия не позднее 2000 года. Архив принимает дела по описям, вместе с делами передаются регистрационные карточки на документы для пополнения справочного аппарата архива.

В архивах предприятий и учреждений документы хранятся не более 15 лет (в зависимости от подчиненности предприятия), кроме материалов по личному составу. После истечения указанных сроков дела передаются из архивов предприятий в федеральные архивы.

4 Современное деловое письмо

Деловая переписка – важнейшая часть взаимоотношений между партнерами, клиентами, заказчиками, работодателями и сотрудниками.

Современное деловое письмо - это служебное послание в виде официального документа, а также в форме всевозможных подтверждений, предложений, просьб, запросов, напоминаний, поручений, претензий, поздравлений, соболезнований и ответов на них. Казалось бы, нет ничего проще, чем написать деловое письмо. Но существуют определенные каноны написания таких писем, несоблюдение которых может не только отразиться на престиже вашей фирмы, но и помешать заключению выгодных контрактов.

Деловое письмо – это своего рода визитная карточка компании. Поэтому грамотно составленное деловое письмо – залог формирования позитивного имиджа компании. Современное деловое письмо – это, прежде всего, служебное послание в виде официального документа.

Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже незначительное отступление от правил может сделать его неправомерным с юридической точки зрения. Правильно оформленное, написанное хорошим языком на фирменном бланке, однозначное по смыслу деловое письмо – один из залогов успеха вашего дела. Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке. Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителя, ее почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.

Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая «геометрия» документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста.

Реквизиты - это обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-97.

Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет:

Организовать централизованное изготовление бланков для писем;

Сократить трудозатраты на составление и оформление писем;

Облегчить визуальный поиск необходимой информации;

Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации.

Согласно ГОСТ Р 6.30-97 документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 29 реквизитов, однако ни один документ не оформляется полным их набором. Для каждого вида документа определен состав реквизитов в зависимости от назначения документа. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов: 1) Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Федерации (для государственных предприятий); 2) эмблема организации (если не государственное); 3) код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской переписки), если он есть; 4) код документа по ОКУД (если есть); 5) наименование организации (полное и сокращенное); 6) справочные данные об организации; 7) дата; 8) регистрационный номер документа; 9) ссылка на индекс и дату входящего документа; 10) адресат; 11) заголовок к тексту; 12)текст; 13) подпись; 14) фамилия (или фамилия, имя, отчество) и телефон исполнителя; 15) идентификатор электронной копии документа.

Наименование организации-адресанта документа дается в полном и сокращенном виде. Следует помнить, что сокращать названия организаций произвольно нельзя. Названия учреждений сокращаются только в том случае, если сокращенное название указано в официальном документе.

К обязательным реквизитам официального письма относятся почтовый и телеграфный адреса. Порядок и форма записи сведений о почтовом и телеграфном адресах организации должны соответствовать Почтовым правилам. На бланке письма необходимо указывать также номера телефона, факса, номер счета в банке.

Обязательным реквизитом письма является дата, которая проставляется в левом верхнем углу. Датой письма считается дата его подписании. Даты в письме должны оформляться цифровым способом. Например, дату 30 сентября 2010 года следует записать так: 30.09.10 (допускается и иная запись: 30.09.2010). Если число или месяц обозначаются одной цифрой, то перед ней ставится ноль. Например, дату 1 января 1998 года записывают следующим образом: 01.01.98. После двух цифр, обозначающих число и месяц, ставятся точки, после двух цифр, обозначающих год, точка не ставится.

Регистрационный номер исходящего документа - номер письма и его условное обозначение - обычно состоит из нескольких частей: индекса структурного подразделения, индекса по номенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполнителей, а последней частью будет порядковый номер исходящего письма. Например: № 3/61-9856 или 34/009.

Ссылка на номер и дату входящего документа включает регистрационный номер и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже индекса и даты исходящего документа. При ссылке на входящий документ слова «наш», «ваш» употреблять не рекомендуется. Наиболее рациональна следующая форма этого реквизита: На №___________ от_____________

Шапка письма, которая содержит обращение к адресату, обычно оформляется так: должность и ФИО адресата пишутся в верхнем правом углу письма. В тексте следует в вежливой форме обращаться к адресату, кратко и четко сформулировать основную цель делового письма, причину, по которой отправляется данное письмо. Следующий раздел – основная часть, где излагается основная идея и суть делового письма. Потом идет краткое резюме, подведение итогов. Заканчивается деловое письмо вежливой подписью: «С уважением,… (должность адресанта), (ФИО адресанта)». Информация о приложениях должна содержаться в теле основного письма перед подписью.

Язык деловой переписки характеризуется частой повторяемостью и единообразием речевых средств. Поэтому в нем много речевых клише (штампов), которые помогают конкретнее, лаконичнее и понятнее выразить мысль, полностью исключить различное понимание конкретного текста. Отсюда установка на стандартизацию языка при отображении типовых ситуаций делового общения и сужение диапазона используемых речевых средств.

Таким образом, задача деловой переписки - обеспечить объективное отношение к излагаемым фактам, лишить эмоциональности и субъективности взгляда на вещи, а также отразить строго логическую последовательность изложения.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данной работе я постаралась осветить основную работу с кадровыми документами, составление современных деловых писем, делопроизводство по письмам граждан и устным обращениям, хранению документов, деловой переписке.

Цели и задачи, поставленные в начале работы были достигнуты.

Работа с кадровыми документами, делопроизводство по личному составу и по письменным и устным обращениям так же была проанализирована. Стандартизация документов, номенклатура и формирование дел в соответствии с Гостами упрощает и упорядочивает документационное обеспечение управления предприятием.

Особое внимание я уделила в своей работе деловому письму. Написание делового письма - это своего рода искусство. Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже незначительное отступление от правил может сделать его неправомочным с юридической точки зрения. Правильно оформленное юридически, написанное хорошим языком на фирменном бланке, однозначное по смыслу деловое письмо - один из залогов успеха вашего дела. Следует отметить, что деловое письмо с давних пор и по сей день помогает человеку осуществлять предпринимательскую и коммерческую деятельность, являясь мощным и гибким инструментом проведения экономической стратегии и тактики предприятий, компаний и фирм.

Таким образом, правильное оформление документов является важнейшей частью обеспечения деятельности предприятия, создания соответствующего мнения о предприятия, которое также помогает правильно позиционироваться на современном рынке.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

Источники

1. ГОСТ 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: ГОССАНДАРТ РОССИИ, 2003.

Основная литература

1.Андреева В.И. Делопроизводство – М.: 1998.

2.Быкова Т.Д., Емышева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: Учебно-методическое пособие. – М.: МИФИ, 1996.

3.Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. – 6-е изд., испр. и доп. – М.:ИНФРА-М, 2010.

Репетиторство

Нужна помощь по изучению какой-либы темы?

Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.

Организация работы с исходящими документами

Обработка исходящих документов, подлежащих отправке почтовой связью, осуществляется службой ДОУ в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. Порядок передачи телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов с помощью средств электрической связи и досылки бумажного оригинала адресату определяются инструкцией по делопроизводству организации с учетом имеющихся технических и программных средств.

Основные этапы обработки исходящих документов включают:

• составление текста проекта исходящего документа;
• согласование проекта документа с заинтересованными должностными лицами путем визирования проекта документа;
• подписание (в случае необходимости – утверждение) документа;
• регистрацию в журнале или на карточке и проставление индексов;
• отправку документа адресату;
• подшивку копии исходящего документа в дело.

Для отправки принимаются только полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные документы с указанием дела, в которое в соответствии с номенклатурой дел должен быть помещен данный документ.

Подлежащие отправке документы обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ.

Организация работы с внутренними документами

Внутренние документы (приказы, инструкции, правила, докладные и объяснительные записки и др.) готовятся, оформляются и исполняются в пределах самой организации. Порядок их прохождения включает следующие стадии:

• составление проекта документа;
• согласование (визирование) документа;
• подписание документа руководителем;
• регистрация документа;
• размножение и доставка копии документа исполнителям;
• контроль исполнения документа;
• подшивка исполненного документа в дело.

На этапе исполнения документа работа с внутренними документами ведется по схеме работы с входящими документами, включая:

• передачу документа исполнителю;
• контроль исполнения;
• исполнение документа;
• подшивку исполненного документа в дело.

Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в службу ДОУ, которая осуществляет контроль за правильностью их оформления. Оформленные документы передаются на подпись руководству. После подписания документы регистрируются. Размноженные экземпляры подписанных руководителями и зарегистрированных распорядительных документов рассылаются в соответствующие структурные подразделения.

Прием и передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за ведение дело производства в конкретном структурном подразделении, с соответствующей отметкой в регистрационно-контрольной форме. Наиболее важные документы (в том числе поставленные на контроль) передаются под расписку через подразделение, контролирующее исполнение данного документа, или секретаря организации.

Особенности организации работы с кадровыми документами

Важнейшей функцией кадровой службы являются учет и ведение справочного аппарата кадровой документации. Поскольку все документы по личному составу имеют особую социальную значимость, они подлежат строгому учету и регистрации.

В кадровом делопроизводстве используются разные формы регистрации:

• журнальная;
• карточная;
• автоматизированная электронная.

Журнальная форма используется для регистрации приказов по личному составу, учета личных дел, движения и выдачи трудовых книжек. Вместе с документами по личному составу эти журналы сдаются в архив, где хранятся 75 лет.

Для учета движения кадров могут также использоваться журналы регистрации приема на работу, переводов работников, увольнения с работы. Однако при внедрении автоматизированных систем в работу кадровых служб необходимость в ведении таких журналов отпадает.

Главным справочным массивом, к которому сотрудники кадровой службы обращаются постоянно, являются личные учетные карточки работников. Для работников, на которых в организациях не ведется личное дело, личная карточка является единственным заменяющим его учетным документом.

В небольших организациях (фирмах) личные карточки стоят по алфавиту фамилий, в крупных – систематизируются по структурным подразделениям, а внутри них – по алфавиту фамилий. При увольнении работника сто личная карточка вынимается из картотеки и после дооформления перемещается в картотеку уволенных работников, где она хранится до подготовки к сдаче в архив.

Особенности работы с кадровыми документами проявляются в процессе осуществления основных кадровых процедур приема на работу, перевода, увольнения работника, каждая из которых оформляется цепочкой документов. Эта пошаговая процедура может быть дополнена другими этапами (например, конкурсом на должность или обязательным медицинским осмотром при заключении трудового договора с лицами, не достигшими возраста 18 лет, а также иными лицами в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами).

При переводе на другую постоянную работу работник пишет заявление о переводе, на основании которого вносятся изменения в трудовой договор и составляется приказ о переводе по унифицированной форме № Т-5, который подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо. Работник знакомится с текстом приказа под расписку. На основании приказа соответствующие записи вносятся в трудовую книжку и личную карточку работника.

Поощрения документируются приказом, изданным на основании докладной записки (представления) руководителя структурного подразделения, в котором работает поощряемый работник. На основании приказа работник кадровой службы вносит соответствующие сведения в трудовую книжку и личную карточку работника.

Увольнение работника также отражается в цепочке документов, начиная с заявления или служебной записки, на основании которых составляется приказ с указанием причины увольнения и со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ. После подписания руководителем приказ регистрируется, соответствующая запись производится в трудовой книжке, личной карточке и лицевом счете (рис. 5.3).

Рис. 53.

Все записи о работе, награждениях, поощрениях, внесенные в трудовую книжку в период работы в данной организации, заверяются подписью руководителя организации или кадровой службы и печатью организации.

Работник знакомится с текстом приказа и ставит свою роспись. Копия приказа об увольнении и заявление работника (служебная записка) помещаются в личное дело, после чего оно закрывается и обрабатывается для передачи в архив на долговременное хранение. Личная карточка перемещается в картотеку уволенных работников и ставится по алфавиту фамилий. Трудовая книжка выдается на руки уволенному в день увольнения под роспись в журнале регистрации трудовых книжек.

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

КАМСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ

ИНЖЕНЕРНО-ЭКОНОМИЧЕСКАЯ АКАДЕМИЯ

ИНСТИТУТ МЕЖДУНАРОДНОГО БИЗНЕСА

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине

«ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ»

Вариант III «Работа с кадровыми документами»

Набережные Челны2010

ВВЕДЕНИЕ

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

2 Делопроизводство по письмам граждан и устным обращениям

3 Номенклатура, формирование и текущее хранение дел

4 Современное деловое письмо

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

ВВЕДЕНИЕ

Как только человек научился писать, он начал создавать документы. Что же такое документ?

"Документом называется все то, что служит для регистрации, передачи и сохранении информации о каком-нибудь предмете" - определение Поля Отле из книги "Руководство к администрированию".

С появлением документов началась регламентация работы с ними, которую сегодня принято называть делопроизводством. Сегодня под делопроизводством понимается деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, то есть создание условий для движения, поиска и хранения документов.

Актуальность данного исследования очевидна, так как практически все предприятия в большей или меньшей степени ведут делопроизводство по личному составу, работу с кадровыми документами.

Целью данной работы осветить правила работы с кадровыми документами.

Имея в виду это определение, можно сказать, что задачи работы с кадровыми документами заключаются следующем:

Оформление документов по личному составу в соответствии с требованиями стандартов;

Делопроизводство по письмам граждан и устным обращениям;

Ознакомиться с условиями хранения документов, формирования дел и создание их номенклатуры;

Рассмотреть составление делового письма;

Анализ литературы по изучаемой теме.

Существует достаточное количество учебников и пособий по ведению делопроизводства. В данной работе были использованы материалы из учебников М.В. Кирсановой, Т.Д. Быковой, а так же источники ГОСТ 6.30-2001.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

1 Делопроизводство по личному составу

Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование и т.д. Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставлении отпуска, поощрения составляют группу документов по личному составу. Это приказы по личному составу, заявления, резюме, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а так же все документы, входящие в личное дело. По правилам эти документы должны храниться в отдельном помещении.

Для ведения документации необходимо знать не только делопроизводство, но и законодательную базу, а именно законодательно-правовые акты и труде и постоянно руководствоваться ими. Основным законодательным документом является Трудовой кодекс РФ. Так же используются положения и постановления Правительства РФ, указы Президента, законы и иные нормативные документы. Организация сама так же создает нормативные документы: коллективные договора, соглашения, трудовые договоры. Для правильного оформления также необходимо правильно оформить кадровые документы, создать пакет законодательных правовых актов, затрагивающих трудовые отношения в организации (государственной, общественной, коммерческой, ООО, ЗАО и т.д.) К пакету добавляют еще инструкцию о порядке ведения трудовых книжек.

При поступлении на работу пишется заявление. Заявление является личным документом, оформляется на чистом листе бумаги А4 и подписывается лично человеком, подающим заявление. На заявлении оформляются следующие реквизиты: адресат, данные об авторе заявления - фамилия, имя, отчество, занимаемая должность (если автор уже является сотрудником предприятия), или полный домашний адрес и телефон (если автор не является сотрудником предприятия, к руководителю которого он обращается с заявлением), наименование вида документа, дата, текст, отметка о наличии приложения (если имеются прилагающиеся документы), подпись.

При положительном решении вопроса о приеме на работу с поступающим заключается трудовой договор и издается приказ о приеме на работу.

Трудовой договор – это один из документов, отражающих условия трудовых взаимоотношение сотрудника с администрацией. В содержании указывается ФИО работника и работодателя, место работы, дата начала работы, должность, права и обязанности работника и работодателя, режим работы и отдыха, условия оплаты, вид социального страхования и т.д. Определение трудового договора дается в ст. 56 ТК РФ.

В зависимости от содержания различают приказы по основной деятельности и приказы по личному составу (о кадрах).

1) по основной деятельности приказы издаются (при создании, реорганизации или ликвидации структурных подразделений, при утверждении положений о структурных подразделениях и должностных инструкций, при введении новых стандартов, при изменении графика работы предприятия)

2) по личному составу (при назначении работников на должность, при освобождении от должности, при перемещении по службе, о поощрениях или взысканиях, при уходе сотрудников предприятия в очередной отпуск)

Приказы оформляются на общем бланке, а формуляр приказа включает с себя следующие реквизиты: название вида документа (ПРИКАЗ), дата (датой приказа является дата его подписания), порядковый номер приказа, место издания приказа, индекс документа, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя, отметка о согласовании, фамилия и телефон исполнителя. Текст приказа излагается кратко в повелительной форме и состоит из двух частей - констатирующей и распорядительной (см. так же примеры в приложении 3 и 8). Приказы по личному составу хранятся в отделе кадров, приказы по производственной деятельности в канцелярии.

Одним из основных документов по учету личного состава в учреждениях является личная карточка рабочих и служащих (Форма Т-2). В ней указываются документально обоснованные данные из паспорта и трудовой книжки. При увольнении проставляется дата и номер приказа об увольнении. Эти сведения необходимо особенно тщательно заполнять, так как карточка является основанием для подтверждения пенсионного стажа. По краям карточки указывается кодирования для удобства поиска.

В документооборот отдела кадров так же входит характеристика как отзыв о служебной и общественной деятельности работника, оценка его деловых и моральных качеств. Она состоит в основном из анкетных данных, данных о трудовой деятельности, собственно характеристика, вывод, в котором указывается назначение характеристики. (Пример характеристики в Приложении 6)

Все документы по личному составу (заявления, копии документов об образовании, копии приказов по работнику и т.д.) группируются в личные дела, которые, как и личные карточки, хранятся в учреждениях до достижения человеком 75 летнего возраста, что дает возможность наведения справок. Личные дела складывают в папки, на обложке указывают номер дела, ФИО работника, дату поступления на работу. За правильное ведение папок несут ответственность работники, ведущие кадровую документацию. Он обязан своевременно вносить записи об изменениях, приобщать к делу полученные документы. Рекомендуется составлять опись личного дела.

Многие документы по личному делу имеют длительный срок хранения и подлежат особому учету.

2 Делопроизводство по письмам граждан и устным обращениям.

В соответствии с Конституцией РФ все граждане Российской Федерации имеют право направлять личные и коллективные обращения в государственные органы и должностным лицам, которые в пределах своей компетенции обязаны рассмотреть эти обращения, принять по ним решения и дать мотивированный ответ в установленный срок. Порядок рассмотрения данных обращений определяется Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан» от 02.05.2006 г. №59-ФЗ.

Различают три основных вида обращений: предложение, заявление и жалоба.

Норматив устанавливает порядок, в соответствии с которым обращения граждан подаются в органы, компетентные в разрешении данного вопроса. Во многих случаях предложения, заявления или жалобы поступают редко, т.е. в самом их содержании имеются признаки обращения только одного определенного вида. Например, в одном обращении идет речь об освобождении от налога и жалоба на некорректные действия работника финансового органа.

Работа с обращениями граждан строится на базе Типового положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятия и в организациях и законов краев, областей. Норматив устанавливает порядок, согласно которому обращения подаются в компетентные для решения данного вопроса органы. Обращения подаются в органы, которым подчинены лица, подающие жалобу, и органы, на которых подают жалобу. Запрещено направлять жалобы граждан для разрешения тем лицам или в те органы, на которые подана жалоба.

Должностные лица государственных и общественных органов обязаны прорабатывать обращения и в письменной или устной форме сообщать о принятых по обращениям решениях. Так же должностные лица должны проводить прием граждан по личным вопросам в определенные дни и часы.

Если гражданин не согласен с обжалуемым решением, он имеет право в течение месяца со дня регистрации подать на обжалование в вышестоящие органы, которым подчинены должностные лица, принявшие решение.

Свои особенности имеет работа с кадровыми документами. К сожа­лению, во многих недавно созданных фирмах из-за некомпетентности часто не придают должного значения этому участку работы. Вместе с тем именно документы по личному составу подтверждают место и стаж работы граждан и имеют первостепенное значение для каждого работ­ника фирмы при оформлении пенсии и во всех случаях, требующих подтверждения стажа и места работы.

В небольших фирмах оформление приема на работу, переводов, увольнений, отпусков, командировок, если нет специального работника по кадрам, возлагается на секретаря (секретаря-референта).

Для правильного ведения кадровой документации необходимо, по­мимо нормативно-методических документов по делопроизводству, иметь:

Комментарий к Кодексу законов о труде РФ (с изменениями и до­полнениями);

Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприяти­ях, в учреждениях и организациях.

Кроме того, как уже указывалось выше, пооперационно работа с кад­ровыми документами хорошо расписана в "Межотраслевых укрупнён­ных нормативах времени на работы по комплектованию и учёту кадров".

Прием на работу обычно сопровождается созданием следующих документов: заявления; анкеты; трудового договора (контракта); прика­за о приеме на работу; личной карточки (форма № Т-2).

Заявление чаще всего пишется от руки. Но организация (фирма) мо­жет иметь заранее разработанную и тиражированную трафаретную фор­му, которую поступающий на работу заполнит. В заявлении указывается должность, структурное подразделение, куда просит принять на работу заявитель, и условия приема (например, на определенный срок или на время выполнения конкретной работы и т.п.). Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах или резолюции руководителя. Заявление подписывается и датируется.

Одновременно с заявлением поступающий предъявляет паспорт, как документ, удостоверяющий личность гражданина, военный билет (для военнообязанных) и представляет трудовую книжку (если лицо поступает на работу впервые - справку о последнем занятии). Трудовая книжка представляется как основной документ, характеризующий трудовую деятельность поступающего на работу. Лица в возрасте от 14 до 16 лет обязаны при поступлении на работу предъявить свидетельство о рожде­нии.

При приеме на работу, требующую специальных знаний, поступаю­щий предъявляет диплом или иные документы о полученном образова­нии или профессиональной подготовке.

На практике поступающие на работу обычно заполняют анкету (или листок по учёту кадров). Анкета является наиболее удобным обобщаю­щим документом, дающим необходимые сведения о работнике. Она за­полняется от руки в одном экземпляре и должна быть без помарок и исправлений. Поэтому, передавая анкету для оформления, следует разъяснить порядок ее заполнения. Можно иметь отдельно отпечатан­ный листок с правилами заполнения.

В Правилах указывается следующий порядок заполнения анкеты:

Фамилия, имя, отчество пишутся полностью;

В дате рождения указываются год, число и месяц рождения;

Место рождения записывается на основании паспорта.

Образование - среднее, среднее специальное и высшее - указы­вается на основании документов (аттестата, удостоверения, дип­лома). Неполное среднее или неоконченное высшее образование указываются на основании соответствующих документов. Для окончивших неполную среднюю или начальную школу указыва­ется, сколько классов окончил. Наименование высшего или сред­него специального учебного заведения пишется полностью. Со­кращенные названия учебных заведений не допускаются. В этой графе указывается и специальность в соответствии с записью в документе об образовании (сертификате, лицензии);

Лица, имеющие ученую степень и звание, а также лица, имеющие опубликованные труды и изобретения, заполняют соответствую­щую графу;

В анкете указывается адрес прописки (регистрации), фактический адрес проживания и телефон;

Сведения о трудовой деятельности заполняются в соответствии с записями в документах о высшем и среднем специальном обра­зовании, военном билете и трудовой книжке.

Поступающий на работу подписывает заполненную анкету и ставит дату. Данные анкеты подтверждаются предъявлением соответствующих документов: паспорта, военного билета (для военнообязанных), доку­ментов об образовании, трудовой книжки.

Работник, оформляющий прием на работу, проверяет правильность изложенных в анкете сведений, сверяя их с представленными докумен­тами.

К анкете прилагаются:

Копии документов об образовании, ученой степени, звании, заве­ренные подписью работника отдела кадров и печатью;

Фотокарточки.

По желанию поступающего он может представить характеристику или рекомендательные письма с предыдущего места работы.

На заявлении о приеме на работу проставляются визы лиц, участву­ющих в рассмотрении вопроса о приеме работника на данную долж­ность, например, работника службы безопасности, начальника структур­ного подразделения и др.

При положительном решении вопроса с поступающим на работу зак­лючается трудовой договор, издается приказ о приеме на работу.

В ст. 18 КЗоТ РФ указывается: "Трудовой договор (контракт) заклю­чается в письменной форме. Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) администрации предприятия, учреждения, организации. Приказ (распоряжение) объявляется работнику под расписку". Таким образом заключение договора (контракта) не исключает необходимости издания приказа.

Трудовой договор имеет типовую форму, в которую вносятся инди­видуальные условия работы сотрудника, должность, должностные обя­занности. Типовую форму договора лучше всего построить на основе примерной формы трудового договора (контракта), приведенной в Ком­ментариях к КЗоТ, так как эта форма наиболее полно отражает состав сведений, включаемых в договор (контракт).

8 Предприятие обязано организовать труд работника, создать усло­вия для безопасного и эффективного труда, оборудовать рабочее место в соответствии с правилами охраны труда и техники безопасности, сво­евременно выплачивать обусловленную договором заработную плату.

9 Обязанность работодателя по обеспечению условий работы на ра­бочем месте с указанием достоверных характеристик, компенсаций и льгот работнику за тяжелые, особо тяжелые работы и работы с вредны­ми, особо вредными и опасными условиями труда___________

Определение трудового договора (контракта) дает ст. 15 КЗоТ: "Трудо­вой договор (контракт) есть соглашение между трудящимся и предприя­тием, учреждением, организацией, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а пред­приятие, учреждение, организация обязуются выплачивать трудящемуся заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные зако­нодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон".

В комментариях к ст. 15 КЗоТ в §2 есть очень важное разъяснение о том, что КЗоТ употребляет термины "трудовой договор" и "контракт" как равнозначные понятия, синонимы. На эти документы распространяется единый правовой режим и стороны вправе сами выбирать наименование заключаемого ими договора о труде. "Вместе с тем надо учитывать, что для оформления отношений между отдельными категориями работни­ков и работодателем следует заключать именно контракты, если это прямо предусмотрено законом. Это, в частности, касается работников образовательных учреждений, руководителей предприятий".*

* Комментарий к Кодексу законов о труде Российской Федерации (с изменени­ями и дополнениями на 15 декабря 1995 года).- М.: «Вердикт», 1995, с. 28.

В комментариях к ст. 15 также хорошо разъясняется содержание тру­дового договора (контракта): взаимные права, обязанности и ответствен­ность сторон.

Различаются основные и дополнительные условия трудового дого­вора (контракта).

К основным условиям трудового договора (контракта) относятся со­глашения: о работе по одной или нескольким специальностям (должно­стям), соответствующей квалификации; месте работы (предприятие, его структурное подразделение, их местонахождение); сроке действия и виде трудового договора (контракта); об условиях оплаты труда.

К дополнительным относятся условия трудового договора (контрак­та), которые могут касаться любых иных вопросов труда, а также соци­ально-бытового обслуживания работника. В обязанности работника мо­гут быть включены, например, соблюдение коммерческой тайны, достижение определенных результатов труда и т.д.*

В соответствии со ст. 17 КЗоТ трудовые договоры (контракты) заклю­чаются:

На неопределенный срок, т.е. на постоянную работу;

На определенный срок не более пяти лет;

На время выполнения определенной работы.

Срочный трудовой договор (контракт) заключается в случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, или интересов работника, а также в случаях, непосредственно предус­мотренных законом.

* КЗоТ. ст. 17.

Срочные трудовые договоры заключаются прежде всего в тех случа­ях, когда работа не имеет постоянного характера. Например, для заме­щения работников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, в дек­ретном отпуске или выехавших в длительную командировку и т.д. День выхода такого работника на работу и будет считаться днем окончания срочного трудового договора замещающим работником. В таких догово­рах срок договора оговаривается фразой типа "на время отпуска по ухо­ду за ребенком" и т.п. В трудовых договорах, заключаемых на время выполнения какой-либо работы, срок оговаривается временем заверше­ния определенной работы. Разновидностью срочных трудовых догово­ров являются договора о временной и сезонной работе.

Одновременно с подготовкой трудового договора (контракта) готовит­ся проект приказа о приеме на работу. Ст. 21 КЗоТ указывает, что "при заключении трудового договора (контракта) может быть обусловлено соглашением сторон испытание с целью проверки соответствия работ­ника поручаемой ему работе. Условие об испытании должно быть указа­но в приказе (распоряжении) о приеме на работу". Срок испытания огово­рен в ст. 22 КЗоТ. Он не может превышать трех месяцев, "а в отдельных случаях, по согласованию с соответствующим выборным профсоюзным органом - шести месяцев".

Приказ оформляется на общем бланке, т.е. указывается название организации, фирмы, вид документа (приказ), дата, номер, место состав­ления, заголовок.

Текст приказов по личному составу имеет свои особенности. Они оформляются всегда отдельно от приказов по основной деятельности и большинство из них не имеет констатирующей части.

Приказы по личному составу могут составляться на одного человека или на несколько лиц и быть простыми (выражающим одно действие, например о зачислении или об увольнении) или сложными (на несколь­ко управленческих действий).

Приказы о командировании сотрудников (за исключением длитель­ных загранкомандировок) и приказы об отпусках (если отпуска не офор­мляются докладными (служебными) записками) издаются отдельно от приказов о назначении, переводе и увольнении, так как эти группы при­казов имеют различные сроки хранения.*

* Приказы о приеме, переводе, премировании, увольнении, длительных команди­ровках хранятся 75 лет. Приказы о предоставлении отпусков, назначении дежур­ных, взысканиях, командировках - 3 г.

Приказы о поощрениях и взысканиях обычно имеют констатирующую часть, в которой объясняется причина наложения взыскания или объяв­ления поощрения. Они также издаются отдельно от других приказов по личному составу.

Начинаются приказы по личному составу с глагола, выражающего распорядительную деятельность: принять, перевести, уволить, коман­дировать и т.д. Глагол пишется отдельной строкой большими буквами.

для лиц, прошедших конкурс - ЗАЧИСЛИТЬ;

при оформлении руководящего состава - НАЗНАЧИТЬ.

Затем с новой строки указывается фамилия, имя, отчество (обяза­тельно полностью, а не инициалы), название должности, наименование структурного подразделения, с какого числа и с каким окладом. При необходимости указываются условия приема (с испытательным сроком, временно с... по... и т.д.).

Пример оформления приказа о приеме на работу на нескольких лиц:

При переводе работника с одной должности на другую в приказе указывается с какого числа происходит перевод и какой оклад назна­чается.

При увольнении обязательно указываются причины увольнения со ссылкой на статью КЗоТ.

Для всех приказов по личному составу обязательно требование фор­мулировки каждого пункта в строгом соответствии с требованиями КЗоТ.

Подготовленные проекты приказов по личному составу передаются руководителю организации для подписания. Приказ датируется и регис­трируется. Поступивший сотрудник должен быть ознакомлен с прика­зом. Он ставит свою ознакомительную визу.

С приказа изготавливаются две копии: для личного дела и передачи в бухгалтерию. Обе копии приказа заверяются по следующей форме:

Первые экземпляры приказов о приеме на работу, переводе, уволь­нении, изменении фамилии подшиваются в отдельное дело по номенк­латуре дел (Приказы по личному составу).

Приказы по личному составу являются не только распорядительны­ми документами, но одновременно они относятся и к первичным учёт­ным документам, так как они фиксируют факт приёма, перевода или увольнения гражданина и являются основанием начисления ему зара­ботной платы.

Поэтому в соответствии с Постановлением Правительства Российс­кой Федерации "О первичных учётных документах" от 8 июля 1997 года № 835 были разработаны и утверждены 30 октября 1997 года Постанов­лением Госкомстата формы первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты. В соответствии с Постановлением Правительства они вводятся "в организациях независимо от форм собственности, осу­ществляющих деятельность на территории Российской Федерации".

Среди этих форм:

Приказ (распоряжение о приёме на работу (форма № Т-1);

Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма №Т-5);

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);

Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (кон­тракта) (форма № Т-8).

Форма приказа о приёме на работу и форма приказа о переводе за­полняется работником, ведущим кадровую документацию, в одном эк­земпляре, а форма приказа о предоставлении отпуска и форма приказа о прекращении трудового договора - в двух экземплярах. Второй эк­земпляр передаётся в бухгалтерию, где производится соответствующий денежный расчёт.

Форма № Т-1 - Приказ (распоряжение) о приёме на работу заполня­ется с двух сторон на формате А5 и имеет следующий вид:*

* Остальные унифицированные формы приказов смотри в приложении.

Как видно из приведённой формы, она отражает все условия работы: постоянная или временная, основная или по совместительству, режим и условия труда, продолжительность рабочего дня и т.д., предусмотрены необходимые визы в момент оформления приёма на работу и, в случае необходимости, заключение медицинского осмотра и отметки о прохож­дении инструктажа по технике безопасности.

Приказ по приведённой выше форме заполняется в одном экземпля­ре, визируется, подписывается руководителем организации и объявля­ется зачисленному работнику под расписку. На основе приказа делает­ся запись о зачислении на работу в трудовую книжку и будут заполнены на поступившего на работу следующие формы: работником кадровой службы – личная карточка и в бухгалтерии - открыт лицевой счёт по форме № Т-54 или Т-54а.

Форма № Т-2 -личная карточка - является основным учётным доку­ментом. Форма содержит с небольшими изменениями те же сведения, что и ранее используемая форма № Т-2, но более приспособлена к ав­томатизированной обработке информации. Форма заполняется работни­ком, ведущим кадровую документацию, на основании соответствующих документов: паспорта, военного билета, трудовой книжки (для совмес­тителей - копии трудовой книжки, заверенной нотариусом), диплома (сви­детельства, удостоверения) об окончании образовательного учрежде­ния и др. документов.

Информация, вводимая из формы в память компьютера, составит достаточно исчерпывающую базу данных о кадровом составе организа­ции и позволит формировать необходимые сводки по кадрам.

По мере продвижения работника по службе, изменении его семейно­го положения, окончании учебного заведения новые сведения добавля­ются в личную карточку, т.е. она постоянно поддерживается "в рабочем состоянии" и отражает последние данные о сотруднике.

Учётные карточки ставятся в алфавитную картотеку работающих. При автоматизированной системе данные о сотруднике вводятся в электрон­ную версию формы, а затем форма № Т-2 распечатывается. Данные о сотрудниках, введенные в ПЭВМ при заполнении формы № Т-2, позво­ляют создавать и любые отчетно-справочные документы по личному составу организации.

В учреждениях, работающих в сфере образования, науки и техноло­гии, на научных работников, помимо формы № Т-2 заполняется дополнительно учётная карточка научного работника (форма № Т-4).* Она ведётся на формате А5.

* Формы № Т-4 даны в приложении.

Данные этой учётной формы отражают специфику научных кадров: наличие степеней и званий, научных трудов, стаж научной и педагоги­ческой работы. Заполняется форма работником, ведущим кадровую документацию, на основании соответствующих документов в одном эк­земпляре.

Лица, принятые на работу, сдают свою трудовую книжку.

Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем месте рабо­ты, должны быть заверены подписью руководителя или работника отде­ла кадров и печатью предприятия или отдела кадров. На лиц, поступив­ших на работу впервые, трудовая книжка заполняется не позднее недельного срока со дня приема на работу.

В трудовую книжку вносятся все записи о приеме, переводе на дру­гую постоянную работу, увольнении, награждениях и поощрениях. За­писи вносятся после издания приказа (но не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения) и должны точно соответствовать тексту приказа.

Исправления, внесённые в трудовую книжку, оговариваются и заве­ряются печатью.

Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек подробно изложен в "Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предпри­ятиях, в учреждениях и организациях". Данная инструкция является ос­новным справочным материалом для сотрудника, работающего с трудо­выми книжками.

Трудовые книжки хранятся как документы строгой отчетности в от­дельных картотеках в сейфах или в шкафах, исключающих возмож­ность их утраты или порчи. Они являются основным документом о тру­довой деятельности и ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней, в том числе и временных работников, а также на нештатных работников при условии, что они подлежат государственному социаль­ному страхованию.

К внештатным относятся те работники, которые не зачислены в спи­сочный состав и выполняют работы по письменным трудовым соглаше­ниям с оплатой труда в установленном порядке.

Трудовые книжки ведутся только по месту основной работы.

В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы со­ответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем.

Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка.

Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

При увольнении рабочего или служащего все записи о работе, на­граждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время ра­боты в организации, учреждении, фирме заверяются подписью руково­дителя организации или начальника отдела кадров (если такой отдел есть) и печатью.

Организация обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении.

Работник, отвечающий за кадровую документацию, ведет книгу уче­та трудовых книжек и вкладышей к ним. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от рабочих и служащих при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник рас­писывается в личной карточке (форма № Т-2) и в книге учета.

Книга учета трудовых книжек должна быть пронумерована, прошну­рована и скреплена подписью и печатью.

На всех сотрудников фирмы, организации, за исключением принятых на временную работу, рабочих и лиц младшего обслуживающего персо­нала (на них ведется только личная карточка по форме № Т-2) оформ­ляется личное дело.

Таким образом, оформление на работу требует от работника, веду­щего кадровую документацию, выполнения целого ряда операций: со­ставления проектов трудового договора (контракта) и приказа, оформле­ния личной карточки (форма Т-2), заведения личного дела, внесения соответствующей записи в трудовую книжку. Личная карточка, дело, трудовая книжка должны быть расставлены для хранения и последую­щего быстрого нахождения.

Документы, фиксирующие трудовую деятельность, требуют постоян­ного их ведения, отражения движения работника по службе (в форме Т-2, трудовой книжке, дополнении к анкете).